電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理探討

蔡秋華

摘 要：隨著科技的發(fā)展，為人們的生活帶來(lái)的巨大改變，不斷發(fā)展的新技術(shù)改變著文字的儲(chǔ)藏形式。電子文件是科技進(jìn)步的產(chǎn)物，也逐漸成為檔案存儲(chǔ)的一種有效形式。在電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理，一直是電子檔案管理中的重要組成部分。而電子檔案管理和傳統(tǒng)意義上的檔案管理不一樣，依托于強(qiáng)大的技術(shù)支撐。就目前來(lái)說(shuō)，電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理雖然取得了一定的成就，但是其中也還是存在一定問(wèn)題的。本文主要從電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理中存在的問(wèn)題以及提升電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理能力的措施，這兩方面進(jìn)行了詳細(xì)的闡述。

關(guān)鍵詞：電子政務(wù)系統(tǒng) 檔案管理

近些年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)的飛躍發(fā)展，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展格局帶來(lái)了巨大變化。隨著社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)一步推進(jìn)，我國(guó)電子政務(wù)建設(shè)逐步起步發(fā)展，電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理便是其中相當(dāng)重要的一部分。檔案管理不僅僅是對(duì)過(guò)去的記錄，更是對(duì)今后的發(fā)展的反思，其重要性不言而喻。利用電子政務(wù)系統(tǒng)存儲(chǔ)檔案，優(yōu)化借閱流程，增加使用率，在一定程度上提升了檔案的利用效率，同時(shí)對(duì)原始材料也是有一定保護(hù)作用的，能夠最大程度發(fā)揮檔案的作用。當(dāng)然了，電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理還有很長(zhǎng)一段路要走，我們要建設(shè)怎樣的電子檔案管理系統(tǒng)，提供什么樣的服務(wù)等等這些都是需要我們?cè)趯?shí)踐的發(fā)展中不斷探索的。

一、電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案移交的不規(guī)范

首先，是對(duì)移交檔案認(rèn)識(shí)的不充分。在檔案移交過(guò)程中，很多時(shí)候僅僅是對(duì)單份電子數(shù)據(jù)的移交，而未能關(guān)注到每一份電子數(shù)據(jù)背后的因果聯(lián)系，忽視了檔案背后的事件發(fā)展的整體性，對(duì)今后檔案作用的發(fā)揮起到了一定的阻礙作用。其次，便是移交過(guò)程的不合理。電子檔案和紙質(zhì)檔案不一樣，可以存在很多的原始檔案，這也就造成管理人員對(duì)備份的依賴性很強(qiáng)，備份越多，在某種程度上來(lái)說(shuō)，就是越安全。因?yàn)檫z失了某一份，還有其他的備份存在。但是這也從側(cè)面說(shuō)明了檔案管理的不合規(guī)范性。最后電子檔案的移交一般來(lái)說(shuō)還有紙質(zhì)檔案的存在，再核兩者的時(shí)候，存在移交時(shí)間上的差別，間接性造成了移交過(guò)程中工作量的增加。

（二）技術(shù)條件的制約

電子檔案的機(jī)密等級(jí)不一樣，那么對(duì)其保存的時(shí)間、方式也不一樣。而隨著時(shí)間的推移，檔案的數(shù)量必將是不斷增加的，所以這也對(duì)檔案管理技術(shù)提出了更高的要求，以便能夠滿足時(shí)代的要求。在面對(duì)不同等級(jí)的檔案要進(jìn)行及時(shí)的處理，以確保技術(shù)能夠滿足檔案保存以及查詢的質(zhì)量。同時(shí)技術(shù)條件還制約著檔案的安全性。如果說(shuō)電子檔案管理系統(tǒng)薄弱，那么就會(huì)存在相當(dāng)大的安全隱患。比方說(shuō)，一些不法分子和黑客，利用系統(tǒng)中的漏洞，使相關(guān)檔案信息外露，會(huì)出現(xiàn)損壞和缺失的可能性。這些都是電子檔案管理中面臨的技術(shù)挑戰(zhàn)。

（三）管理制度的缺失

檔案的管理最終落實(shí)到人的身上，比方說(shuō)在管理過(guò)程中出現(xiàn)人為操作不當(dāng)或則和其他意外情況等等，都會(huì)對(duì)檔案的完整性造成一定的威脅。所以說(shuō)，要求檔案管理形成一個(gè)有效的閉環(huán)，能夠最大程度上減少意外情況的出現(xiàn)。而一旦遇到意外情況，管理制度缺失的弊端會(huì)更加的凸顯。檔案數(shù)據(jù)信息管理缺乏完整性，責(zé)權(quán)不一致，檔案管理人員不能在第一時(shí)間對(duì)相應(yīng)的檔案進(jìn)行查找確認(rèn)，便極容易出現(xiàn)互相推諉的局面。這也在一定程度上反映出檔案監(jiān)督管理機(jī)制的缺失。監(jiān)管不當(dāng)，在運(yùn)行期間以及出現(xiàn)問(wèn)題，都將面臨不小的挑戰(zhàn)。畢竟，制度是保證電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的框架，一旦丟失了這個(gè)框架，問(wèn)題便會(huì)接踵而至。

二、提升電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理能力的措施

（一）對(duì)檔案移交的規(guī)范管理

在電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理，不僅僅是將檔案的資料存放起來(lái)，同時(shí)也應(yīng)該是為今后決策提供必要的依據(jù)，讓檔案發(fā)揮出應(yīng)有的作用。首先在檔案移交中，應(yīng)該建立相應(yīng)的管理機(jī)制，對(duì)不同機(jī)密級(jí)別的檔案分門(mén)別類的保存好。按照一定的邏輯順序分門(mén)別類的歸納好，并編制相應(yīng)的歸檔條例，做到人人按照制度辦事，為檔案的歸檔提供理論依據(jù)。當(dāng)然了，在檔案移交管理中，還應(yīng)該對(duì)電子檔案的完整性以及移交標(biāo)準(zhǔn)做出相應(yīng)的考查，確保其滿足移交的標(biāo)準(zhǔn)。電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案的管理，在前期對(duì)檔案的移交做出相應(yīng)規(guī)范的管理，以便為接下來(lái)作用的發(fā)揮奠定基礎(chǔ)。

（二）重視電子檔案的安全性

對(duì)電子檔案而言，和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案還是有區(qū)別的，在內(nèi)外界的影響下，對(duì)檔案的安全性極容易產(chǎn)生威脅，并且電子檔案的存放管理依靠于一定的科學(xué)技術(shù)基礎(chǔ)。一旦黑客從外部攻擊，很難對(duì)原有的檔案進(jìn)行恢復(fù)處理。所以說(shuō)，我們要為電子檔案管理建設(shè)一個(gè)強(qiáng)有力的技術(shù)保障。首先，不斷提升電子檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)管理，積極學(xué)習(xí)和引進(jìn)國(guó)內(nèi)外的先進(jìn)技術(shù)，加快電子檔案的升級(jí)管理。其次，便是對(duì)管理人員安全意識(shí)的培養(yǎng)。時(shí)代不一樣，管理手段不一樣，所需要管理人員的專業(yè)素質(zhì)也是不一樣的。對(duì)于這些電子檔案的管理人員應(yīng)該具備較高的計(jì)算機(jī)專業(yè)素養(yǎng)，對(duì)于出現(xiàn)的一些基本的安全常識(shí)能夠有所了解，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理實(shí)際管理中的問(wèn)題。最后便是一個(gè)較高層次的管理，應(yīng)該是對(duì)原有管理方式的不斷升級(jí)改造，對(duì)現(xiàn)有檔案管理模式進(jìn)行大膽調(diào)整和創(chuàng)新，以便更好的適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求。

（三）做好信息整合工作

對(duì)于檔案管理不僅僅是將這些資料存放起來(lái)，更為重要的為今后的發(fā)展提供必要的歷史史實(shí)以及決策依據(jù)。所以說(shuō)我們?cè)邳c(diǎn)在檔案的管理中，還應(yīng)該管理信息整合工作，促使管理效率以及檔案使用率的提升。首先，利用電子檔案信息管理優(yōu)勢(shì)，建立相應(yīng)的使用機(jī)制，實(shí)現(xiàn)信息和實(shí)體使用的一體化目標(biāo)。讓管理人員在檔案的歸放時(shí)，就應(yīng)該考慮到每一份檔案的歷史聯(lián)系，這樣才能夠幫助借閱者了解整件事情發(fā)展的來(lái)龍去脈，實(shí)現(xiàn)信息高效整合。其次，對(duì)現(xiàn)有管理方法和形式進(jìn)行不斷的改進(jìn)，對(duì)一些新式技術(shù)、管理方法和管理模式進(jìn)行合理應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)高效的信息整合，從而實(shí)現(xiàn)提升電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理效果的目標(biāo)。

三、總結(jié)

電子政務(wù)檔案系統(tǒng)的建設(shè)，對(duì)推動(dòng)檔案現(xiàn)代化管理具有極其重要的意義，同時(shí)也是現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展方向。所以說(shuō)，檔案部門(mén)應(yīng)明確自身在電子文件與檔案管理全流程中的定位，從而真正發(fā)揮自身的作用。管理，說(shuō)到底都是依靠人來(lái)制定實(shí)施的管理，只不過(guò)管理對(duì)象不同。在進(jìn)行電子檔案政務(wù)管理的時(shí)，我們應(yīng)該不斷提升從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)，為電子檔案規(guī)章制度的制定，技術(shù)的提升提供堅(jiān)實(shí)的壁壘，從而不斷優(yōu)化電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理。電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理，是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，我們要根據(jù)時(shí)代對(duì)電子檔案的要求不斷做出調(diào)整，以便更好的發(fā)揮電子檔案的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]陳永生，楊茜茜，侯衡，蘇煥寧.電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理：?jiǎn)栴}與思考[J]. 檔案學(xué)研究，2015（02）

[2]米靜.電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理的問(wèn)題與思考[J].中國(guó)管理信息化，2016，（18）

[3]林曉東.電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理安全保障淺析[J]. 信息化建設(shè)，2016，（06）