論當前搞好檔案管理信息化建設的必要性

隨著當今時代的不斷進步，信息技術的飛速發展，信息化建設已經逐漸落實到社會建設的各個層面。中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中要求“切實推進檔案存儲數字化和利用網絡化”，面對這樣的形勢，檔案管理工作也隨著與時俱進，適應當前信息化建設發展。

一、檔案管理的現狀

就現目前的狀況而言，自我國頒布《檔案法》雖然在取得了一定的效果，但是公眾的檔案意識并不強烈，并且還存在地域性的差異。除此之外，正是由于檔案意識的淡薄，那么自然而然也相應的缺乏檔案信息化建設的意識。在檔案管理工作，無論是干部還是基層員工都習慣了陳舊的操作辦法，因此固步自封不思創新，同時也缺失信息化建設辦法的思忖。顯然這樣的發展狀況是極其不利于我國檔案信息化建設的，同時也對檔案管理工作造成了較大的阻力。

建立一套流程清晰、操作辦法規范、工作目的明確的管理制度，并貫徹于檔案工作之中是確保檔案工作順利進行的必要前提。誠然在檔案信息化建設過程，自然也需要這樣的一套科學合理的管理理念去引導工作的開展。譬如在檔案管理系統中，數據儲存方式與檔案調取的接口就存在明顯的差異，這就是導致檔案的調取及共享活動被極大的掣肘，面對的這樣的情形，檔案信息化建設自然也就無從說起。

二、檔案信息化管理的發展趨勢

檔案信息化建設是一項關乎檔案發展命運的系統性工程，由于其顛覆性地對現有的檔案管理過程與方法進行了重新的改造，使得整個檔案信息化建設周期異常的漫長，甚至會長期伴隨著檔案工作，由此對檔案信息化建設的流程、監管、標準、保障與維護工作需要予以全面而又具體的規劃與設計。

隨著辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。我們可以看到，檔案管理由過去的純手工管理逐步發展到計算機輔助管理，已經進入到數字化、信息化處理技術和網絡化時代的邊沿。面對數字化、信息化和網絡化的挑戰，大量新的情況不斷出現，新的技術和新的工作手段不斷沖擊著傳統的思維和模式。傳統紙質文件或檔案是以實體為單位呈現在人們的手中，即使是已經數字化、信息化了的電子文檔，也要先轉變成紙質的文檔，才能完成文件生成和傳遞的使命。傳統與現代交織，變革是必然趨勢。檔案管理事業正在走向數字化、信息化。

長期以來，由于種種客觀原因，計算機技術在檔案工作中沒有發揮其應有的作用，檔案利用需求與檔案所能提供的檔案信息、利用方式之間的矛盾遲遲難以解決，造成檔案管理的信息化遠遠落后于社會信息化的發展。隨著信息時代的飛速發展，檔案管理的數字化已經成為加快我國信息化步伐和發展檔案事業的需要。如果還不重視檔案數字化的建設，不能在網絡上有效地傳遞利用檔案信息資源，就無法進入信息時代的快車道，最終將會被高速發展的信息社會所淘汰。

對傳統檔案載體進行數字化加工、信息化處理，是一段艱難的歷程。然而更艱巨的任務是將數字化、信息化的電子文檔進行檔案化處理或者說在進行信息化處理時就運用檔案化手段固化信息載體。當前人們可以花費大量人力物力去進行信息化處理，但很少有人意識到未來的數字化、信息化的電子文檔，將以驚人的速度和數量產生，遠遠超過傳統檔案載體的產生。將這些數字化、信息化的電子文檔進行歸檔處理、固化為傳統意義上的檔案，同樣是一項浩大無比的工程。

三、數字化檔案管理的優勢

提高經濟效益，減少資源浪費，過去一直使用增加辦公人員和辦公經費的方法，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案使以往傳統的以紙質為載體的檔案信息轉為機讀檔案，不僅節省了人力物力等保管費用，更節省了占地空間，而且查閱起來更方便快捷，從而避免了反復復印資料而造成的紙張和人員以及時間的浪費。提高辦公效率，信息及時準確，數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。

檔案的整理、管理是一項較為浩大的工程，按照以往傳統的方法，不僅機需要很長的時間，而且需要大量的人力、物力、財力。而數字化檔案采用新的手段和方法，應用新技術手段，通過網絡采集等手段減少中間環節，大大降低了勞動強度，縮短了檔案整理周期，提高了工作效率。

增強檔案原件的保護，減少不必要的損壞，紙質資料反復利用將會造成不同程度的損傷。將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是更好的保護了它的完整性。另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分紙質檔案篡改的行為。

檔案數字化更加方便部門之間的溝通聯系。檔案數字化在資源整合過程中有特定的標準，依托互聯網平臺，不同部門的檔案有時候可以共享，便于及時、大量收集資料，使檔案資料更加完整，有效避免遺漏現象。檔案利用過程還可以不經過現場通過有關網絡就能進行直接的查詢借閱。在檔案數字化模式下，部門之間可以十分便利的溝通。

四、數字化檔案管理技術的價值

數字化檔案管理技術是解決當前檔案信息積累無限性和檔案工作有限性的重要途徑，當前檔案資料的來源越來越多，大量的檔案資料占據著館室的空間，傳統的檔案管理技術已經不能適應當前的實際，因此，有必要開發出新型技術來適應當前的需要。數字化檔案管理技術可以通過改變存儲方式而實現空間、范圍的擴大，近些年云計算、網絡存儲等技術的出現為數字化檔案管理提供了新的平臺，通過對檔案管理數字技術的應用，可以迅速實現分類、加工、計算的功能。

數字化檔案管理工作千頭萬緒，數字化技術日新月異，如果片面追求檔案管理的規范性和數字化技術的先進性，無疑將會落入到片面發展的死循環，進而會被社會發展所淘汰。當前應該應用好數字化檔案管理技術，使檔案管理有一個穩定的核心，使檔案管理的重點得以突出，進而使各種數字化產品和信息技術更為準確地應用到檔案管理的實際之中，在提高檔案管理水平的同時，加速信息化檔案管理工作目標的實現。

綜上所述，信息化時代進行檔案工作建設離不開管理技術的基礎性作用，在數字類型檔案信息越來越多的背景下，在館藏信息數字化的實際要求下，嚴格、準確、全面的管理技術應用已成為一項實際而具體的要求。檔案人員應該了解數字化時代的特點，加強對科技、管理、操作等技術的學習，通過全面管理和科學操作使檔案工作得到質量上的保證，進而促進檔案信息更好地利用和加工，加速實現管理技術和檔案工作的創新型發展。

作者簡介

張琳（1974.12），女，漢族，四川資陽人，專科，檔案管理方向，資陽市計劃生育指導所。