淺析人事檔案管理現(xiàn)存問題及解決對策

符鈴珠

摘 要：人事檔案現(xiàn)有管理模式，使檔案的管理與維護困難重重，檔案的利用與服務(wù)等方面都受到了局限，人事檔案管理的現(xiàn)存問題急需解決。本文提出在數(shù)字信息化快速發(fā)展的社會背景下，人事檔案管理模式也應(yīng)隨之改變，并通過分析問題、總結(jié)方法，提出相應(yīng)的解決對策。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；人事檔案現(xiàn)存問題；管理新模式

檔案管理是一項看起來簡單，實質(zhì)上不易的工作。要把檔案管理工作做好、做細致需要花費大量的精力，并且還要解決一些檔案保存管理過程中不可避免的一些問題。人事檔案管理是檔案管理中很重要的一部分，它與人們的切身利益息息相關(guān)。在個人轉(zhuǎn)正定級、人事調(diào)動、職級晉升、辦理養(yǎng)老保險等方面，人事檔案都起著憑證、依據(jù)和參考的作用。人事檔案是永久性保存的材料，它不僅伴隨個人一生，還在往后的時期具有參考價值。隨著我國政治體制改革和人事檔案管理的不斷改革和深化，這對人事檔案的管理提出了新的要求和挑戰(zhàn)，能不能在新形勢下做好人事檔案管理工作，關(guān)鍵在于對現(xiàn)存問題的及時解決和完善。

1 人事檔案管理現(xiàn)存的問題

1.1 歸檔材料的信息與實際情況不相符

隨著人生命歷程的發(fā)展，在各個階段都會形成不同的檔案材料，這是一個長期的，不斷發(fā)展的過程。由此，歸檔材料的是在不同的階段，不同的背景下形成，其受到多方面因素的影響，具有復(fù)雜性和難以統(tǒng)一調(diào)控性，往往材料的信息會出現(xiàn)與實際情況不符或前后不一致的情況。另一方面，個人對填寫檔案材料的重視度不夠，填寫不認真、不仔細，也會導(dǎo)致信息不準(zhǔn)確、錯漏等情況。

1.2 檔案材質(zhì)不利于長久性保存，檔案的長期性保管與維護存在困難

自出生起，所形成的檔案材料就應(yīng)被收集保存，直至人消亡以后，檔案材料都不會被銷毀，而是被永久存檔保存。雖說在造紙技術(shù)幾千年的發(fā)展和改進下，現(xiàn)有的紙質(zhì)材料易于生產(chǎn)、書寫和保存，但紙質(zhì)材料還是會有它的壽命，并且在保存的過程會受到濕度、溫度、光照、蟲害、人為等各方面因素的影響，這使人事檔案的長期保管與維護面臨著困難與挑戰(zhàn)。

1.3 人事檔案具有唯一性，存在遺失、破損不可恢復(fù)的危險性

人事檔案在其形成和保管的過程會跟隨著個人的流動、遷徙而不斷變更保管地點，并不會在固定的地方、固定的位置保管。檔案管理人員的更換、檔案材料存柜位置變換等也會影響人事檔案以及檔案材料的保管，存在著遺失的風(fēng)險和可能性。而很多的歸檔材料都是僅此一份，若遺失或被損壞了就很難再補充，特別是一些歷史久遠的材料，更是難以補充和恢復(fù)。

1.4 檔案開放性服務(wù)效益不強

檔案本身具有保密性，需要統(tǒng)一集中保管，并做好其保密工作。人事檔案具有個人方方面面的信息，涉及到個人隱私及其組織對個人的評價材料，不僅是對他人，即使是本人也不能隨意查閱、復(fù)印自己的檔案材料。這給個人人事檔案蒙上了一層神秘的面紗，也會存在有的檔案管理人員投鼠忌器，怕提供過多的開放性服務(wù)而違反檔案的保密要求。按規(guī)定干部個人查閱檔案，需要辦理相關(guān)的手續(xù)，到指定的檔案查閱室才能查閱檔案材料，這樣傳統(tǒng)的查閱方式導(dǎo)致檔案利用的效率和服務(wù)效益不高，在目前信息化、數(shù)字化越來越普遍的大環(huán)境下，檔案的服務(wù)與利用方式也應(yīng)做相應(yīng)的變革和改進。

2 現(xiàn)存問題的解決對策

以上分析現(xiàn)存的問題都是普遍性的問題，也是做好人事檔案管理工作的難要點。針對所提出的現(xiàn)存問題，有以下對策可以解決或在一定程度上解決問題，讓人事檔案工作進一步改進和完善。

2.1 提高人事檔案管理人員的工作要求與加強人才隊伍培養(yǎng)

一切工作都是以人為中心，工作的好與壞，根源也在于人。人事檔案管理是一項具有專業(yè)性、技術(shù)性、保密性的工作，要做好人事檔案日常管理工作的前提，是培養(yǎng)出具有強的專業(yè)技能、良好的道德品質(zhì)和職業(yè)操守的檔案管理人員。人事檔案管理人員要以高度認真、負責(zé)、嚴謹?shù)膽B(tài)度來對待工作，做好歸檔材料的把關(guān)工作，對于已發(fā)現(xiàn)存在不實信息的材料拒絕歸檔，并要求其按規(guī)定更正后才能歸檔。這在一定程度上可以減少歸檔材料信息不實、造假或填寫錯漏的情況，也能引起他人對檔案材料形成過程的重視，提高認真填寫檔案材料信息的意識，自覺避免填寫材料的信息與實際情況不相符的情況。日常管理中，管理人員自覺提高工作要求，嚴格控制檔案室溫度、濕度；做好防塵、防光、防蟲、防微生物等措施，是延長檔案材料保存壽命的關(guān)鍵方法。

另外，檔案創(chuàng)新性管理需要具有綜合職業(yè)實力和全面素質(zhì)的人才，同時需要對人事檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)進行調(diào)整，培養(yǎng)先進的工作理念和創(chuàng)新精神。這是在工作中能不斷有新突破、建立新型檔案管理模式的重要前提。加強對人才隊伍的培養(yǎng)，是把人事檔案管理工作提升到一個新高度的重要途徑。

2.2 構(gòu)建信息化管理平臺，實現(xiàn)高質(zhì)量、高效益的管理模式

人事檔案的服務(wù)與利用，需要依托信息化管理平臺來實現(xiàn)。這是全面地、充分地發(fā)揮檔案利用價值，服務(wù)大眾的良好途徑。通過信息化管理平臺，建立起個人的電子檔案，可以彌補紙質(zhì)檔案易破損，不易長久保存的缺陷，也可以對檔案材料起到備份的作用，打破檔案一旦遺失、破損就不可恢復(fù)的僵局。信息化管理平臺可以實現(xiàn)個人自主查詢檔案材料信息，授予其查詢的權(quán)限，這種方式簡化了檔案查詢程序，在一定程度上提高了檔案利用效率?？紤]到檔案材料的保密性，可以通過分等級設(shè)置查詢權(quán)限，采取選擇性開放的形式，來保護檔案的私密性?；谛畔⒒芾砥脚_，利用網(wǎng)絡(luò)記錄利用信息次數(shù)及檢索數(shù)據(jù)，能更有效益、更準(zhǔn)確地評估檔案的服務(wù)效益，更易得出數(shù)據(jù)和保存數(shù)據(jù)。

總而言之，為能解決或在一定程度上解決人事檔案管理的現(xiàn)存問題，需要我們深入探究、總結(jié)方法、創(chuàng)新模式來改善現(xiàn)存的局面。人事檔案信息化管理模式實現(xiàn)檔案管理開放化、信息化、高效化，是快速數(shù)字化發(fā)展背景下的不二選擇，能突破人事檔案管理的現(xiàn)有局限，充分發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的功能，開創(chuàng)出良好的新局面。

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