如何推進(jìn)機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化

楊想榮

摘 要：只有全面加強機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作，形成有效的檔案管理工作體系，完善檔案管理制度和操作方法，調(diào)動檔案管理人員的積極性，才能引導(dǎo)機關(guān)事業(yè)單位檔案管理向著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方向快速發(fā)展。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；標(biāo)準(zhǔn)化；規(guī)范化

本文從機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，分析機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的重點，形成檔案管理的體系，解決當(dāng)前機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的問題。

1.機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的主要問題

1.1檔案管理方式陳舊

檔案管理方式陳舊是當(dāng)前機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的主要問題，目前機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理還主要停留在紙制檔案管理階段，還沒能充分的引進(jìn)信息化的管理方式，檔案管理主要采用人工操作方法，不僅檔案管理人員的工作勞動壓力較大，而且檔案管理工作的效率相對較低，檔案錯誤率較高，沒能發(fā)揮出檔案的使用價值與信息價值。在傳統(tǒng)檔案管理方式影響下，檔案管理占用的場地資源較大，這些檔案數(shù)據(jù)信息的查閱較為困難，現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)信息沒能在公共服務(wù)與公益事業(yè)中發(fā)揮應(yīng)有角色。而且現(xiàn)有的陳舊的檔案管理方式也不利于檔案管理細(xì)化的要求，現(xiàn)有的檔案管理方式極大的影響行政事業(yè)單位的運轉(zhuǎn)效率，不僅增加公共部門的負(fù)擔(dān)，而且導(dǎo)致檔案信息存在著較大的滅失隱患。

1.2檔案管理認(rèn)知不足

目前機關(guān)事業(yè)單位普遍的不重視開展檔案管理工作，檔案管理工作僅是機關(guān)事業(yè)單位運轉(zhuǎn)的輔助部門，機關(guān)事業(yè)單位沒能充分的挖掘檔案資源在輔助決策，提高管理效率，優(yōu)化公共資源配置方面的具體作用，檔案管理有效性不足。首先，機關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視不足，沒能把檔案管理放在突出重要位置，忽略了檔案數(shù)據(jù)信息價值，影響機關(guān)事業(yè)單位檔案事業(yè)發(fā)展。其次，當(dāng)前一般員工在工作時沒能充分的利用檔案數(shù)據(jù)信息，不僅沒有在檔案中找尋行政工作依據(jù)，沒能把檔案管理與日常業(yè)務(wù)工作聯(lián)系起來。第三，基層行政事業(yè)單位沒能配合檔案部門做好檔案收集整理工作，基層部門對檔案部門配合不足，沒能輔助檔案管理部門做好檔案數(shù)據(jù)收集核對工作，影響了檔案管理的質(zhì)量。第四，當(dāng)前檔案的應(yīng)用性較差，由于對檔案管理的重視不足，導(dǎo)致紙制檔案作用發(fā)揮不足，存在檔案數(shù)據(jù)信息內(nèi)容簡單不滿足使用需求問題。

1.3檔案信息化建設(shè)不足

機關(guān)事業(yè)單位的信息化建設(shè)正在快速發(fā)展，機關(guān)事業(yè)單位聯(lián)入互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為基本趨勢，但是機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理還主要停留在紙制階段，目前機關(guān)事業(yè)單位未能在信息化的驅(qū)使下全面提高檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化水平，不能運用標(biāo)準(zhǔn)化的方式制作檔案，導(dǎo)致檔案資源無法有效進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，影響檔案事業(yè)發(fā)展。首先，機關(guān)事業(yè)單位的檔案收集與制作標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的嚴(yán)匱乏，現(xiàn)有的檔案的格式、數(shù)據(jù)、類型嚴(yán)重與信息化要求不符。其次，當(dāng)前事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)信息的收集機制不暢通，現(xiàn)有的檔案運行機制沒能到及時高效傳遞目標(biāo)，存在著檔案安全隱患，嚴(yán)重的影響檔案質(zhì)量。第三，由于信息化手段運用不足，檔案管理系統(tǒng)開發(fā)不足，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息挖掘有限，基層公務(wù)員很難應(yīng)用檔案數(shù)據(jù)信息，影響了國家公共事業(yè)發(fā)展質(zhì)量。

2.機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展方向

2.1規(guī)范化方向

只有提高機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化水平，全面加強機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化水平，才能促進(jìn)機關(guān)事業(yè)單位檔案管理走向正軌，符合時代對檔案事業(yè)提出的要求。因此，當(dāng)前應(yīng)當(dāng)加強機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的制度建設(shè)，明確檔案管理人員的職責(zé)，出臺必要的獎懲機制，促進(jìn)檔案規(guī)范化運行，解決因為檔案管理隨意，檔案管理操作不及時等問題。

2.2標(biāo)準(zhǔn)化方向

只有使用標(biāo)準(zhǔn)化的方式方法，實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)信息全面統(tǒng)一的管理，才能解決檔案管理的問題，為進(jìn)一步實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息化提供必要支持。首先，要根據(jù)國家的相關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，研究細(xì)化機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案數(shù)據(jù)信息的類型，嚴(yán)格規(guī)定檔案數(shù)據(jù)信息格式，為進(jìn)一步實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的網(wǎng)絡(luò)傳遞提供準(zhǔn)備。其次，嚴(yán)格規(guī)范檔案操作人員的水平，通過標(biāo)準(zhǔn)制度檔案審驗制度，全面提高檔案的管理質(zhì)量，解決當(dāng)前檔案運轉(zhuǎn)不足，檔案運轉(zhuǎn)效率低，檔案管理不統(tǒng)一問題。

2.3信息化方向

只有遵循信息化的方向，全面提高檔案事業(yè)的信息化水平，才能體現(xiàn)出檔案事業(yè)的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化意義，才能促進(jìn)更多的機關(guān)事業(yè)單位員工參與到檔案管理中來，發(fā)揮出機關(guān)事業(yè)單位檔案在公共事業(yè)決策、具體事項辦理方面的價值，才能更好的滿足公眾對機關(guān)事業(yè)單位檔案的使用需求。因此，應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新檔案管理方式，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，提高機關(guān)事業(yè)單位人員的信息化水平，滿足信息化檔案管理的基本需求。

3.機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的改革策略

3.1升級檔案管理方式

機關(guān)事業(yè)單位管理改革的深化進(jìn)行，要求機關(guān)事業(yè)單位檔案管理部門同樣進(jìn)行管理方式創(chuàng)新，要求檔案管理部門滿足機關(guān)事業(yè)單位和人民群眾的檔案使用需求。首先，注重向著信息化的方向進(jìn)行檔案管理改革，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，開發(fā)檔案系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的對接模式，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的實時傳遞收集。其次，強化檔案管理系統(tǒng)的功能開發(fā)，根據(jù)用戶的數(shù)據(jù)使用需求，提高檔案的智能化服務(wù)水平，解決檔案管理中的具體問題。第三，加強對檔案數(shù)據(jù)信息的備份管理，提高數(shù)據(jù)的安全性，保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)環(huán)境安全，解決檔案管理的現(xiàn)實問題。第四，形成全員參與的檔案管理機制，明確各級別員工的檔案使用權(quán)限，同時強化落實各級檔案管理人員責(zé)任，形成完善的數(shù)字化檔案管理體系。

3.2加強檔案管理宣傳機制

當(dāng)前只有加強檔案管理宣傳機制建設(shè)，全面宣傳推廣機關(guān)事業(yè)單位的檔案數(shù)據(jù)資源，才能提高檔案數(shù)據(jù)信息有效性，解決檔案數(shù)據(jù)信息管理的實際問題。首先，應(yīng)當(dāng)加大檔案數(shù)據(jù)信息的傳遞意識，引導(dǎo)機關(guān)干部使用信息化的檔案管理系統(tǒng)，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下促進(jìn)各部門人員認(rèn)識檔案的價值，從而推動各部門參與到檔案標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化建設(shè)事業(yè)中來。其次，積極宣傳推廣標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化檔案管理的操作方式，強化宣傳檔案管理制度，提高檔案管理人員與各部門人員數(shù)據(jù)操作意識，從基層就促進(jìn)提高數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性。第三，加強對檔案管理系統(tǒng)的排查工作，注重加強信息技術(shù)的普及，引導(dǎo)相關(guān)人員掌握信息化的操作方法，依靠信息技術(shù)的普及推廣來提高檔案事業(yè)的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

3.3理順檔案管理機制

理順檔案管理機制，形成完善的檔案管理體系，才能促進(jìn)檔案管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化水平持續(xù)提高。首先，要加強對檔案管理工作的重視程度，提高檔案管理部門的嚴(yán)謹(jǐn)性，發(fā)揮檔案管理部門的檔案審核作用，將檔案管理制度嚴(yán)格的落實到每個人身上。其次，全面審查機關(guān)事業(yè)單位檔案，做到檔案管理去粗取精，形成綜合性的檔案管理工作機制，為標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理找好基礎(chǔ)。第三，按照標(biāo)準(zhǔn)化的方式對檔案進(jìn)行規(guī)范重組，著力提高紙制檔案的規(guī)范化水平，全面規(guī)范紙制檔案的著錄工作，提高著錄的可靠性，消除檔案著錄存在差異，進(jìn)一步提高統(tǒng)一分類號管理工作，要根據(jù)國家的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理效率，真正做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一前后標(biāo)引，統(tǒng)一文件標(biāo)引，實現(xiàn)規(guī)范化管理目標(biāo)。

3.4提高檔案管理人員水平

當(dāng)前應(yīng)當(dāng)重點提高檔案人員水平，明確檔案管理人員職責(zé)，加強對檔案管理人員規(guī)范操作與標(biāo)準(zhǔn)操作的意識。首先，建立起全面長期的檔案管理人員培訓(xùn)機制，找準(zhǔn)階段性培訓(xùn)工作的重點，滿足階段性檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的需求。其次，引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，充分檔案管理工作力量，依靠專業(yè)技術(shù)人員提高機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化水平。第三，形成完善的考核獎懲機制，調(diào)動檔案管理人員的積極性，依靠檔案管理人員自身不斷提升，促進(jìn)檔案管理事業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化發(fā)展。

結(jié)論：當(dāng)前應(yīng)當(dāng)形成針對機關(guān)事業(yè)單位檔案管理機制，明確檔案管理工作的重點，全面構(gòu)建完善的檔案管理體系，促進(jìn)檔案管理事業(yè)再上新臺階，達(dá)到高效落實檔案管理任務(wù)，形成檔案管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化操作體系。

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