淺談檔案管理現代化過程中存在的問題和改進措施

李杰

摘 要：我國的經濟發展狀況已穩居世界前列，伴隨著不斷發展的經濟，社會上對檔案管理的要求也不斷提升。如此看來，對檔案管理現代化的建設必須加強。本文通過對檔案管理現代化過程中出現的問題進行梳理，從而提出針對性的解決措施，為檔案管理現代化建設提供參考依據，促進檔案管理現代化的不斷發展。

關鍵詞：檔案管理；現代化；先進技術

引言：檔案管理現代化目前存在著很多問題，這會對檔案管理現代化工作的進行產生一定的阻礙作用。檔案管理工作具有悠久的歷史，社會各個行業和部門都離不開檔案管理。目前的檔案管理已經難以滿足行業內部需求，這就需要我國能夠加快檔案管理現代化的建設進程，從而滿足行業需求和市場需求。

1 檔案管理現代化過程中存在的問題

1.1 基礎設施陳舊

目前，我國的很多地區，都面臨著財政方面的問題，財政支持一旦出現困難，為了發展經濟，在檔案管理現代化建設上，資金的投入就會非常匱乏，導致沒有足夠的能力去購買現代化的設備去進行檔案管理工作，很多地方的檔案管理設施非常陳舊，管理方法也相對落后。有的地區或單位的檔案管理設施甚至不能夠進行資源共享。有限的資金決定了在檔案管理的工作中只能將水平降到最低，這就導致檔案管理現工作的社會服務功能出現缺失，服務能力也受到了一定的限制，工作效率變低。

1.2 檔案管理現代化意識欠缺

至今為止，我國的檔案管理現代化建設中，相關意識還很單薄，對檔案管理現代化理念的滲透不深入、不徹底、不全面就導致了很多問題的出現。領導和其他專業人員的觀念始終停留在運用傳統的人力手段進行檔案管理的工作，長期在這種缺乏新理念的習慣下工作，他們對高科技的運用能力和接觸意識都變得十分淡薄。對于很多領導來說，工作的中心應該是提高經濟發展，一切要以經濟的提升為重要指標，所以他們對檔案管理工作會十分不重視，認為只要保證檔案的管理不出錯就行了。而且，很多領導者的認知還停留在傳統模式的檔案管理上，對新的數字技術和電子技術也一無所知。

1.3 相關從業人員素質不足

目前的檔案管理相關從業人員無論是在業務方面還是專業方面，多多少少都存在一定的素質欠缺的問題。隨著信息技術的發展，數字化人才已經越來越搶手，檔案管理的相關工作人員不再只是單純的從事保管的工作，而是需要更加年輕、更加專業的知識化從業團體[1]。目前，我國很多地區從事檔案管理工作的人員都呈現出高齡化的特點，并且很多從業人員根本沒有接受過相關專業的知識、技能訓練。對專業技能和專業理論的缺失，會使得檔案管理現代化工作難以從根本上進行推進。

2 檔案管理現代化建設可采取的措施

檔案管理現代化是一個新興的發展理念，在新的時代背景下有了新的內容。對檔案管理現代化的建設，要求在檔案管理工作方面、相關人員能力方面和工作技術方面等均進行相關革新。

2.1 加強相關從業人員的培訓

在檔案管理現代化的建設進程中，對相關從業人員的培養，是最重要的環節之一。自身的技能水平不達標準，就沒有辦法滿足檔案管理現代化建設的必然需求。

首先，要增強相關從業人員的專業知識儲備，因為對于檔案管理人員而言，了解相關的專業知識是從事檔案管理工作的從業基礎。其次，要提升檔案管理人員的技術水平。檔案管理現代化的工作中，一定會利用到以數字技術和信息技術為基礎的新設備，對這些設備的正確操控和使用，需要檔案管理者擁有一定使用新設備的能力。業務的培訓是檔案管理工作的最重要環節之一，在檔案管理的現代化建設中具有舉足輕重的作用。對于檔案管理相關從業人員的培訓，不同于一般企業的員工培訓。一般的員工培訓常常是為了使新員工了解工作流程或熟悉工作設備使用。而檔案管理的工作是一個融入了工作人員主觀性因素的工作，會因為每個工作人員的個人行為習慣和性格展現出不太一樣的工作特點。在培訓中，相關工作人員應該不斷學習檔案管理工作的新規定和新要求，抓住當下的新形勢和基層工作的新變化。于是，對檔案管理相關主管人員的培訓就需要做到因材施教，在培訓中針對性的制定內容，根據每個人不同的特點，調整訓練課程，讓相關工作人員能夠看懂、學會、完成相關工作，從而增強實踐能力，讓專業知識也能更好的運用到實際的工作當中。

2.2 增大資金投入和基礎建設

行業的進步離不開基礎設施的進步，基礎設施水平的提升離不開資金的投入。一些基層單位，在檔案管理室的建設上，完全不達標準，條件很差，連基礎的安全設施都不夠到位[2]。在檔案管理工作的所需設備上，要時刻考慮到檔案管理室的通風和采光、溫度和濕度等因素，考慮到設備的先進性和實用性，考慮到檔案是否能得到最優化的管理。政府相關部門應該在檔案管理方面進行一定的經濟改良工作，加大資金的投入，甚至是專門建立檔案管理現代化發展專用資金，從而促進檔案管理現代化工作水平的提升并加快檔案信息事業現代化的建設進程。因為在檔案管理現代化建設中，經費的問題是其發展的最大問題，關乎到其發展的每一部分能否順利進行下去。太少的資金根沒法購買先進的設備，這會讓檔案管理現代化建設無法進行。所以，可以將投入的建設資金的用途擴展到多個途徑。在經濟狀況不太樂觀的區域，實行區域幫扶政策，在當地政府的帶領下，設置專門用以扶持的基金，讓檔案管理具有有政策上的鼓勵和經濟上的支持。在進行現代化設備的購入階段，如果政府真的財力有限、難以支付過度高昂的費用，也可以積極調動社會上的力量，充分利用一切可利用的資金，讓檔案管理工作能夠逐步實現現代化。

2.3 工作規范化與建設標準化

想要確保檔案管理現代化建設的標準性，就要根據實際情況，羅列出一系列可以采用的工作標準，使檔案管理工作具有一定的秩序和可參考的工作標準，以此達到最大的效益[3]。這是在實現檔案管理現代化工作進程中不可缺少的一個重要手段與前提條件。如果在檔案管理現代化建設中，只重視在技術方面達到標準，而忽視了規范化、標準化和專業化的建設程度，就會在檔案管理的工作質量上大打折扣、難以達到一定的質量和效率。于是，在檔案管理現代化的建設過程中，要時時刻刻秉持專業的檔案管理規范化的標準化的建設，這樣才是進行有效工作的堅實基礎，也是使檔案管理現代化建設得以穩定發展的關鍵因素。

結束語：在新的時期，去做好檔案管理現代化的建設工作，是將檔案管理工作進行徹底邊變革并適應時代潮流的必然要求。在檔案管理現代化的大力建設過程中，一定要認真對待自身出現的問題，并根據自己的實際情況選擇合適的解決方法，不斷提升檔案管理工作的現代化水準和管理能力。

參考文獻

[1]昭日格圖. 現代綜合檔案管理系統的設計與實現[D].吉林大學，2016.

[2]邱靜. 公共資源檔案管理的現代化建設探討[J]. 辦公室業務，2017，（15）：73+75.

[3]楊培花，楊德雄. 提高檔案管理現代化水平的措施[J]. 現代婦女（下旬），2014，（01）：206.