關(guān)于企業(yè)電子信息化檔案管理的分析

孫江濤?徐建軍

摘 要：電子信息技術(shù)的迅速發(fā)展以及大數(shù)據(jù)的廣泛使用，給各行各業(yè)都產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響，企業(yè)的檔案管理工作向著電子信息化的方向發(fā)展也成為了必然趨勢(shì)。但是，新技術(shù)新手段的應(yīng)用在發(fā)展過程中不可避免的存在一些問題。本文就企業(yè)電子信息化檔案管理所存在的問題入手，從觀念更新、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、技術(shù)與制度保障、人員培訓(xùn)、安全管理等方面研究分析了企業(yè)電子信息化檔案管理的實(shí)現(xiàn)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：企業(yè) 電子信息化 檔案管理 問題 對(duì)策

檔案管理在企業(yè)的各項(xiàng)工作中具有舉足輕重的地位，其真實(shí)性、原始性和實(shí)時(shí)性的特點(diǎn)有利于為其他工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。當(dāng)前，隨著電子信息技術(shù)發(fā)展的日益成熟，檔案管理也逐漸呈現(xiàn)出了電子化、信息化的發(fā)展趨勢(shì)。借助電子手段，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，而且也是符合時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的客觀要求。為了進(jìn)一步加快檔案管理工作的電子信息化進(jìn)程，必須要克服發(fā)展過程中遇到的問題，使電子信息技術(shù)更好的為檔案管理工作服務(wù)。

一、企業(yè)電子信息化檔案管理的概述

企業(yè)電子信息化檔案管理包括兩個(gè)方面：一是應(yīng)用電子信息技術(shù)對(duì)企業(yè)管轄檔案進(jìn)行信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)的集成、分類，以便于數(shù)據(jù)查詢、開發(fā)應(yīng)用，對(duì)檔案的鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等進(jìn)行高效的管理，以提高企業(yè)的管理效率；二是用大數(shù)據(jù)來處理數(shù)字檔案，在“無紙化”管理的同時(shí)，通過大數(shù)據(jù)來深度挖掘檔案關(guān)聯(lián)信息，從而更大限度實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理價(jià)值。

二、企業(yè)電子信息化檔案管理的問題

（一）認(rèn)識(shí)不足、觀念落后的問題

檔案管理員對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理的模式早已習(xí)慣，短時(shí)間內(nèi)很難適應(yīng)電子文件的一系列操作流程。例如，依賴于電腦形成的文件最終還是會(huì)把紙質(zhì)文件進(jìn)行存檔，并且認(rèn)為不能將電子文件直接歸檔，更不愿將電子文件保存載體直接歸檔等。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施配備資金消耗大的問題

企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)電子信息化必須要進(jìn)行整體的規(guī)劃，基礎(chǔ)設(shè)施的配備包括整個(gè)硬件平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)置，相關(guān)設(shè)備包括計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、縮微設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等，同時(shí)還要進(jìn)行信息的安全防護(hù)，資金消耗大。再加上設(shè)備的更新?lián)Q代與維修、升級(jí)等，投入大問題制約著檔案管理電子信息化的發(fā)展。

（三）轉(zhuǎn)化過程工作量大的問題

企業(yè)檔案管理由紙質(zhì)化向電子化轉(zhuǎn)變的過程中，面臨著工作量巨大的問題，而且需要高度的細(xì)致與耐心。在這個(gè)過程中，具體涉及到以下幾個(gè)方面的工作：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換、建立數(shù)字檔案的便捷檢索以及查詢平臺(tái)、完善數(shù)字檔案信息系統(tǒng)的安全保衛(wèi)、及時(shí)進(jìn)行數(shù)字檔案系統(tǒng)的升級(jí)換代；紙質(zhì)檔案與電子文檔雙存等工作。

（四）專業(yè)性人才缺失的問題

企業(yè)電子信息化檔案管理需要有能夠熟練操作電腦系統(tǒng)的工作人員，同時(shí)也需要工作人員有獲取判斷運(yùn)用信息的能力和精通的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。檔案管理部門的工資待遇與對(duì)工作人員的技能要求不相匹配，難以吸引與留住專業(yè)人才，已有人員技能與業(yè)務(wù)水平提升慢等問題十分突出。

（五）電子檔案的安全性問題。

檔案最重要的便是真實(shí)性，然而在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的過程中很容易導(dǎo)致檔案相關(guān)內(nèi)容與信息的失真。同時(shí)，電子檔案在操作過程中也較容易進(jìn)行篡改，最終造成信息的缺損、丟失。

三、企業(yè)電子信息化檔案管理的建設(shè)對(duì)策

（一）更新對(duì)電子信息化檔案管理的認(rèn)識(shí)

從加大宣傳力度出發(fā)，更新檔案管理人員對(duì)于電子文檔的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化其主動(dòng)理由電子信息管理檔案的意識(shí)，調(diào)動(dòng)積極性，在不斷摸索中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。企業(yè)應(yīng)加大對(duì)電子信息化檔案管理的資金投入，不斷推動(dòng)檔案管理電子技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展。同時(shí)，檔案管理部門要積極運(yùn)用現(xiàn)代化手段提供服務(wù)，循序漸進(jìn)地推進(jìn)檔案管理數(shù)字化工作，提高服務(wù)的效率。

（二）加大對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施配備的資金投入

企業(yè)檔案管理部門應(yīng)重視對(duì)電子信息化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施配備的投入，配置性能較強(qiáng)的軟件、硬件設(shè)施以及高性能的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，如數(shù)據(jù)加密技術(shù)、防火墻技術(shù)等，確保電子信息化檔案管理的正常運(yùn)行。同時(shí)，要完善辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，配備開放式的電腦查詢系統(tǒng)，便于使用者快速、準(zhǔn)確的進(jìn)行信息檢索。還需要建立相關(guān)用戶的信息庫，對(duì)用戶的需求進(jìn)行及時(shí)分析，針對(duì)需求整理出系統(tǒng)性的檔案信息，提高檔案利用率。

（三）完善制度建設(shè)和技術(shù)保障

電子信息化檔案管理的技術(shù)實(shí)現(xiàn)還需要相關(guān)的法律制度作保障。近年來，我國出臺(tái)了一系列的電子答案管理制度，為規(guī)范電子文檔管理打下了一定的基礎(chǔ)。企業(yè)應(yīng)結(jié)合本單位的實(shí)際情況，抓緊時(shí)間研制一套適合自己的信息安全技術(shù)方面的管理辦法，讓電子信息化檔案管理有章可循，有法可依。

（四）重視對(duì)專業(yè)性人才的吸收與培養(yǎng)

專業(yè)人員配備充足是實(shí)現(xiàn)電子信息化檔案管理的重要因素。企業(yè)電子檔案管理人員要運(yùn)用存儲(chǔ)、傳輸、檢索等技術(shù)對(duì)電子檔案進(jìn)行管理運(yùn)用，同時(shí)也要理順握檔案管理的管理原則和管理環(huán)節(jié)，從而完成對(duì)電子文件的收集、整理、鑒定和歸檔。因此，加快對(duì)電子信息化檔案管理專業(yè)性人才的培養(yǎng)勢(shì)在必行。企業(yè)應(yīng)采取各種措施，不僅要對(duì)在崗人員進(jìn)行再教育，而且要重視引進(jìn)相關(guān)方面的專業(yè)人才，以適應(yīng)檔案管理工作的需要。

（五）強(qiáng)化對(duì)于電子檔案的安全管理

對(duì)于電子檔案的安全管理涉及到以下兩個(gè)方面：一是要制定嚴(yán)格的檔案信息化安全保密制度，強(qiáng)化從業(yè)人員的安全保密意識(shí)和安全防范技能；二是鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性及易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，采用“雙軌制”歸檔法，以確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。

四、結(jié)論

檔案是人們獲取知識(shí)與信息的重要途徑，對(duì)于企業(yè)各項(xiàng)工作的順利開展有著舉足輕重的作用。當(dāng)前，電子信息技術(shù)深入發(fā)展，人們更加依賴于數(shù)字檔案的便捷性和高效性，這對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。總體來看，大部分企業(yè)檔案管理的電子信息化程度不高，這就需要各單位依據(jù)自身的實(shí)際情況，按照檔案管理的相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)，從管理思想、管理方法、管理手段等方面不斷改進(jìn)，檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)，從而更好地促進(jìn)電子信息化檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)程，在信息化時(shí)代背景下更好地為人民群眾服務(wù)。

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