如何做好文書檔案中的鑒別工作

張曉敏

文書檔案是機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。文書檔案記錄了一個社會組織所從事的各類管理活動，如黨群管理、財務管理、人事管理、業務管理等。文書檔案是一個社會組織各項工作的真實記錄，是各項事業持續發展的重要依據，既能指導現實工作又能為查考歷史提供重要的憑據。如何做好文書檔案中的鑒別工作是檔案管理人員的歷史責任。

一、做好文書檔案中鑒別工作的重要性

（一）做好文書檔案中鑒別工作有利于對重點檔案的保管

從時間角度來說，現行機關、企事業的文書檔案絕大多數始于上個世紀的六、七十年代，距今已有四、五十年的時間。根據我國《檔案法》的有關規定，在現存的很多檔案中，存在著已超過保管期限或者已失去保存利用價值的檔案，這就凸顯出文書檔案中鑒別工作的緊迫性和重要性，因此正確判定檔案價值，剔除已失去保存價值的檔案，是有利于提高文書檔案自身價值的重要環節。

（二）做好文書檔案中鑒別工作，有利于對人、財、物的合理使用

近年來，由于機關、團體、企事業單位行政管理事務的不斷增多，使文書檔案的數量急劇增多，導致了庫房緊張、設備短缺、經費不足等問題頻繁出現。通過對文書檔案的有效鑒別，有利于檔案庫房、設備人員的合理和有效利用。提高檔案人員的整體業務水平，實現優質服務。

二、文書檔案中鑒別工作價值鑒別標準的確定

文書檔案鑒別標準是使文書檔案鑒別工作得以順利進行的關鍵，是提高文書檔案鑒別工作質量的重要保證。文書檔案的價值是客觀存在的，而價值鑒別對檔案價值的認識和評價帶有很強的主觀性。為使主觀認識活動最大限度地符合客觀實際，保證文書檔案鑒別工作的質量，必須建立明確的檔案價值鑒別標準。文書檔案價值鑒別的標準主要有檔案來源標準、檔案內容標準、檔案的形式特征標準、相對價值標準和效益標準等。

（一）文書檔案的來源標準

文書檔案的來源通常指文書檔案的形成者。一般情況下，形成者在社會活動中的地位越高，其形成的檔案價值越大。首先，本單位的檔案通常需要重點保存，外單位的來文需要根據來文機關的地位、職能、以及與本單位的關系具體判斷其價值。其次，在本單位制成的文件中，不同的撰稿者和制發機構也會對檔案價值產生不同影響，主要職能部門或人員形成的檔案往往比一般事務部門或人員形成的檔案價值相對要高。

（二）檔案的內容標準

社會對文書檔案的需求集中反映在對文書檔案內容的需求上，因此，內容標準是文書檔案鑒別的最重要的依據。鑒別時主要應依據文書檔案內容的重要性、真實性、客觀性、獨特性、時效性等因素進行價值判斷。一方面文書檔案所記錄實事的重要程度越高、典型性越突出、真實性與客觀程度越高，文書檔案的價值越大。例如，反映本單位主要職能活動、中心工作和基本情況的比反映非主要職能活動、日常工作和一般情況的重要，反映典型問題的比一般問題的重要；另一方面文書檔案內容越新穎獨特，或者越富于本單位特色，文書檔案的價值越大。保存這類文書檔案，有助于檔案室形成自己的特色，提高文書檔案的室藏質量。此外，文書檔案內容的時效性也會影響文書檔案價值的大小。因此，鑒別文書檔案時要具體分析每份文件的實效性對價值的影響。

（三）檔案的形式特征標準

文書檔案的形式特征通常是指文書檔案的名稱、形成的時間、載體形態和記錄方式等。這些形式特征在某種情況下會對文書檔案的價值產生一定影響。

（四）相對價值標準

相對價值是指被鑒定的文書檔案與其他文書檔案相比較而存在的價值。在一定情況下，某些文書檔案的保存價值可以相對提升或降低。相對價值的高低主要依據文書檔案群體的完整程度。因此，根據這一規律，文書檔案鑒定不能只著眼于文書檔案個體本身，還應綜合考慮全宗的完整程度。

（五）效益標準

效益標準是近年來檔案界提出的一個新的具有實用性的鑒定標準。效益標準認為文書鑒定檔案的價值必須考慮保管文書檔案的投入與利用文書檔案產品之間的比率。效益標準的提出和接受，是文書檔案鑒定標準日趨實用化的重要表現。

三、影響文書檔案中鑒別工作的因素

文書檔案價值鑒定是一項對文書檔案工作者要求非常高的業務工作，它要求文書檔案工作者不僅具有優秀的政治素質和道德修養，而且具有廣博的知識面和豐富的文書檔案價值鑒定經驗，文書檔案價值鑒定人員的心理在一定程度上直接制約著文書檔案價值鑒定的活動過程。因此建立文書檔案價值鑒定標準體系必須立足于現狀，根據存在的不同問題制定相應的文書檔案鑒定標準，從而建立文書檔案價值鑒定過程中更加規范的標準。

四、做好文書檔案中鑒別工作的途徑

文書檔案價值鑒定的難度較大，應結合本單位的實際開展文書檔案價值鑒定工作，不斷完善補充文書檔案價值鑒定工作中的標準，使文書檔案中的鑒別工作有章可循，確保文書檔案鑒別工作的健康發展。

（一）文書檔案中鑒別工作的方法

鑒別文書檔案價值的基本方法就是直接、具體地審查文書檔案，通常情況下，這種方法也被稱為直接鑒定法。直接鑒定法要求鑒定人員逐件逐張審查文書檔案材料，從文件的內容、作者、名稱、可靠程度等方面考察分析，確定其價值，而不是僅僅根據案卷目錄、案卷標題或文件目錄、文件題名等來簡單判定文書檔案的價值。一般情況下，文件題目和案卷目錄應該正確反映文件和案卷的內容及成分，但有時候也會出現題目中文種使用不當或組卷不合理的情況，導致題目和目錄不能正確提示文件或案卷的內容和成分。若簡單地根據他們去判定文書檔案的價值，就可能使文書檔案中鑒別工作發生錯誤。為了保證文書檔案中鑒別工作的質量，必須直接審查文書檔案材料的內容。

（二）文書檔案中鑒別工作的步驟

第一步，在文件歸檔時確定是否屬于歸檔范圍，剔除一部分沒有保存價值的文件，由機關文書處理部門或業務部門保存一、二年后銷毀。國家檔案局對歸檔文件的范圍作出了明確規定，各單位應根據規定，結合本單位的實際情況確定具體的歸檔范圍。文書工作人員和檔案工作人員在歸檔工作中應增強檔案價值意識，用檔案價值鑒定的原則和方法指導歸檔文件的選擇。 第二步，對歸檔文件確定其保管期限，即確定文書檔案的“生存期”。通常的做法是各單位在每年的歸檔類目中預定每個案卷或每份文件的保管期限，正式整理時再根據文件的內容和保存價值確定每卷或每件最終的期限。這一階段的鑒定工作主要由機關文書立卷人員具體實施。 第三步，到一定年限后對文書檔案的價值進行復審。復審主要采取兩種形式：一是移交復審，即需要向檔案館移交檔案的機關在移交檔案時，由本機關檔案人員和檔案館的接收人員共同對移交檔案的期限加以審查。二是到期復查，即對于定期保管的文書檔案在保管期滿后，重新審查這些文書檔案是否需要繼續保存。對于保管期滿但仍具有保存價值的文書檔案，要重新劃定保管期限，對于確實失去保存價值的文書檔案，要剔除并按規定程序進行銷毀。

參考文獻

[1]《淺析做好文書檔案管理工作的重要性》，邱笛聲，《華章》，2011年第7期。

[2]《淺析文書工作在檔案管理工作中的重要性》，葉燕，《大科技》，2011年第8期。

[3]《淺析如何加強文書檔案管理》，于春燕，《黑龍江檔案》，2013年第2期。