淺析檔案資源建設

王晶婧

檔案資源建設是指檔案部門對本區域、本部門的檔案信息資源進行合理配置、分工協調，形成檔案信息資源庫而開展的一系列創造性工作。它是檔案事業一項根本性的、具有戰略意義的工作，關系到檔案事業的固本強身、可持續發展，是我們做好檔案工作的前提和保證。因此，要充分認識加強檔案資源建設的重要意義，把檔案資源建設擺在突出的位置，下大力氣抓好、抓實、抓出成效。那么，在檔案資源建設中，我們應采取哪些有效措施？在此，筆者根據近年來各地檔案部門的工作實踐和切身體會，談一些看法。

一、加強宣傳，提高檔案資源建設的社會認知度

重視與否，關鍵在認識。檔案資源作為社會文化的一部分，其服務性大于經濟性，不是社會財富的直接創造者，因而沒能引起社會足夠的重視，人才缺乏、經費困難成為困擾檔案事業發展的瓶頸。近年來，隨著《檔案法》及相關法律法規的不斷宣傳實施，檔案工作的法律地位得以提高，在社會工作中發揮著越來越重要的作用，檔案工作的社會價值日益顯著。在這種新形勢下，要認真貫徹執行《檔案法》，加強依法治檔的力度。檔案行政管理部門要加強對各鄉鎮、街道、機關部門和企事業單位的檔案行政執法，開展定期和不定期的檢查。對由于不重視檔案工作而造成損失的單位和個人，應通報批評，情節特別嚴重的要追究法律責任；對在檔案工作方面成績顯著的單位和個人，要大力表彰。只有這樣，才能使《檔案法》具有無可置疑的權威性，以引起社會各階層對檔案工作的重視，為檔案資源建設提供較好的經濟保障，從而為推進檔案法制建設創造良好的工作環境，切實保證檔案資源建設工作有效開展。

二、強力推進，加強檔案資源建設的組織領導

各級黨委、政府以及各部門、單位加強對檔案工作的領導，是新時期檔案事業發展的需要，也是《檔案法》的要求。各單位一方面要在思想上有提升，不僅重視檔案維護歷史面貌的史料價值，還要重視檔案珍貴的資源價值；重視檔案資源的知識產權；確立檔案征集專項經費制度，探索檔案資源建設可持續發展的新思路；建立鑒定專家組，開展有關培訓和業務交流活動，不斷提高檔案資源建設水平。另一方面，要在行動上有舉措，要在班子中落實專人分管負責，分管領導須把做好檔案工作作為自己義不容辭的重要職責，真正把檔案工作作為一項事業納入各單位總體發展規劃，列入各單位的議事日程，確保檔案工作與其他工作一樣同步發展、齊頭并進，真正做到工作到位，措施到位。同時，要爭取主要領導對檔案資源建設工作的重視和支持，根據中心工作對檔案部門提要求、出主意、給任務、壓擔子，經常聽取工作匯報，切實解決工作中的重大問題和具體困難，將檔案資源建設由檔案部門的行為轉化為黨委、政府的行為，有效地整合檔案資源建設的力量，卓有成效地推進檔案資源建設。

三、強化收集，保證檔案資源建設渠道通暢。

一方面，要依法做好黨政機關、團體、事業單位檔案的移交和接收工作。各級黨政機關、人民團體、事業單位產生的檔案是檔案館（室）藏的主要來源。按照《檔案法》和省、市檔案管理有關條例規定，各級黨政機關、人民團體、事業單位都要對本單位、本部門產生的檔案認真做好登記、歸檔、立卷工作，接受檔案行政管理部門組織的年度檢查和執法檢查，按規定及時向本地區綜合檔案館移交檔案，同時移交依據檔案資料編印的報刊、回憶錄、文件匯編、成果匯編、大事記等各種資料。檔案館要依照《檔案法》及相關規定要求，認真做好對應進館（室）檔案資料的檢驗、接收工作，認真履行安全保管黨和國家重要檔案的職責，確保國家檔案資源的安全。對違反《檔案法》和其他法規不按規定及時移交、接收檔案資料，造成檔案散失、損毀的，要依法追究有關領導和相關人員的責任。另一方面，要對檔案館以外對國家或社會具有保存價值的檔案，采取各種監管和控制手段，確保國家檔案資源安全。隨著改革開放的深入和社會主義市場經濟的建設發展，檔案所有制呈現出多元化的特點。集體所有和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或者應該保密的檔案，如果保管條件惡劣或者其他原因可能導致檔案嚴重損毀和不安全的；檔案所有者向國家檔案館以外的任何單位或個人出賣；國有企業事業單位資產轉讓時有關檔案的處置；檔案復制件的交換、轉讓和出賣；國家所有、集體所有和個人所有的檔案以及復制件攜運出境等，都需要國家各級檔案主管部門依據法律法規的規定，作出相應的監控，確保國家檔案資源的安全保管，不受損失和流失。另外，對散存在社會或人個手中的珍貴檔案，如和歷史名人和重大歷史事件有關的各種檔案以及保存在博物館、圖書館、紀念館中的兼具文物屬性的檔案等，檔案部門要通過調查摸底、登記造冊，對其分布和保管情況做到心中有數，并跟蹤監控，積極創造條件，將其納入國家管理范圍。

四、注重實效，保證館藏檔案數字化的質量

要保證館藏檔案數字化的質量，必須做到以下幾點： 一要進行重新鑒定。在鑒定前，須根據本館的實際，制定重新鑒定檔案的范圍，將永久、長期、短期檔案進行一次全面系統鑒定，剔除留存面過寬、重件和無保存價值的檔案以便有效地整合檔案資源，為日后保證查全率、查準率創造條件。二要努力做好優選工作。在數字化時排除館藏檔案中利用率不高的部分，把利用率高、價值高、社會需求大的檔案優先數字化。至于數字化進行到什么程度，可在調查用戶需求情況的基礎上確定，比如，需求量不大、不太重要的檔案可只做到目錄級別； 而需求量大且價值重要的檔案則可通過掃描進行全文錄入；對有些需要保持原貌的檔案還可以采取圖像方式存放。三要建立檔案目錄數據庫系統。將可開放利用的檔案按照規范的著錄和標引要求，建立檔案目錄數據庫。同時把散存在各個全宗、不同案卷、不同年度的檔案信息有效整合起來，重組數字化的案卷，這樣既方便檢索，又有針對性。