檔案信息服務(wù)與檔案信息服務(wù)模式淺述

梁宗琪

檔案信息服務(wù)模式是由一定歷史時(shí)期的生產(chǎn)力發(fā)展水平和生產(chǎn)組織形式?jīng)Q定的。檔案工作作為人有目的的活動(dòng)的產(chǎn)物，需要與外界的社會(huì)環(huán)境之間進(jìn)行物質(zhì)、能量和信息的交換，在協(xié)調(diào)——失調(diào)——協(xié)調(diào)中達(dá)到新的平衡。在社會(huì)實(shí)踐的不斷變遷中認(rèn)識(shí)和把握檔案信息服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，自覺(jué)調(diào)整目標(biāo)定位和實(shí)現(xiàn)目的的方法、手段，以期在新的水平上重新達(dá)到穩(wěn)定的運(yùn)行和協(xié)調(diào)發(fā)展，是保持檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展的力量之源。

一、檔案信息服務(wù)

1.檔案信息服務(wù)含義

檔案信息服務(wù)從廣義上講，指的是檔案信息機(jī)構(gòu)整個(gè)的業(yè)務(wù)工作。即所有為了促進(jìn)檔案信息流通，加快檔案信息傳播，提高檔案信息利用率，便于利用者獲取檔案信息所進(jìn)行的各項(xiàng)活動(dòng)。狹義上講，是指檔案館（室）工作人員根據(jù)利用者的檔案信息需求，組織利用者獲取和利用檔案信息的工作。本文所說(shuō)的檔案信息服務(wù)主要指的是后者，是檔案部門為了最大限度的發(fā)揮檔案信息的社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益，在服務(wù)理念支配下，通過(guò)健全的制度、合理的程序，特定機(jī)構(gòu)而將檔案信息通過(guò)各種方式提供給利用者利用，并為社會(huì)大眾創(chuàng)造良好的檔案信息利用氛圍、環(huán)境，以發(fā)揮檔案作為人類活動(dòng)記錄的作用，提高社會(huì)整體的檔案信息服務(wù)水平，并通過(guò)檔案信息服務(wù)工作的成功開(kāi)展帶動(dòng)檔案工作其他環(huán)節(jié)的發(fā)展，以提高檔案事業(yè)的社會(huì)地位。此外，本文的檔案信息服務(wù)指的是檔案部門的檔案信息服務(wù)工作，它與我們平常說(shuō)的檔案信息利用工作并無(wú)本質(zhì)差別。

2.檔案信息服務(wù)系統(tǒng)構(gòu)成要素

檔案信息服務(wù)系統(tǒng)由檔案信息服務(wù)對(duì)象——利用者、檔案信息服務(wù)人員——檔案工作者、檔案信息服務(wù)設(shè)施、檔案信息服務(wù)方法、檔案信息服務(wù)資源構(gòu)成。利用者是檔案信息服務(wù)的客體，是檔案信息服務(wù)存在的原動(dòng)力；檔案工作者是檔案信息服務(wù)的主體，包括相關(guān)的業(yè)務(wù)人員與服務(wù)人員；檔案信息服務(wù)設(shè)施是檔案信息服務(wù)工作的物質(zhì)條件；服務(wù)方法與信息資源分別是檔案信息服務(wù)實(shí)現(xiàn)的前提與工作對(duì)象。這些要素相互依存，共同構(gòu)成了檔案信息服務(wù)系統(tǒng)。檔案信息服務(wù)系統(tǒng)是檔案信息服務(wù)模式運(yùn)行的先決條件，它與檔案信息服務(wù)模式共同構(gòu)成檔案信息服務(wù)工作的基本框架。此外，從檔案工作系統(tǒng)本身來(lái)看，檔案信息服務(wù)系統(tǒng)還要受到檔案鑒定、檢索、檔案信息開(kāi)發(fā)及公開(kāi)等諸多環(huán)節(jié)的影響。

二、檔案信息服務(wù)模式

1.檔案信息服務(wù)模式含義

模式是某類問(wèn)題的方法論，是問(wèn)題解決方案的核心，管理理念的具體化，是一種被組織和社會(huì)所認(rèn)同與接納的管理法則，好的模式可以用效益去審視、評(píng)價(jià)。從系統(tǒng)論角度看，模式不僅是指由理念、組織方式、技術(shù)以及多種物質(zhì)要素構(gòu)成的具有一定功能的有機(jī)整體，是對(duì)組成要素及其基本關(guān)系的描述，也是諸要素之間相互作用、推進(jìn)其運(yùn)行變化的動(dòng)態(tài)過(guò)程系統(tǒng)。當(dāng)某種模式賴以生存的內(nèi)外環(huán)境發(fā)生變化時(shí)，固有模式的構(gòu)成要素以及要素之間的關(guān)系必將進(jìn)行變革、重組，最終形成更加令人滿意的新模式。隨著運(yùn)行環(huán)境的變化，模式的轉(zhuǎn)變是必然的，但轉(zhuǎn)變是有條件的，也需要一個(gè)過(guò)程。檔案信息服務(wù)模式是指在檔案信息服務(wù)理念這種精神的支配下，通過(guò)制定一系列檔案信息服務(wù)制度，來(lái)規(guī)范檔案信息服務(wù)機(jī)構(gòu)的運(yùn)行與檔案信息利用者的行為，使社會(huì)檔案信息需求與供給達(dá)到平衡狀態(tài)的一種檔案信息服務(wù)系統(tǒng)運(yùn)作狀態(tài)。檔案信息服務(wù)模式一旦建立并發(fā)揮作用，就會(huì)對(duì)檔案信息服務(wù)工作形成潛在的、持久的約束，使檔案信息服務(wù)工作的各方面在服務(wù)模式的規(guī)范下有序開(kāi)展，但是，檔案信息服務(wù)模式又不是持久不變的，它必將隨著社會(huì)實(shí)踐這個(gè)大的運(yùn)行環(huán)境的變化而變化。

2.檔案信息服務(wù)模式的構(gòu)成

服務(wù)理念是理念的子概念。理念的產(chǎn)生源于哲學(xué)。理念是人對(duì)于不同事物從自身角度出發(fā)確（認(rèn)）定下來(lái)的正確看法，并用于指導(dǎo)人們的行為實(shí)踐，理念是一種意識(shí)。人對(duì)于不同的事物有著不同的理念，如營(yíng)銷理念、管理理念、服務(wù)理念等。對(duì)于理念，不同的角度有不同的表述。但最根本的一點(diǎn)，理念是形而上學(xué)，富有理想色彩但又不空洞，可以轉(zhuǎn)化為一定的制度，可以對(duì)實(shí)踐起著永恒指導(dǎo)作用的一種理論上的“信仰”。需要強(qiáng)調(diào)的是，理念本身有正確的和錯(cuò)誤之分，理念是行為人自身?yè)碛胁⒄J(rèn)為正確的看法，并不代表其本身真的正確。

從理論與實(shí)踐兩個(gè)方面看，服務(wù)理念對(duì)于檔案信息服務(wù)部門的意義在于它是檔案信息服務(wù)部門行為最本源的東西，與其行為有著因果關(guān)系，服務(wù)理念是因，行為是果；服務(wù)理念是行為的主導(dǎo)，行為是服務(wù)理念的實(shí)現(xiàn)，服務(wù)理念決定檔案信息服務(wù)部門的存在與發(fā)展，是一種精神，這個(gè)精神自然還要支配服務(wù)制度的制定。檔案信息服務(wù)部門的規(guī)模越龐大，服務(wù)理念的重要性就越突出；檔案信息服務(wù)部門行為的一致性要求越高，對(duì)服務(wù)理念的依賴性就越大。沒(méi)有正確的服務(wù)理念，檔案信息服務(wù)部門越是努力其損失就越大。

對(duì)于服務(wù)機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，服務(wù)理念也是組織核心競(jìng)爭(zhēng)能力的體現(xiàn)。組織與組織之間根本的區(qū)別就是理念上的區(qū)別，進(jìn)而在理念的指導(dǎo)下在組織宗旨、構(gòu)成、活動(dòng)及其活動(dòng)結(jié)果上引起一系列的不同。對(duì)組織是這樣，對(duì)一個(gè)民族、對(duì)一個(gè)國(guó)家同樣是這樣。一個(gè)民族可以因?yàn)槠湔莆樟丝茖W(xué)技術(shù)知識(shí)而昌盛，但最初的根源卻來(lái)自于其“崇尚知識(shí)”的理念。反思?xì)v史上各種文明崛起與衰落的背后，無(wú)不打上了理念的烙印。所以，檔案部門作為一個(gè)社會(huì)信息服務(wù)部門，首先應(yīng)該確立的是服務(wù)理念，而不是再三強(qiáng)調(diào)服務(wù)意識(shí)，這關(guān)乎檔案信息服務(wù)工作的全局，因?yàn)榉?wù)理念是檔案信息服務(wù)模式的核心。

服務(wù)制度就是在服務(wù)理念支配下建立的有關(guān)服務(wù)機(jī)構(gòu)權(quán)限、職責(zé)、服務(wù)方式、程序等一系列的規(guī)章制度。服務(wù)制度內(nèi)容廣泛，只要是與檔案信息服務(wù)工作有關(guān)的內(nèi)容，都可以納入其調(diào)整范圍。服務(wù)制度是服務(wù)理念的體現(xiàn)，透過(guò)服務(wù)制度我們可以了解服務(wù)機(jī)構(gòu)的宗旨、職責(zé)等相關(guān)信息。沒(méi)有服務(wù)制度，服務(wù)理念將無(wú)法體現(xiàn)，更無(wú)法達(dá)到預(yù)想的服務(wù)效果，沒(méi)有服務(wù)理念，服務(wù)制度就失去了根基，也就沒(méi)有制定的意義。對(duì)于檔案信息服務(wù)部門來(lái)說(shuō)，完善的服務(wù)制度是各項(xiàng)服務(wù)工作順利進(jìn)行的保障，也是檔案信息服務(wù)模式形成的關(guān)鍵。服務(wù)機(jī)構(gòu)服務(wù)機(jī)構(gòu)是將服務(wù)制度、服務(wù)方法與程序等服務(wù)環(huán)節(jié)付諸于實(shí)踐的組織。檔案信息服務(wù)部門就是提供檔案信息的服務(wù)機(jī)構(gòu)，具體是指公共檔案館，包括歷史檔案館、綜合檔案館與專業(yè)檔案館。檔案信息服務(wù)機(jī)構(gòu)是檔案信息服務(wù)模式形成的組織者，它的設(shè)置不應(yīng)是一成不變，應(yīng)該隨著服務(wù)工作的變化，結(jié)合政治、經(jīng)濟(jì)、文化等條件而變化，符合高效、低耗的原則，不應(yīng)“一刀切”。