新時(shí)期事業(yè)單位文書檔案管理與利用探討

曹瑩瑩

摘 要：文書檔案記載著事業(yè)單位各個(gè)方面的工作內(nèi)容，是事業(yè)單位中重要的文字載體，因此在事業(yè)單位中，文書檔案的管理工作責(zé)任重大，現(xiàn)今各個(gè)事業(yè)單位也逐漸開始重視文書檔案的管理工作，在我國經(jīng)濟(jì)技術(shù)大發(fā)展的新形勢下，事業(yè)單位文書檔案管理工作也要做出相應(yīng)的調(diào)整，本文基于此方面內(nèi)容，通過必要性與問題的分析，最終簡明研究了如何提高文書檔案管理水平，希望分析能夠助力事業(yè)單位檔案管理工作的有效開展。

關(guān)鍵詞：新形勢；事業(yè)單位；文書檔案；管理

新時(shí)期事業(yè)單位迎來新機(jī)遇，隨著不斷發(fā)展，事業(yè)單位文書檔案工作內(nèi)容更加繁瑣，基于實(shí)際情況，文書檔案管理也迎來新挑戰(zhàn)，作為事業(yè)單位重要的信息載體，檔案工作一直都備受關(guān)注，文書檔案管理過程，需要工作人員積極實(shí)踐，要不斷豐富管理形式，力爭最大化的發(fā)揮出文書檔案的利用價(jià)值，以此做好更有效的監(jiān)督，不斷深入創(chuàng)新，促進(jìn)事業(yè)單位的長效發(fā)展。下面具體分析：

1事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理的必要性

采用文書記錄檔案時(shí)，可以將單位的發(fā)展歷程進(jìn)行詳細(xì)記載，利用文書記載可以保證工作的有據(jù)可查、有章可循，通過對文書檔案的管理可以確保工作單位提升工作有效性，促進(jìn)其發(fā)展的穩(wěn)定性。

1.1有助于提高事業(yè)單位的工作效率

一般的檔案記載范圍較廣，涉及單位工作活動(dòng)的方方面面，因此利用文書檔案可幫助保證全面性查閱事業(yè)單位的詳細(xì)工作，對單位的重大活動(dòng)也可進(jìn)行詳盡查閱，了解當(dāng)時(shí)情況、工作人員、具體內(nèi)容等。此外，可以作為工作人員工作業(yè)績、出勤情況的考察憑證。根據(jù)文書檔案記載的有關(guān)情況，可詳細(xì)進(jìn)行工作調(diào)配，幫助事業(yè)單位人員能力對口、責(zé)任落實(shí)。雖然事業(yè)單位文書檔案管理工作會(huì)增加工作任務(wù)量，但以長遠(yuǎn)目標(biāo)分析，其可以為單位提升工作的效率。

1.2有利于促進(jìn)事業(yè)單位穩(wěn)定的發(fā)展

隨著市場競爭的激烈化，事業(yè)單位需要不斷創(chuàng)新提升自己，以便在競爭中取得有利優(yōu)勢。因此便可利用文書檔案記載單位發(fā)展歷史，以此作為創(chuàng)新發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，通過文書檔案記載，為企業(yè)提供可供查詢的檔案資料，當(dāng)需要借鑒或需求的時(shí)候，保證能及時(shí)調(diào)取相關(guān)信息內(nèi)容。

2現(xiàn)階段事業(yè)單位文書檔案管理工作中存在的問題

2.1缺乏對文書檔案管理的重視

事業(yè)單位存在的根本意義就是幫助國家增進(jìn)社會(huì)福利，滿足社會(huì)文化、教育、科學(xué)、衛(wèi)生等方面需要，并且提供各種社會(huì)服務(wù)，它不以盈利為目的。因此事業(yè)單位中的文書檔案工作就更加不受單位領(lǐng)導(dǎo)的重視。盡管事業(yè)單位和有關(guān)政府每年都會(huì)投入一定的資金在文書檔案管理工作上，但由于部分事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還停留在傳統(tǒng)的思維上，認(rèn)為文書檔案就是將單位中的各個(gè)數(shù)據(jù)和工作內(nèi)容進(jìn)行簡單的謄寫，對于管理方面只要保證文書檔案沒有丟失即可。因此事業(yè)單位雖然為文書檔案管理設(shè)置專門的工作室和工作部門，然而很多的文書歸檔整理的工作仍然是由其他辦公室的人員兼任，在管理文書檔案上也沒有行之有效的管理方法。

2.2缺乏專業(yè)文書檔案管理員

因?yàn)槭聵I(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識到文書檔案管理工作的重要性，因此在文書檔案管理工作上也沒有投入大量的人力和物力。現(xiàn)有的文書檔案管理人員多數(shù)都不能夠正確認(rèn)識到自身工作的重要性，在檔案的歸納、分類和整理等工作中也沒有專業(yè)的工作方法和手段，在現(xiàn)代信息技術(shù)如此發(fā)達(dá)的今天，很多文書檔案仍然采用原始人工謄抄的方法進(jìn)行記錄，沒有充分利用互聯(lián)網(wǎng)等高科技技術(shù)，在工作當(dāng)中很少運(yùn)用專業(yè)的檔案管理軟件，因此經(jīng)常無法及時(shí)將文書檔案進(jìn)行有效的歸類整理，也不能將其上傳至資料庫進(jìn)行永久保存。大多數(shù)工作人員認(rèn)為文書檔案管理工作還是對現(xiàn)有的文書檔案進(jìn)行保管和整理，忽略了對文書檔案新資源的開發(fā)，在工作中也很少會(huì)主動(dòng)去搜集新的文書檔案，總是處于被動(dòng)接收檔案的狀態(tài)，這也導(dǎo)致了很多從事事業(yè)單位文書檔案整理的工作人員不能有效提高工作質(zhì)量和工作效率，甚至還有部分工作人員在工作過程當(dāng)中不認(rèn)真，出現(xiàn)遺漏和丟失文書檔案的現(xiàn)象。由于沒有完善的工作績效獎(jiǎng)懲機(jī)制，很多文書檔案管理工作人員在工作中表現(xiàn)的不積極，部分人員出現(xiàn)消極怠工的現(xiàn)象。

2.3文書檔案管理辦法不完善

事業(yè)單位的文書檔案管理中還存在管理水平低下，管理辦法不科學(xué)的現(xiàn)象，很多文書檔案資料都不能及時(shí)歸檔，更沒有按照具體類別的不同劃分文書檔案，這樣一來就導(dǎo)致很多文書檔案和其它資料不能被充分利用，而一旦需要使用文書檔案就需要花費(fèi)相當(dāng)長的時(shí)間和大量的人力進(jìn)行查找，這樣一來使得事業(yè)單位文書檔案管理工作的效率大大降低。

3新時(shí)期做好文書檔案管理工作的對策和措施

3.1加強(qiáng)文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提高

提升管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，利用教育培訓(xùn)，提升專業(yè)素質(zhì)。可以采用設(shè)置任務(wù)或與績效掛鉤等方式，實(shí)現(xiàn)對從業(yè)人員繼續(xù)教育的保證性，除了培訓(xùn)相關(guān)檔案管理意識內(nèi)容外，還需要加強(qiáng)對電子應(yīng)用系統(tǒng)的訓(xùn)練與培訓(xùn)。使檔案管理人員可利用新技能不斷擴(kuò)充檔案管理方法，使企業(yè)檔案運(yùn)行利用模式與時(shí)俱進(jìn)，滿足現(xiàn)代化的需求。

3.2加快推進(jìn)文書檔案管理信息化和現(xiàn)代化建設(shè)

充分利用電子計(jì)算機(jī)的技術(shù)對文書檔案管理進(jìn)行更新?lián)Q代，使其不斷進(jìn)行數(shù)字化改革。將信息處理電子技術(shù)滲透在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，主要表現(xiàn)為：第一，建立紙質(zhì)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)庫，并規(guī)范其信息化管理系統(tǒng)規(guī)范及形式，保證檔案管理長效性。第二，對于檔案數(shù)據(jù)收集、檔案整理、檔案歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)與信息計(jì)算機(jī)相融合，提升自動(dòng)化管理水平。

3.3定完善的績效獎(jiǎng)懲機(jī)制

通關(guān)建立檔案管理獎(jiǎng)懲機(jī)制，實(shí)現(xiàn)提高工作人員的績效，利用此機(jī)制推動(dòng)檔案管理的發(fā)展，利用獎(jiǎng)懲機(jī)制充分調(diào)動(dòng)工作人員的積極性減少工作中可能出現(xiàn)的紕漏或失誤。

3.4積極開發(fā)新的文書檔案

在加強(qiáng)檔案管理的同時(shí)，創(chuàng)新文書檔案的管理模式，積極開發(fā)新的文書檔案，如轉(zhuǎn)變檔案接收的模式，督促工作人員向基層部門進(jìn)行主動(dòng)收取，加強(qiáng)與基層工作的聯(lián)系。對于收集的資料進(jìn)行仔細(xì)分析，并進(jìn)行分類處理，不斷對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行更新補(bǔ)充。

3.5完善文書檔案管理的制度

逐步完善現(xiàn)行事業(yè)單位檔案管理模式，根據(jù)實(shí)際工作需求不斷優(yōu)化管理制度。通過專業(yè)培訓(xùn)、定向培養(yǎng)等方式，增加管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。通過教育使相關(guān)人員樹立檔案安全防范意識，注意對檔案進(jìn)行保密管理，幫助企業(yè)進(jìn)行檔案規(guī)范化管理，利用規(guī)范化導(dǎo)向作用促進(jìn)單位文書檔案工作的進(jìn)展。

4結(jié)束語：

綜上所述，事業(yè)單位的文書檔案工作是十分重要的，嚴(yán)重影響著事業(yè)單位的進(jìn)步與發(fā)展，因此，應(yīng)給予高度重視。并在了解目前事業(yè)單位的文書檔案工作發(fā)展現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上采取以上措施進(jìn)行解決，不斷完善事業(yè)單位的文書檔案管理工作，從而提高文書檔案管理工作水平。

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