試論檔案信息化建設(shè)

田濱海

隨著現(xiàn)代社會(huì)信息化程度的提高，檔案信息建設(shè)也成為檔案界普遍關(guān)注的問題。2002年11月25日，國家檔案局、中央檔案館向全國檔案部門下發(fā)了《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，這是促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化水平全面提高的一項(xiàng)重大舉措。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)成為檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇和提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。因此，如何抓住信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展的機(jī)遇，充分發(fā)揮檔案信息來源的優(yōu)勢(shì)，是擺在每個(gè)檔案工作者面前迫切需要解決的課題。

一、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)，使檔案管理模式從以檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變。

檔案信息化是以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以檔案信息資源社會(huì)共享為目標(biāo)的動(dòng)態(tài)發(fā)展過程。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求。

檔案信息化包括檔案信息的數(shù)字化；檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化三層含義。它的實(shí)施就是按照檔案管理的法規(guī)，直接通過計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子檔案信息的收集、整理與傳輸。檔案信息化是一個(gè)以信息技術(shù)廣泛應(yīng)用為主導(dǎo)，檔案信息資源建設(shè)為核心，信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，信息人才為依托，檔案信息、法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)為保障的綜合體系。

二、檔案信息化建設(shè)的重要性

1.檔案管理信息化可以有效改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.可用翔實(shí)的檔案信息支持決策和管理。決策的及時(shí)正確，管理措施的得當(dāng)，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。對(duì)此，檔案信息有著獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，可以發(fā)揮重要作用。

3.檔案管理信息化可為科學(xué)研究和知識(shí)普及等提供智能化服務(wù)。檔案信息化，可一次投入，多次產(chǎn)出，遠(yuǎn)程服務(wù)，資源共享；可縮短二次文獻(xiàn)信息的編著時(shí)間，提高檔案信息利用的時(shí)效性；可提供豐富的具有地方特色的知識(shí)，進(jìn)行愛國主義教育等。

4.檔案信息化建設(shè)是電子政務(wù)實(shí)施的要求。檔案部門管理的檔案很大一部分來源于行政部門形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、錄音、錄像資料。現(xiàn)在連政府機(jī)構(gòu)的信息都放到網(wǎng)上，政府與公眾的互動(dòng)處理也放到網(wǎng)上實(shí)施電子政務(wù)了，網(wǎng)上形成了大量電子黨政管理類文件。檔案人員要管好檔案，就是提前介入電子文件和管理工作中，以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發(fā)揮最大的效益。

5.提高整個(gè)部門的工作效率。實(shí)施檔案管理的信息化后，部門管理員工從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好地從事檔案的收集和編研工作，提高職能部門的工作效率。

三、檔案信息化建設(shè)的舉措

1.建設(shè)數(shù)字化檔案館。檔案信息化建設(shè)具體工作環(huán)節(jié)包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等。隨著社會(huì)文明進(jìn)程的不斷發(fā)展，檔案案卷數(shù)量在不斷的增加，檔案利用也逐步增加。要適應(yīng)新的形勢(shì)，檔案館自身建設(shè)必須加強(qiáng)。建設(shè)數(shù)字化檔案館，實(shí)現(xiàn)信息化管理要求檔案館在自身建設(shè)上要從網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)體系、檔案管理專用軟件體系、檔案數(shù)據(jù)獲取與更新體系、檔案數(shù)據(jù)處理與存儲(chǔ)體系、檔案信息提取與分析體系、檔案數(shù)據(jù)與信息傳播體系、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)體系、檔案咨詢服務(wù)體系、檔案數(shù)字化專業(yè)人員體系、數(shù)字化檔案館用戶體系以及檔案標(biāo)準(zhǔn)與互操作體系等方面著手實(shí)施，改變現(xiàn)有管理手段相對(duì)落后的現(xiàn)狀。

2.安裝使用檔案信息管理軟件，隨時(shí)收集、整理檔案資料，實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化。檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。實(shí)行信息化后，檔案管理達(dá)到自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。數(shù)據(jù)錄入后，可以方便地打印出相關(guān)的收發(fā)文單據(jù)、匯總表，打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。檔案庫中的信息需要統(tǒng)計(jì)，并形成報(bào)表，由計(jì)算機(jī)處理，可以極大地提高管理人員的效率。

3.建立局域網(wǎng)、城域網(wǎng)，發(fā)展廣域網(wǎng)，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段建立檔案專用網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享服務(wù)。利用檔案局域網(wǎng)可以進(jìn)行局館內(nèi)部各部門之間、檔案管理者之間、局館與技術(shù)單位之間、局館與企業(yè)之間、局館與社會(huì)團(tuán)體之間等多方面、多層次的交流，尤其是與Internet網(wǎng)聯(lián)接后，可最大限度地實(shí)現(xiàn)信息共享。

4.增強(qiáng)保密意識(shí)，采取有效措施，構(gòu)筑檔案信息的安全保障體系。檔案部門應(yīng)樹立科學(xué)的正確的檔案信息安全觀念，確保檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全、可靠，防止檔案信息損人害己、泄密和丟失。以《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》、《計(jì)算機(jī)病毒防治管理辦法》等法律法規(guī)為依據(jù)，結(jié)合本單位檔案管理工作的實(shí)際，制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，形成計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理檔案信息的安全保障體系。檔案管理人員必須要有保密意識(shí)，認(rèn)真地對(duì)檔案信息做出鑒定，確定檔案的密級(jí)程度和開放范圍，嚴(yán)格審查，嚴(yán)格管理。同時(shí)，在現(xiàn)代信息社會(huì)中應(yīng)樹立高度的安全意識(shí)，有效地防止人為的干擾破壞，注意防毒殺毒，確保檔案信息的安全性和完整性。

5.制定信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，為檔案信息化建設(shè)奠定有利基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)必須要在統(tǒng)一規(guī)劃的基礎(chǔ)上，采取統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，統(tǒng)一的軟件程序，統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一的工作規(guī)程。

6.建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)。檔案業(yè)務(wù)工作信息化的前提是建立起資源配置合理，特色突出，利用方便的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。只有做好檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，加快檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，盡快形成數(shù)據(jù)規(guī)模，使計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)實(shí)用化，才能把館藏檔案信息進(jìn)一步深入開發(fā)出來，使檔案工作的服務(wù)水平和服務(wù)能力得到提高。

7.加強(qiáng)高素質(zhì)信息化建設(shè)人才的培養(yǎng)，培養(yǎng)懂得計(jì)算機(jī)知識(shí)與檔案管理的復(fù)合型人才，為檔案信息化建設(shè)提供必要的人才保障。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)，檔案人員要有較高的政治素質(zhì)、良好的職業(yè)道德和崇高的敬業(yè)精神。信息化建設(shè)人才不僅需要掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論、熟悉檔案工作的規(guī)律，還要具備現(xiàn)代化管理思想、現(xiàn)代化管理技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并有機(jī)地與檔案工作結(jié)合起來，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展。