醫院文書檔案管理存在的問題及解決辦法

羅力華

摘 要：隨著社會的不斷進步。經濟的迅速發展，當前人們的生活已經得到了極大的改善，人們的生活變得越來越好。由于人們生活水平的不斷提高，人們對于自身的健康問題也是越來越關注。在我國醫院已經成為了人們時刻關注的焦點之一，同時我們國家的相關部門也是給予了我國醫院醫療高度的重視。和以往相比，現在的醫療條件是越來越好，醫院在管理、醫療、教學、科研等方面都取得了不小的成果，給人們的生活健康提供了極大的幫助。隨著醫院的不斷發展，漸漸形成了很多歷史記錄檔案，也被稱為醫院文書檔案。

關鍵詞：醫院管理；文書檔案；存在問題；解決方案

現在很多正規醫院都有相關的文書檔案工作，所謂的文書檔案工作是對醫院各個時期所發生的重大事情或開展的重要活動進行記載。醫院的文書檔案工作是一項非常重要的管理工作，文書檔案是醫院在平常的具體運營中產生的，這項工作的前提條件是對醫院的各類文書檔案進行收集。對于每一個醫院來說都應當建立完備的文書檔案管理制度，因為這樣的制度能夠保證文書檔案工作科學順利合理的進行下去。本文從實際出發，結合近些年來我國在醫院文書檔案管理工作中所遇到的具體情況和問題，進行了深入的探究與分析，希望能夠給醫院的文書檔案工作帶來一些幫助。

1 醫院文書檔案工作中具體存在的問題

1.1相關工作人員的專業技術不夠

現在社會中各項工作對于工作人員的要求都非常高，在醫院的文書檔案工作中也應當是如此，但是在實際的情況中，醫院文書檔案中的工作人員和實際的要求相差甚遠。對于文書檔案的工作來說地點一般是在辦公室，工作人員要對自己的文書檔案工作有一定的了解，并且受過一定的工作培訓，要有一定的實際操作經驗。但是現在實際的文書檔案管理工作人員沒有與時俱進的管理思想，缺少相應的專業知識培訓，這樣的狀況會大大的降低醫院文書檔案管理工作的進行效率。

1.2文書檔案工作人員在工作銜接的時候存在問題

醫院的文書檔案工作具體可以分為兩部分，一部分是文書工作另一部分是檔案工作，這兩項工作獨立進行但是又相互聯系。醫院的文書檔案工作當中一定要協調好這兩項工作的進程與聯系，醫院的管理人員也要對這兩項工作建立科學合理的管理制度，來保證文書檔案工作的正常進行。但是實際的工作中文書工作和檔案工作是存在一定差距的，因為在實際的工作進行過程中，兩邊工作人員的溝通較少，工作中的問題不能夠讓對方明確，導致問題一直存在不能夠及時有效的解決，這樣的問題導致文書工作和檔案工作在進行工作銜接的時候存在嚴重的脫節，還有就是存在文件的處理方式不正確，表格做的不標準等現象。這樣的問題會給醫院的文書檔案工作帶來嚴重的阻礙，降低文書檔案工作的工作效率。

1.3文書檔案中的相關資料不全

對于醫院的文書檔案工作來說。文書資料的收集工作是重中之重，這項工作直接影響著后期工作的進程與質量。文書材料的收集工作如果不能夠及時的進行話，一些有價值的文件材料可能會遺失，導致檔案文件的殘缺不全。在實際的文件收集工作過程中遇到的問題是：文件材料的收集比較零散，只有很少一部分有價值的文件轉換成了檔案，而且檔案工作人員也沒有將這些有價值的文件一一歸檔，沒有讓有價值的文件保存下來。再者就是在我國的醫院中普遍都存在重視紅頭文件輕視業務文件，還有就是重視結論性文件輕視過程性文件，這樣的情況也導致了文件的收集工作不能夠順利的進行，讓收集下來的文件不完全。最后就是在醫院中經常會出現計劃了某項工作但是沒有開展，因此就沒有記錄下來，導致在材料收集的時候不能夠有效的收集，讓收集的文件殘缺不全。

2 醫院文書檔案工作的具體管理措施

2.1不斷提高文書檔案工作人員的管理意識

2.1.1主動向領導匯報自己的工作進度

醫院的文書檔案工作一定要讓領導管理者時刻了解工作的進度，所以說及時向領導匯報工作非常重要，文書檔案工作人員通過報告的形式向領導們匯報工作。這樣的工作方式能夠加強領導人員的管理強度。

2.1.2加強領導對文書檔案工作的重視

醫院的文書檔案工作是醫院正常運行中一項必要的工作，同時也是醫院管理工作中的一項非常重要的工作，醫院中的領導要給予這項工作足夠的重視。讓醫院的文書檔案工作能夠與醫院中其他的工作科學協調的進行下去，在醫院中的各項工作應當是共同協調發展。醫院領導者要充分明白文書檔案工作在醫院長期穩定發展中占據的重要作用，給這項工作配備相應的工作設備，不斷改善這項工作的管理制度，制定相應的工作標準，讓這項工作越來越規范化。

2.1.3不斷提高相關工作人員的責任意識

對于醫院的文書檔案這項工作來說，相關工作人員的責任意識非常重要，醫院每年都要對文書檔案的工作人員進行業務培訓，讓工作人員充分學習辦公技能、相應的專業知識，實際經驗等。

2.2不斷改善文書檔案的銜接工作

對于這項工作來說，文件工作是檔案工作的基礎，只有文件收集工作順利的進行，檔案的工作才能夠順利的開展下去，文件的收集質量直接關系到檔案的歸檔質量。

2.2.1建立完整的管理制度

醫院中的文書檔案工作一定要有相應的管理制度，這樣工作開展的時候才有足夠的保證，能夠提高工作效率。對文書檔案工作的工作流程、工作質量、工作效率等都應當有明確的規范，保證文件的質量，文件的格式、文件的來源、文件的程序、文件的內容等都能夠過關。

2.2.2不斷改善工作人員的工作意識

工作人員要清楚的認識到，在這項工作開展的時候工作人員之間的交流非常重要，能夠及時的解決工作中所出現的問題。對制作的表格文件等還要規范化標準化，及時的對收集到的文件進行科學合理的處理，一旦發現文件有所殘缺要及時的對文件進行補充。

3 制定完整的檔案借閱制度并嚴格執行

在醫院中的文書檔案主要是供醫院中的相關工作人員查閱的，因此相關的工作人員在進行檔案的借閱時一定要遵守相關的借閱制度，嚴格的按照借閱程序進行，并且要按照規定的日期歸還。還有就是工作人員在進行借閱的時候一定要保證檔案的完整性，方便之后的工作人員對其進行翻閱。醫院中的工作人員不要對醫院中的檔案對外宣布，保證相關檔案的機密性。

4 結束語

醫院的文書檔案工作記錄著醫院的發展與進步，是醫院中珍貴的記錄資料與財富。相關的工作人員一定要恪盡職守，做好文件的收集工作、文件的歸檔工作、和文件的保護工作。文書檔案的工作人員也應當不斷學習相應的專業知識，勇于探索勇于創新，做好工作中的溝通，協調好文件的收集工作與歸檔工作之間的關系。

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