提高檔案管理科學化水平的路徑選擇分析

胡勝

摘 要：所謂的檔案管理就是把所有紙質檔案所包含的信息內容做好統一歸類和保管，以便于在查閱檔案的過程中可以在最短的時間內找到所需要的信息要點。不斷提升檔案管理水平能夠不斷完善信息服務系統，維護廣大群眾和企業職工的權益，保證決策者能夠制定出正確的發展策略，所以，提升檔案管理科學化水平對企業的發展和社會的進步具有重要意義。

關鍵詞：檔案管理；科學化；路徑選擇

通常情況下，檔案管理工作都是依靠機關事業單位進行同意保管和完善的，檔案管理工作本身帶有較高的機密性，管理流程復雜，收集和歸檔內容繁瑣。伴隨計算機信息系統的開發利用，我們運用強大的網絡管理系統，有效提升檔案管理效率，使得管理工作趨向科學化和規范化。

1我國當前檔案管理現狀分析

1.1檔案管理環境因素

過去幾年檔案的爆發式增長，由于管理檔案的條件有限，甚至有的地方都沒有專門存放檔案的地方，即使有存放檔案的地方也是周圍環境不合格，普遍存在著濕度過大、溫度不均、灰塵過多等環境因素，另外就是可能存在的鼠類等。檔案是否能有效長期保存的關鍵因素就是環境因素，環境不同，對檔案管理的影響也不同，在潮濕的環境下，磁盤或磁帶的粘合劑可發生水解反應，使得檔案管理完整性受損。

1.2檔案管理人為因素

人是管理檔案活動的主體，是檔案管理的關鍵核心因素，這里的人為因素不僅是指管理人員還包括非管理人員，管理人員的因素主要包括工作不細心、不負責的工作態度，很容易在日常瑣碎的檔案管理中造成的檔案混亂甚至是檔案破損和丟失，隨著數字化和信息化新時代的到來，隨著計算機和多媒體技術的高速發展，讀取檔案信息的設備和軟件升級換代，管理人員的基本能力有時并沒有隨之提高。非管理人員是指除管理人員之外的人員由于誤入誤操作、非法入侵甚至盜竊等造成的破壞性事件。

1.3檔案管理制度存在缺陷

對我國的檔案管理制度進行研究，我們可以發現，我國檔案管理的發展速度緩慢，主要體現在，隨著科技的不斷發展，關于檔案管理的方法和管理技術并沒有得到提升，尤其是當前網絡信息時代，信息化辦公已經成為工作的主要形式，但信息化辦公的形式并沒有廣泛的應用到檔案管理的工作中。檔案管理中對于計算機技術的使用，僅僅局限在電腦上進行點按的保存以及查找等操作，只是將檔案在計算機上進行保存，并沒有實現網絡的共享，未充分的發揮出檔案資源的作用。

2提高檔案管理科學化水平的有效路徑

2.1提高檔案管理人員的工作素質

任何事情都離不開工作人員的努力，相應的在檔案管理中，時時刻刻需要具體檔案管理人員進行統籌和協調。在信息化大背景下進行檔案管理改革首先需要提高檔案管理人員的工作素質，信息技術作為一門高新的技術，需要各個工作人員進行相應信息技術的學習，包括錄入數據，進行資料的查找和分析，從而提升自身的工作素質。其次，還要加強工作責任感，有的檔案資料需要進行相應的保密，因此工作人員應該加強自身的工作責任感。最后，要正確對待檔案管理這個工作，樹立正確的工作意識。

2.2改善存放環境

不管信息化建設進程如何推進，檔案管理的客體仍然是檔案實體本身，因此要做好檔案管理工作，首先要保護好檔案。如控制檔案室溫度和濕度，以防止檔案紙張發生氧化反應；定期打掃衛生除去灰塵，保持檔案室的干凈整潔，讓檔案一直處在合適的溫濕度環境，并盡可能的保持恒定；經常保持四壁、天花板、地面和柜架的清潔，定期除塵；進入庫房的裝具用品首先進行殺蟲處理，并在庫房中使用安全無害的防霉、防蟲藥品；對環境要求差異大的檔案實體還要考慮分別存放，如將磁帶遠離能產生磁場的電子設備或磁鐵，或使用磁性屏蔽材料的裝具進行保存。

2.3制定檔案管理的具體工作標準

信息技術在初期應用到檔案管理中會面臨著許多問題，主要是因為沒有建立統一的工作標準。在當前檔案管理中，各個單位應該明確自身的實際情況，了解信息化檔案管理的方式，建立完善的組織制度，制定具體的檔案管理工作標準，明確相應的責任。加快建立數字化檔案管理方式，提升檔案管理工作的效率和確保檔案管理的安全。積極促進檔案管理的自動化管理，在檔案管理的過程中節約人力成本和管理成本，提升管理效能。最后，要根據各個職能進行檔案管理工作細化，明確具體職責更好保障管理效果。

2.4加大對檔案的利用程度

檔案的最終價值體現在應用環節，很多檔案資料只有在應用的過程中才能體現出其意義和本質，所以提升檔案的利用程度是非常必要的，只有死檔案變成活信息之后，檔案才能夠最大限度地發揮出其價值，相應的經濟價值和社會價值也才能展現出來。檔案管理工作的最終目的是從海量的檔案信息中搜尋出對社會發展有價值或者對研究主題有意義的信息，這樣才能推動社會不斷向前發展。所以提升檔案資料的開放程度、重視檔案資料和現實的結合是必然而且是必須的，潛在價值得到充分展現之后，對組織和社會的效益也就展示出來了，檔案管理工作者也就自然地重視起自身的工作了。

2.5不斷完善檔案管理機制

只有在檔案管理單位內部已經設立了管理機制的情況下，才能在實踐操作中不斷健全檔案管理機制，而建設完善的檔案管理機制需要結合現實中管理檔案的需要和特點，在整個管理機制里，各工作人員應當嚴格執行自己的職責，安排管理人員進行監督管理，建立全面的檔案管理體系，另外，還需嚴格按照相關的法律規定執行，嚴格規范檔案管理工作。

3 結束語

綜上所述，為了有效提升檔案工作的科學化管理方法，不緊要優化管理環境，還應該強化對檔案管理重要性的認識，完善檔案管理制度，利用先進的計算機信息技術，提高檔案管理人員的綜合素質水平和職業技能，促進檔案管理整體發展水平的提升。

參考文獻

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