城建檔案的收集與整理

摘 要：城建檔案數字化，電子化建檔是時代的需要，是為了滿足新形勢趨勢的的需求，將管理模式從陳舊的規整式轉型為以信息技術的數字化建設模式。才能滿足日益增長的檔案信息在人們生活中發揮出重要的作用，本文主要分析城建檔案管理中存在的問題，闡述了規范管理的必要性。

關鍵詞：檔案管理、歸集整理、加強管理、檔案收集。

城建檔案的收集與整理是檔案工作的重要環節，它為檔案工作提供了管理對象。檔案收集與整理，是按照黨和國家的有關規定通過一定的途徑和方法將各部門分散產生和形成的具有保存價值，且可供查考利用的各種文件材料集中到單位檔案室統一管理的過程，這是單位檔案部門獲得和積累檔案的一種重要的手段。檔案收集工作是否科學，決定了檔案收集數量多少和質量高低，因此，只有收集到豐富的檔案資料，才能真正提高檔案工作的質量，更好地為今后工作方向、領導決策提供服務。

城建檔案是在單位管理實踐中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等材料，其內容非常豐富。檔案的收集與整理從一定程度上來講是反映單位管理水平的一個重要標志，是城建各項工作的真實記錄，檔案的規范化管理是提高單位管理質量的重要保障，下面就如何做好城建檔案管理與收集談幾點看法。

一、提高建設單位報送城建檔案積極性的建議

（1）加大宣傳力度，提高責任單位的歸檔意識

許多責任單位在施工過程中沒有設置專人進行檔案資料的收集、整理和保管，到工程竣工時，工程檔案的齊全、完整、準確性得不到保證。為此，為加大檔案宣傳力度，開展業務培訓，在建筑行業內加強建筑企業檔案培訓，通過培訓與宣傳，提升建筑企業檔案意識，進而提升歸檔、報送檔案的積極性。

（2）充分認識加強城建檔案歸集整理的重要意義

城建檔案是對建設項目準備，規劃，勘察、設計、施工過程的真實記錄，做好歸集整理工作可以為實施規劃、組織工程建設、進行維修改造等提供重要依據，只有認識了歸集、整理的重要意義，才能提高責任單位報送檔案的積極性。

（3）從源頭抓起，確保檔案資料真實、準確

項目開工前與責任單位簽訂報送檔案責任書，以書面形式將工程竣工后所需移交的工程檔案內容和整理要求告知建設單位，建設責任單位采取相應的措施，加強工程資料人員的配備與管理，提高檔案管理人員的責任意識，從工程一開始立項就注意收集、保管好工程資料，提高檔案歸集意識，保障資料的原始性、真實性、完整性，從而提高建設單位報送檔案資料的積極性。

二、檔案收集與整理的重要意義

檔案的收集是檔案工作的起點和基礎，這項工作做得好與壞會直接影響到檔案的數量與質量，因此，要把檔案這項基礎工作做好，首先要做好檔案的收集工作，才能更好地為經濟社會發展服務。如何把檔案收集齊全、完整、準確，充分發揮檔案在經濟發展工作中的作用，是目前檔案管理部門面臨的一個突出問題。目前，有些人沒有認識到檔案工作的重要性，認為檔案沒有效益，可有可無，導致檔案工作人員工作熱情不高，檔案工作進展緩慢，這就要求我們對檔案進行及時收集、整理、歸檔，為領導提供服務，發揮其重要作用。檔案整理工作，從其中各個環節作業的性質上，又可概括為系統化和編目兩大部分。檔案的系統化包括區分全宗、分類、組卷、卷內文件的排列、案卷的排列。案卷的編目主要包括編制卷內文件目錄，備考表，案卷封面的編目、案卷目錄的編制。系統化是整理工作的開始，編目是整理工作的結束；系統化是編目的基礎，編目是系統化的反映。在實際工作中，二者往往交錯進行。

三、提高檔案信息管理和服務水平

檔案信息化建設是一個過程，在這一過程中，伴隨著信息技術水平的提高及其在檔案管理中應用程度的變化，檔案信息化建設的階段性目標也要及時做出相應調整，檔案管理理論所面臨的創新與發展要求也會表現出一定差異。人類推進信息化進程的理想目標是在建立良好的信息基礎設施的前提下，實現信息的公開與信息利用。因此，在檔案信息化建設中必須認識長遠并立足當前，認真解決檔案信息化建設中當前和今后都會遇到的各個方面的問題。

四、確保檔案的收集與整理具有真實性

檔案是歷史及社會實踐活動的真實記錄，這是它的價值所在。它是客觀形成的，是確鑿的原始材料和歷史證件。現代國外學者，特別是歷史學家對于檔案史料的重視和迫切要求，充分證明了檔案史料的重要使用價值。檔案記載了許許多多的歷史事件和社會現象，內容十分豐富。檔案又是新的社會實踐最可靠的憑證和依據，檔案是在生產實踐和社會實踐中產生的，它客觀地、真實地記載著各階段的活動，銘刻著歷史上的千秋功過，保留著真切的歷史標記，因此，檔案發生的效用與日俱增。

完整齊全的檔案材料并經系統整理的檔案能科學地、系統地為單位各項工作服務，檔案室要發揮前端調控功能，從立卷歸檔做起，注意有重點、有計劃地收集、整理檔案，把基礎打牢，不斷豐富館藏，大力加強現代化建設。發揮城建檔案資源建設的基礎作用，把有保存價值的檔案集中管理，采取切實有效的措施，改善工作思路，拓展工作對象，創新工作手段，豐富檔案資源，使檔案信息有取之不盡，用之不竭的來源，確保檔案資源開發利用工作的質量和效率。

作者簡介

王文燕（1970年11月11日—），女，漢族，江蘇泗陽人，大學本科學歷。廣州市越秀區任教師26年，工作任勞任怨，敢于探索創新，不斷學習。于2017年4月調到佛山市城建檔案館，從此獻身檔案專業，探索檔案歷程。