提高檔案管理科學化水平的路徑選擇思考

蘇旖妮

摘 要：檔案管理是各企事業單位管理工作中的重要內容，檔案中的信息對于企事業單位制定未來的發展策略有重要的意義。但是，目前的檔案管理工作還存在許多問題，阻礙檔案管理工作的進一步發展。許多對檔案管理工作進行優化，才能提高其管理質量。本文對檔案管理現狀進行分析，并就提高檔案管理科學水水平的路徑選擇進行探討。

關鍵詞：檔案管理；科學化水平；路徑選擇

經濟的發展以及信息技術的進步，使得檔案管理工作有很大的進步，已經逐步朝著規范化的方向發展。但是，從目前的檔案管理工作來看，仍然還有許多不足之處。作為企事業單位工作中的重要環節，檔案管理工作中的不足會影響企事業單位的發展。

一、檔案管理工作的現狀分析

（一）對檔案管理工作不夠重視

目前，許多企事業單位在對檔案進行管理時，都存在比較混亂的情況。由于我國的經濟正處于發展比較快速的時期，許多企事業單位都只關注自身的經濟增長情況，以及在每個年度能夠創造的GDP，所以對檔案管理工作并不重視。而從另一方面來看，檔案管理工作本身就比較繁瑣，要使檔案管理工作有序的進行，并將檔案中的信息資源充分的利用起來，就需要投入比較多的人力和物力。但是，大部分的企事業單位對檔案的利用率都不高，所以不愿意在此項工作中有過多的投入。比如，有的企業或者單位直接安排行政人員兼職檔案管理工作，而行政人員只是簡單的將檔案歸檔，并未對檔案中的信息進行檢查。所以，有的檔案并不完整，甚至其中的信息還存在錯誤，但卻沒有被及時的發現，導致檔案質量得不到保障。

（二）檔案管理的信息化水平低

隨著科學技術的發展，信息技術已經被廣泛的應用到各個領域。雖然不少企事業單位在對檔案進行管理時，也會采取信息管理手段，但總體來說，檔案管理的信息化水平仍然偏低。一個企業的檔案內容比較豐富，涉及到各個方面，信息也比較復雜，各單位通常是利用Excel表格將檔案名稱簡單的記錄下來，并沒有將衍生的文件檔案記錄在其中，也查詢不到詳細的信息。比如，當需要查詢某個檔案時，由于檔案管理方式太過混亂，不僅需要大量的時間去篩選，篩選出來的檔案還不一定準確。要是還需要從檔案中去查詢具體某一頁的信息，其難度會更大。并且，雖然許多企事業單位都會采用計算機管理檔案，但沒有實現檔案信息的共享，這就會導致檔案中的信息資源利用率不高。這種現象的出現，歸根結底還在于檔案管理的科學水水平不夠高，沒有將信息技術的作用充分的發揮出來。

（三）檔案管理場所不夠安全

目前，大部分的檔案都是以紙質形式保存的，由于紙張材料太脆弱，很容易受潮腐爛，導致檔案不完整、信息缺失，甚至整個檔案都只能作廢。如果管理人員沒有做好防火工作，還可能導致檔案室發生火災，造成嚴重的損失。但是，目前仍然有不少的檔案室沒有設置完善的防火設施，也沒有采取足夠有效的措施做好檔案的防潮工作。比如，在連續降雨天氣，室內就會受潮，如果紙質檔案是存放在地上，檔案也會因此而受潮。檔案在受潮后，就會出現發黃發霉的現象，從而縮短檔案的使用壽命，嚴重的會直接導致檔案腐爛。再加上檔案室內或附近的房間中會使用一些電器，當線路出現問題引起短路情況時，可能會引發火災，造成紙質檔案被燒毀，致使大部分的檔案無法使用。

二、提高檔案管理科學水水平的路徑選擇

（一）建立健全的檔案管理機制

要提高檔案管理的科學化水平，首先要有健全的檔案管理機制做保障，為檔案管理工作提供制度保障和依據。所以，各企事業單位需要從本單位的實際情況出發，不斷的完善檔案管理機制。比如，完善檔案管理工作的人員架構，要由一名總的負責人，再根據檔案的類型，為每種類型的檔案安排一名專職管理人員。而總負責人則要檢查各類檔案的管理情況，并給出相應的指導。同時，要明確各崗位的職責，將職責落實到具體的人身上，以免工作過程中的責任歸屬引起管理混亂。而檔案管理人員在對檔案進行管理的過程中，要遵守國家的相關法律法規，并按照單位的規定，對檔案進行保管，還要做好檔案的保密工作。企事業單位還應根據檔案管理的具體落實情況，不斷的對檔案管理機制進行完善，以促使檔案管理工作的科學化水平不斷的提高。最后，嚴格企業工作人員按照流程進行各自檔案資料的運用，如提前申請借閱某個資料，確定好歸還的時間，做好保密工作，都是檔案資料管理工作規范化發展的內容，對于促進檔案管理機制更加完善有著重要意義。

（二）提高檔案管理的信息化水平

傳統的檔案管理對信息技術的應用不足，才會使得檔案管理的效率不高，質量受到影響。所以，在檔案管理中，企事業單位應注重提升檔案管理的信息化水平，根據檔案管理的具體情況，針對性的采用一些新型的管理模式，將紙質檔案轉化為數字檔案，并對數字檔案進行備份，及時的更新檔案信息，以提高檔案信息的安全性和準確性，從而提高檔案管理的信息化水平和科學化水平。比如，引進刻錄機、計算機硬盤軟件等設備進入到檔案管理工作中，將紙質檔案中的信息刻錄成光盤，或者掃描成電子檔案，儲存到信息化檔案管理系統中，再對其備份。當某檔案中的信息有所更新時，檔案管理人員要及時的將更新信息錄入到信息管理系統中。通過對資料進行網絡化格式的方式，可以大大節約瀏覽資料的時間，并提高檔案管理工作人員的工作效率。在實際工作過程中，如果發現某個檔案中的信息不完整，或者信息出現錯誤，則要及時的將其補充完整，對錯誤的信息進行修正，以保證檔案信息的完整性和準確性。當前，ERP信息管理系統的應用已經非常普遍，有利于提升檔案管理的現代化水平，最終滿足企業發展需求。此外，通過建立信息化的檔案管理系統，還能方便查詢所需檔案，可提高檔案管理效率，促使檔案管理科學化管理水平的提升。

（三）提高檔案管理人員的素質

在檔案管理工作中，檔案管理人員的素質起著非常關鍵的作用，素質高的管理人員會不斷的在自己的工作中創新，并不斷的優化工作模式，提高工作效率和質量。而素質低的員工只會在工作崗位上原地踏步，按部就班的工作，并不會主動的去提升自己，運用先進的知識和技術去改變自己的工作方式。因此，企事業單位需要重視對檔案管理人員的管理，提高其綜合素質，使其能夠在自己的工作中更加負責。比如，定期對檔案管理人員進行培訓，使其掌握有關檔案管理的法律法規，學會先進的管理方法和技術，能夠合理的運用計算機技術、網絡技術等對檔案進行管理，并可通過大數據技術、云技術等對檔案數據進行分析。根據分析結果，才能制定出下一步分戰略發展計劃，推動企事業單位的發展。在對檔案管理人員進行培訓的過程中，還需要提升其服務意識，強化其責任意識，使其能夠在對檔案進行管理的過程中，主動的開發檔案中的信息資源，將資源的價值發揮到最大。而企事業單位還應制定完善的檔案管理人員獎懲制度，提高管理人員的工作積極性，促使其更加負責任的對待自己的工作。只有員工的工作質量得到改善，整個檔案管理工作的科學化水平才能得到真正的提升。

三、結束語

綜上所述，在企業的發展中，檔案管理工作發揮的作用非常重要，可以為企業制定各項決策提供參考依據。因此，在檔案管理工作中，通過建立健全的檔案管理機制、提高檔案管理的信息化水平、提高檔案管理人員的素質等方式，可以促進檔案管理工作效率的提高。而將檔案中的信息資源充分的利用起來，可以大大改善檔案管理工作質量，最早達到提高檔案管理工作科學化水平的目的。

參考文獻

[1]李暉.檔案管理科學化水平提高途徑探索[J].卷宗，2017，（28）：38-38.