新形勢下事業單位檔案管理的改革解析

摘 要：隨著我國社會的快速發展，事業單位檔案管理要不斷進行創新改革。在新形勢背景下，事業單位檔案管理要積極適應社會發展趨勢，對管理理念和管理方式進行改革。不僅可以提高檔案管理工作效率，為相關工作人員的決策提供準確理論依據，還可以促進事業單位的高效發展。因此，本文針對新形勢下事業單位檔案管理改革的意義和存在問題進行分析，提出其改革管理策略。

關鍵詞：新形勢；事業單位；檔案管理；改革創新

由于我國互聯網信息技術的快速發展，也促使我國社會全面快速進步發展，檔案管理在新形勢下的改革創新已經是必然趨勢。隨著互聯網信息技術的普及，對工作質量和效果提出了新的要求。傳統的檔案管理工作模式已經不能滿足事業單位的發展需求，所以相關工作人員要積極結合時代發展趨勢，對其管理模式進行改革創新。檔案管理的工作流程比較繁瑣復雜，往往需要收集信息、分類信息、整理信息、鑒定信息等許多工作環節，為單位日后相關工作的開展提供參考資料，使事業單位明確認識到自身發展方向[1]。通過科學合理運用互聯網信息技術，不僅可以充分利用豐富的信息資源，還可以提高工作效率，對事業單位的進步發展帶來積極影響。

1.新形勢下事業單位檔案管理改革的意義

1.1 打破傳統檔案管理工作的束縛

由于互聯網信息技術的迅速崛起，其已經逐漸融入到人們的工作生活。在新形勢背景下，檔案管理工作也要積極進行改革，打破傳統檔案管理工作的束縛。目前來看，許多企業的檔案管理已經逐漸意識到互聯網的重要性，從而對信息技術進行充分利用，全面實現信息化時代的發展意義。隨著大數據處理、互聯網等信息技術的應用普及，檔案管理在工作中存在的不足得到一定改善，體現了互聯網信息技術對檔案管理改革的積極影響[2]。

1.2 有效提高其相關部門的工作效率

事業單位的管理理念逐漸融入互聯網信息技術，比如終端電腦、內部數據庫、共享服務器、電子數據系統、事業單位資源管理系統、供應鏈管理系統等，建立了相對完善的信息管理系統，通過利用信息平臺對事業單位的工作信息進行記錄、分類、分析、整合等，可以有效減輕管理人員的工作壓力，提高其相關部門的工作效率[3]。事業單位檔案管理工作部門掌握著豐富的信息數據資源，在構建信息平臺過程中，要將其重點納入到信息平臺進行管理，提高其工作效率，帶動事業單位的改革創新。

1.3 保證檔案管理工作的規范性

在事業單位的發展過程中，需要大量的相關數據信息進行整理分析。傳統檔案管理工作需要進入其檔案室，按照分類規則查找所需資料，從而進行整理分析。不僅需要大量時間和精力，而且工作環節也比較繁瑣復雜，造成相關工作效率低下。事業單位的信息資源巨大，且具有一定流動性，傳統檔案管理工作已經無法滿足事業單位的發展需求。而將信息技術與管理模式進行有機結合，通過構建互聯網信息平臺，對數據資源進行在線搜索，進而分析、整合。在節約工作時間的同時，還能提高工作質量。針對傳統檔案管理出現的問題，現代化檔案管理模式可以有效減少工作疏漏，保證檔案管理工作的規范性，為事業單位的高效發展奠定良好基礎。

2 新形勢下事業單位檔案管理存在的問題

2.1 不能明確認識到檔案管理工作的重要性

在事業單位發展過程中，大部分工作人員還不能明確認識到檔案管理工作的重要性。有許多工作人員認為檔案管理工作不能對單位的高效發展帶來直接明顯的經濟效益，因此，導致許多檔案管理人員的工作態度不認真，對日常的信息資源只是進行簡單的抄寫記錄，缺乏工作積極性，造成檔案管理工作效率低下。同時，事業單位各級領導對檔案管理人員的管理意識淡薄，使相關管理人員的工作方式缺乏規范性，經常出現拖延工作等不良現象，對相關數據信息的查閱工作產生不利影響。由于相關管理人員缺乏積極向上的工作意識，針對存在的問題不能及時上報給上級領導，從而影響到相關工作進展。

2.2 對檔案管理工作的認識不夠全面具體

事業單位的檔案管理工作對工作人員綜合素質提出了很高要求。由于社會各界對檔案管理工作的重視程度不高，大部分高等院校和中等院校都沒有設置檔案管理相關課程，對檔案管理工作的認識不夠全面具體。人們普遍認為檔案管理的重點是認真細心的工作態度，而缺乏相關的技術操作知識。目前，事業單位檔案管理相關工作人員大多數都是缺乏工作經驗的新員工，導致檔案管理人員的綜合素質普遍有待提高。許多員工的專業知識技能貧乏，在工作過程中會出現許多失誤，對事業單位的發展產生一定影響。事業單位要重視檔案管理人員的綜合素質，避免出現不必要的損失。

2.3 缺少完善的工作設施

由于檔案管理工作不能為事業單位直接創造經濟利益，使得各級領導人員對其工作質量的關注程度還有待提高。現實中，許多檔案管理部門的工作設備比較陳舊，不能及時進行維修更換，而大部分的財力、資源被投入到能夠直接帶來經濟效益的工作部門中，這就大大影響了檔案管理部門的工作效率。檔案管理工作人員在工作過程中，缺少完善的工作設施，對信息數據資源不能適時應用，造成與時代發展脫軌的現象，導致事業單位檔案管理工作的效率低下。

3 新形勢下事業單位檔案管理的改革策略

3.1 對相關工作人員進行培訓

目前，事業單位檔案管理相關工作人員的綜合素質有待提高。事業單位要結合社會發展趨勢和實際經營狀況，加強對相關工作人員進行培訓。首先，事業單位要使檔案管理相關工作人員明確認識到管理模式創新改革的重要性。其次，可以利用邀請相關專業人士開展講座、交流會等形式，增強檔案管理人員的知識、技能，提高其專業管理水平，保證其工作質量和效果，從而為事業單位的發展奠定堅實基礎。同時，事業單位還要加強提升檔案管理人員的綜合素質，理解自身工作水平對事業單位進步發展的重要性。從而端正工作態度，提高工作效率，切實為事業單位的進步發展創造積極影響。事業單位在發展過程中，要積極結合單位發展方向和其實際經營狀況，不斷開發、培訓、考核檔案管理工作相關專業人才，提高檔案人員的技術水平。通過對檔案管理人員進行嚴格考核篩選，提高檔案管理工作人員的工作質量。事業單位要使相關管理人員形成良好的工作意識，滿足事業單位運用信息技術的多方面需求。通過利用互聯網信息技術，切實提高檔案管理員工的專業技能水準，實現事業單位檔案管理技術的現代化。

3.2 構建完善規范的管理制度

事業單位的高效發展離不開科學合理的規章制度。由于許多檔案管理人員在工作過程中態度不端正，而造成工作效率低下。事業單位要加強對檔案管理工作的重視程度，積極根據實際經營狀況和工作人員的認知水平，構建完善相關規范的管理制度。通過設置合理的獎懲制度，對表現出色的工作人員及時進行肯定鼓勵，可以充分調動工作人員的工作熱情。同時，事業單位要及時掌握相關工作人員在工作上和生活上的實際需求，根據工作人員的實際工作表現，科學合理進行滿足，比如職位晉升、薪資福利等方面，充分落實以人為本的管理理念[4]。在管理相關人員工作過程中，需要各級領導和相關工作人員的默契配合，切實提高檔案管理工作的質量和效率，促進事業單位的進步發展。

3.3 加強對檔案管理工作環境進行改善

由于檔案管理工作不直接涉及到事業單位的經濟效益，導致所受關注程度不高。對于搜集的大量信息數據資源，缺少可以獨立存放的檔案庫。還有許多事業單位為其設置了獨立存放數據的檔案庫，但是環境條件過于惡劣，也不能帶動相關管理人員的工作積極性，無法提高工作效率。因此，事業單位要明確認識到檔案管理工作的重要地位，加強對檔案管理工作環境進行改善，建立完善相關工作設備，營造良好的工作環境。增加對檔案工作部門的資金成本投入，提高工作人員的工作熱情。同時，事業單位可以通過對先進的互聯網信息技術進行利用，使檔案管理工作更加安全規范。通過構建互聯網信息技術平臺，不僅為信息數據的存儲提供了充足空間，還減輕了相關管理人員的工作壓力，提高了查找分析數據資源效率，實現檔案管理改革的根本價值。

3.4 提高檔案管理工作人員的服務意識

事業單位的實質是服務型產業，所以如何提高檔案管理工作人員的服務意識是檔案管理改革的重點內容。目前來看，人們依然認為檔案管理的主要工作內容是對信息資源的搜索整合，沒有進行深層次的發掘[5]。通過開發檔案管理的相關服務項目，提升檔案管理工作人員的服務意識，可以滿足事業單位發展的多方面需求。由于信息技術的快速發展，檔案管理的工作模式也要積極進行創新改革。開發新型服務管理工作，為事業單位的發展提供充足的信息資源。傳統的檔案管理工作人員主要負責信息資源的管理工作，在新形勢下事業單位檔案管理工作人員要由被動的接受工作任務轉變為主動完成工作任務，激發工作人員的工作熱情。為事業單位發展提供信息資源的同時，還要重視管理工作的服務性[6]。針對不同的服務對象應用不同的服務策略，促進事業單位的穩定發展。通過提高其檔案管理工作人員的服務意識，增強事業單位的核心競爭力，為其生存發展奠定堅實基礎。

3.5 構建網絡信息平臺對信息進行搜集整理

事業單位檔案管理改革的主要內容是構建網絡信息平臺，對先進的互聯網技術進行充分利用。檔案管理網絡平臺對事業單位的工作有著重要影響。在檔案管理工作流程、工作內容、工作方式等方面產生一定影響，通過采取合理規范的管理理念和管理原則，對事業單位的檔案管理改革開創新方向進行規劃。通過構建網絡信息平臺，積極與事業單位的檔案管理工作內容進行有機結合，對相關信息進行搜集整理。信息數據資源的搜集整理主要是將事業單位檔案管理工作劃分到事業單位的整體管理中，不僅可以加強各個部門的信息交流，還可以提高檔案管理工作效率，實現網絡信息平臺對事業單位發展的最大價值。

4 結束語

綜上所述，新形勢下事業單位檔案管理的改革具有重要地位。通過利用先進的互聯網信息技術，為檔案管理工作提供安全的工作環境。結合實際情況對管理模式進行創新改進，營造良好的工作氛圍。對相關工作人員進行培訓，構建完善規范的管理制度，加強對檔案管理工作環境進行改善，提高檔案管理工作人員的服務意識，構建網絡信息平臺對信息進行搜集整理。不僅可以提高相關管理人員的工作意識，還可以提升工作效率。同時，有效帶動管理人員的工作積極性，提高其核心競爭力，促進事業單位的高效發展。

參考文獻

[1]王玲玲. 新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究[J]. 辦公室業務， 2015（12）：74-75.

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[3]王若琳. 新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究[J]. 人間， 2016， 224（29）.

[4]徐秀英， 李兆丹， 寧寧. 新形勢下事業單位檔案管理與創新策略[J]. 辦公室業務， 2016（11）：114-114.

[5]農克平. 衛生事業單位人事制度改革檔案管理之我見[J]. 經濟與社會發展， 2010， 08（8）：164-166.

[6]龍艷. 淺析新形勢下機關事業單位檔案 管理模式分析及特點[J]. 中國科技投資， 2017（5）.

作者簡介

王靖怡（1988-），女，河北省唐山市人，民 族：漢 ，職稱：檔案助理館員，學歷：大學本科。研究方向：檔案管理。