檔案服務創(chuàng)新芻議

張洪嬋

搞好檔案利用服務，歷來是檔案工作的出發(fā)點和根本目的。而搞好檔案利用服務，創(chuàng)新是關鍵。只有重視檔案服務創(chuàng)新，努力拓展新的服務空間和服務領域，搞好與檔案服務創(chuàng)新的幾項相關工作，才能使檔案服務創(chuàng)新活動深入、持久地開展下去。

一、怎樣重視檔案服務創(chuàng)新

1、觀念轉(zhuǎn)變是檔案服務創(chuàng)新的關鍵

按照傳統(tǒng)觀念理解，檔案服務就是你來借我提供這么一項簡單工作。過去，碰到有的案卷不好查找，十幾分鐘也調(diào)不出來，只好讓別人先回去，不僅影響了他們的工作，檔案員也很尷尬。如何通過服務創(chuàng)新，設身處地為利用者著想，方便人家調(diào)卷，應當是每個檔案員都要樹立的新的服務觀念。之后，筆者發(fā)明了電話預約調(diào)卷方法。誰要調(diào)卷，先打電話過來，講清楚要查文件的文號或標題（年代久遠的文件因記不清楚文號和標題，要講清楚文件相關的主題詞）；待檔案員將案卷調(diào)出后，在借閱簿上簡單登記，然后電話通知借檔人，到檔案室簽字即可取走檔案。服務觀念轉(zhuǎn)變了，一心一意為利用者考慮，好的服務方法自然就產(chǎn)生了。觀念轉(zhuǎn)變是檔案服務創(chuàng)新的關鍵。

2、檔案服務創(chuàng)新重在實踐

如果不想使檔案服務創(chuàng)新僅僅成為一個響亮的口號，我們就必須在建立新的服務觀念的同時，認真實踐，腳踏實地地開創(chuàng)出檔案服務創(chuàng)新局面。電話預約調(diào)卷方法也不是萬能的，一些工作突然急用檔案，你就應當即刻提供出來。如何創(chuàng)造出一個更好的服務方法，便成了近幾年檔案服務創(chuàng)新實踐的問題。筆者在科學分類基礎上實現(xiàn)了“檔案前期一體化管理方法”，便繼續(xù)嘗試拋開《案卷目錄》，到檔案柜中索取檔案的直接調(diào)卷法。這個方法的具體演示為：當檔案員接到調(diào)卷人簡述后，立即將這些檢索要素轉(zhuǎn)換為檔案分類符號，打開該年檔案柜，從標識著有關檔案分類號的案卷中取出所要查找的檔案和文件。應用直接調(diào)卷法，80%以上案卷可在一分鐘內(nèi)從柜中取出，借閱檔案立等可取。

3、檔案服務創(chuàng)新應當盡可能采用現(xiàn)代科學技術

如今，信息社會的步伐正急匆匆向我們走來，國際互聯(lián)網(wǎng)即將覆蓋全球，信息寬帶正接入越來越多的機關辦公室、企事業(yè)單位和家庭，多媒體數(shù)字互動式通訊技術（如3G手機和高清晰度數(shù)字電視）即將面世，采用現(xiàn)代科學技術作為檔案服務創(chuàng)新手段就不僅是完全可行的，而且是十分必要的。遼寧省檔案局在因特網(wǎng)上開辟了檔案信息網(wǎng)頁，上海市檔案局依托政府公務網(wǎng)建立了檔案信息網(wǎng)，北京市朝陽區(qū)檔案館采用電子觸摸屏查詢檔案信息，都是借助現(xiàn)代科學技術開展的新的檔案服務方式。盡管這些服務方式的應用需要在檔案部門投入一定資金與技術，但是它起點高、見效快、影響大，應當引起檔案界高度重視。

二、努力拓展檔案服務領域與檔案服務空間

1、緊密配合改革開放，拓展檔案服務領域

隨著改革開放而出現(xiàn)的一些新事物或社會深層次問題，往往可以成為拓寬檔案服務的一些新領域。公司上市及轉(zhuǎn)讓、企業(yè)產(chǎn)權資信評估、房改和醫(yī)改、房地產(chǎn)市場交易、知識產(chǎn)權保護、公民維權等社會活動，都為檔案信息服務提供了發(fā)展機遇和新的領域。山西省檔案局以信譽檔案協(xié)助政府治理旅游市場，使得旅游市場秩序取得明顯改觀，游客投訴率明顯下降；青島市檔案局建立了企業(yè)信用檔案系統(tǒng)，使得全市工商、稅務部門實現(xiàn)了信用檔案信息數(shù)據(jù)共享，企業(yè)信譽在網(wǎng)上一覽無遺；寧波卷煙廠檔案室為本廠老牌新品“大紅鷹”申報馳名商標出力。這些事例足以證明，隨著改革開放不斷深入，不斷生發(fā)出新的矛盾，而在解決這些矛盾過程中，必然產(chǎn)生檔案服務新的契機和新的領域。檔案部門要利用好這些機遇，就應當緊緊圍繞各項改革主動提供檔案信息服務，使得檔案服務領域不斷拓展。

2、積極了解檔案需求動向，拓寬檔案服務社會空間

二十世紀九十年代，隨著第一次社會編修志書活動的開始，筆者所在單位檔案室陸續(xù)出現(xiàn)了社會借閱者，他們查閱的案卷以歷史檔案為主。我們便通過檔案利用反饋信息及時捕捉到了社會編史修志的端倪，便有針對性地復印了一些歷史檔案材料，使得他們無準備而來，滿意而歸。在長達五六年的時間內(nèi)，機關檔案室共向社會提供檔案三百余卷次，拓寬了檔案服務的社會空間，充分發(fā)揮出了檔案的社會效益。向社會拓寬服務空間，是未來企事業(yè)、機關檔案工作發(fā)展的一個方向。在步入數(shù)字檔案與虛擬網(wǎng)絡管理之后，我們即將面臨著眾多社會檔案信息利用者，如何很好地為他們服務，是每一個檔案人員都要認真思考與即將直面的問題，也是檔案服務創(chuàng)新有待解決的一個重大課題。

三、檔案服務創(chuàng)新應當搞好的幾項相關工作

1、通過檔案服務創(chuàng)新，建立起新的管理模式和管理制度

新的檔案管理模式和新的檔案管理制度具有釋放人的勞動積極性與創(chuàng)造性，催人奮進，勇于改革創(chuàng)新，不斷打開檔案服務工作新局面的功效；具有理順工廠檔案信息供需關系，構筑起完美與和諧的檔案需求環(huán)境的作用；具有密切聯(lián)系各有關部門，溝通檔案信息需求渠道的功能，它是維護穩(wěn)定而有效的檔案信息供求關系的保證，是持久深入地開展檔案服務創(chuàng)新的基礎。只有在檔案服務創(chuàng)新過程中建立新的檔案管理模式和管理制度，才能徹底革除舊觀念，全面激活檔案服務創(chuàng)新機制，實現(xiàn)檔案服務持續(xù)創(chuàng)新。

2、通過檔案服務創(chuàng)新，構筑充滿時代氛圍的人文環(huán)境

檔案部門要實現(xiàn)全面服務創(chuàng)新，必須建立起充滿時代氛圍的人文環(huán)境，在檔案部門體現(xiàn)出互相信任、互相鼓勵，友好協(xié)作新的人際關系，以利于檔案服務創(chuàng)新思維的高度活躍，不斷地涌現(xiàn)出服務創(chuàng)新成果。檔案借閱室應當充滿現(xiàn)代人文氛圍，除了簡潔明快的服務環(huán)境和服務設施外，還應當實現(xiàn)微笑服務，友好咨詢，禮貌待客，也不妨嘗試輕音樂低徊，鮮花擺上桌等方式，進一步營造和諧溫馨的檔案利用服務氣氛。

3、通過檔案服務創(chuàng)新，建立起檔案信息利用反饋系統(tǒng)

檔案服務創(chuàng)新，也是機關檔案管理不斷對外開放的過程。啟動、刺激與不斷擴大檔案需求，是檔案服務創(chuàng)新的宗旨。為了保證檔案服務創(chuàng)新成為一個持續(xù)不斷的卓有成效的活動，檔案部門可以通過全面考察和精心設計，在檔案信息網(wǎng)絡平臺上建立利用反饋系統(tǒng)，收集、整理、反饋各方面對檔案服務的意見和要求，然后進行梳理、分類，制定出改進方案，不斷完善檔案服務創(chuàng)新機制，提高檔案服務創(chuàng)新水平。