電子檔案傳統(tǒng)安全管理方案淺析

李華

從管理的內(nèi)容看，電子檔案傳統(tǒng)安全管理就是要保證處于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的各個(gè)物理位置、邏輯區(qū)域、存儲(chǔ)和傳輸介質(zhì)中的電子檔案內(nèi)容，在動(dòng)態(tài)和靜態(tài)過程中均保持其真實(shí)性、完整性、可用性，而要做到這些，就要涉及到電子檔案與人、網(wǎng)絡(luò)、環(huán)境有關(guān)的技術(shù)安全、結(jié)構(gòu)安全和管理安全等各個(gè)部分，這幾個(gè)部分又是相互依賴、互為補(bǔ)充的。從管理的范圍看，電子檔案傳統(tǒng)安全管理包括很多個(gè)組成部分，如硬件的安全、軟件的安全、文件的安全、數(shù)據(jù)的安全等等。這些部分是相互依賴和相互支持的，其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)出錯(cuò)，都會(huì)影響電子檔案的安全。從管理的階段看，電子檔案傳統(tǒng)安全管理貫穿電子檔案的孕育期到維護(hù)期，涉及到電子檔案形成、收集、積累、鑒定、歸檔、保管、利用的全過程，每個(gè)階段的安全也是相互依存的，前一階段檔案安全保護(hù)工作的質(zhì)量直接決定下一階段工作的質(zhì)量。就目前我國電子檔案傳統(tǒng)安全管理的實(shí)際工作情況而言，電子檔案安全管理主要還是依據(jù)傳統(tǒng)載體檔案的保護(hù)方法，“以防為主，防治結(jié)合”，其主要的關(guān)注對象是電子檔案載體本身的安全，對其周圍環(huán)境及管理方面的影響涉獵較少，具體總結(jié)如下：

一、電子檔案傳統(tǒng)安全管理措施

1.載體安全保護(hù)。第一保證電子檔案載體的制成材料質(zhì)量過關(guān)。硬件、軟件、磁盤、光盤、輸入輸出設(shè)備、信道信宿、其他反饋系統(tǒng)等都是電子檔案生成、存儲(chǔ)、傳輸和提供利用全過程的基礎(chǔ)。電子檔案制成材料主要有電子檔案的載體用料和記錄用料及相關(guān)設(shè)備用料。第二保證電子檔案載體物理上的安全。這是使其能夠通過電子計(jì)算機(jī)的軟硬件平臺，完整、準(zhǔn)確并以人們可以理解的形式輸出的前提。一般來說，電子檔案最終的載體都是磁、光介質(zhì)載體，這些存儲(chǔ)載體的壽命直接影響到人類獲取信息的期限。這些載體因?yàn)樽陨淼拇嗳跣裕瑢Ρ９墉h(huán)境要求甚高，所以要增加投入，為其提供適合的、嚴(yán)格的保管環(huán)境。

2.硬拷貝保護(hù)。硬拷貝管理其實(shí)質(zhì)是電子檔案的物理歸檔，在電子檔案產(chǎn)生或接收時(shí)，打印輸出硬拷貝（紙或膠片），在紙質(zhì)檔案保管系統(tǒng)內(nèi)管理，而將計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)的電子檔案刪除。這種方法的優(yōu)點(diǎn)是價(jià)格便宜，所需技術(shù)不多，有成熟的管理和保護(hù)方法來管理這些硬拷貝。但這種處理方法其實(shí)是紙質(zhì)檔案歸檔的一種變形，不僅失去了電子檔案多途徑、快速檢索的特點(diǎn)，也損毀或破壞了電子檔案的背景信息和完整性。

3.電子拷貝保護(hù)。用脫機(jī)媒體拷貝電子檔案，例如制作電子檔案的磁帶備份、光盤備份、磁盤備份，將這些電子備份保存在檔案庫內(nèi)，形成電子檔案。這種方法的優(yōu)點(diǎn)是能保留數(shù)字方式對電子檔案檢索的特點(diǎn)，并能在一定程度上比較完整地保存電子檔案的內(nèi)容與背景信息，但電子檔案所使用的磁性載體對庫房環(huán)境要求非常嚴(yán)格，所以在管理上依然存在著很大的風(fēng)險(xiǎn)。

4.“雙套制”保護(hù)。以硬拷貝與電子拷貝雙重備份方式來管理和保護(hù)電子檔案，形成兩種介質(zhì)、同一內(nèi)容的兩套檔案。國家檔案局、中央檔案館頒布的《電子文件歸檔及電子檔案管理辦法》中規(guī)定：“具有保存價(jià)值的電子文件，必須適時(shí)生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進(jìn)行歸檔時(shí)，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔”。“雙套制”既保存了電子檔案的內(nèi)容信息，又保存了電子檔案應(yīng)有的特點(diǎn)與作用。但“雙套制”兼容了兩者所投入的人力物力，成本較高，除此之外，在這種保護(hù)方法下，電子檔案因?yàn)闆]有經(jīng)過運(yùn)行和處理，沒有在現(xiàn)行期發(fā)生效力，沒有相應(yīng)的元數(shù)據(jù)，它的檔案屬性和證據(jù)力是不完整的，往往淪為紙質(zhì)檔案的數(shù)字化副本。

5.雙軌制保護(hù)。文件在生成、運(yùn)轉(zhuǎn)直到歸檔成為檔案的過程中，紙質(zhì)文件與電子文件共存聯(lián)動(dòng)，即兩種版本的文件同步隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)，相輔相成，互為補(bǔ)充。實(shí)行雙軌制的機(jī)構(gòu)在文件進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)程序時(shí)就形成電子與紙質(zhì)兩種版本，有關(guān)人員要對同樣內(nèi)容的兩種文件進(jìn)行重復(fù)或部分重復(fù)的辦理。在辦理完畢后，雙軌制大多導(dǎo)致雙套歸檔。由于雙軌制是紙質(zhì)、電子全程共存，電子文件參與相關(guān)的事務(wù)處理，有完整的元數(shù)據(jù)，所以在此基礎(chǔ)上電子文件邏輯歸檔和物理歸檔完成后會(huì)成為真正意義上的電子檔案。因此可以說，雙軌制比雙套制要完善一些。但是雙套制存在的弊端，也被雙軌制繼承下來。

二、電子檔案傳統(tǒng)安全管理措施的局限性

通過對電子檔案傳統(tǒng)安全管理措施的研究，筆者發(fā)現(xiàn)安全管理措施，只是傳統(tǒng)保管措施針對數(shù)字化發(fā)展態(tài)勢的一種延伸和改造，雖然能夠起到一定的效果，但并不能從實(shí)質(zhì)上避免風(fēng)險(xiǎn)。筆者認(rèn)為電子檔案傳統(tǒng)的安全管理措施主要存在著以下五種局限性：盲目性、非系統(tǒng)性、低效率性、被動(dòng)性和缺乏制度性。

（1） 盲目性。作為電子檔案的最終管理者，檔案部門對于電子檔案所處的風(fēng)險(xiǎn)沒有進(jìn)行更深刻的探究，沒有從更深層次上發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的原因。對于所采取的措施只是“人云亦云”，進(jìn)行簡單的跟風(fēng)，沒有針對性，對于造成本組織電子檔案風(fēng)險(xiǎn)的因素沒有深入探究，甚至談不上什么了解，對于所采取的應(yīng)對措施更談不上什么研究，對其用途更是“知其然，不知其所以然”。最終在風(fēng)險(xiǎn)來臨之時(shí)，不能有效地控制風(fēng)險(xiǎn)。

（2） 非系統(tǒng)性。電子檔案的風(fēng)險(xiǎn)往往并不是單一因素所造成的，除了內(nèi)部因素外，還有外部因素。內(nèi)部因素和外部因素兩者相加，大大加劇了電子檔案所遭遇風(fēng)險(xiǎn)的強(qiáng)度，而傳統(tǒng)的電子檔案保護(hù)措施，往往采取的是單一的防護(hù)措施，對于電子檔案的保護(hù)會(huì)出現(xiàn)“頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳”的現(xiàn)象，最終還是不能避免電子檔案風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。電子檔案保護(hù)的過程是一個(gè)復(fù)雜的過程，對于其自身及其所蘊(yùn)含信息的保護(hù)是一個(gè)系統(tǒng)性工程，非系統(tǒng)的、簡單的防護(hù)措施并不能從根本上解決問題。

（3） 低效率性。傳統(tǒng)保護(hù)措施的低效效率性主要體現(xiàn)在對于電子檔案的保護(hù)成本過高，而對于電子檔案風(fēng)險(xiǎn)的防范并不能取得相應(yīng)的效果，這之間不能形成一種正比關(guān)系，從而造成人力、物力、財(cái)力上的巨大浪費(fèi)。在目前檔案部門經(jīng)費(fèi)普遍緊張的情況下，這種投入與產(chǎn)出之間不成比例的現(xiàn)象，不能引起主管部門的重視，進(jìn)而不能夠刺激主管部門加大對于電子檔案安全管理的投入。

（4） 被動(dòng)性。電子檔案傳統(tǒng)保護(hù)措施往往是被動(dòng)而為之。對于可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，囿于檔案工作者自身信息技術(shù)方面知識的欠缺，對信息技術(shù)發(fā)展了解不足，而維護(hù)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和相關(guān)系統(tǒng)的技術(shù)人員又往往對電子檔案的知識掌握不足，兩者之間這種信息鴻溝，使電子檔案在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生之前往往不能采取有效的措施加以預(yù)防，只待風(fēng)險(xiǎn)成為現(xiàn)實(shí)之后，才采取相應(yīng)的措施進(jìn)行補(bǔ)救。

（5） 缺乏制度性。電子檔案的傳統(tǒng)保護(hù)措施缺乏制度性主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一方面電子檔案的安全管理在實(shí)施過程中缺乏制度和標(biāo)準(zhǔn)的保障，在實(shí)施過程中沒有具體的操作程序可以執(zhí)行，檔案工作者在操作過程中，存在很大的隨意性，在此期間，再次發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的可能性增加，風(fēng)險(xiǎn)的疊加，會(huì)給電子檔案帶來更大的危害。另一方面國家對于電子檔案安全管理缺乏相應(yīng)的法律法規(guī)進(jìn)行規(guī)范。以往發(fā)布的相關(guān)法規(guī)一般都集中在信息安全方面，但是電子檔案的安全管理有其特殊性，國家在此方面的關(guān)注度不足。

正因?yàn)閭鹘y(tǒng)的安全管理不能夠滿足電子檔案的安全要求，我們有必要把目光轉(zhuǎn)向其他領(lǐng)域，尋求更加合理、科學(xué)的方法，來維護(hù)電子檔案的真實(shí)性、完整性和可用性等。風(fēng)險(xiǎn)管理以其前瞻性、全面性、系統(tǒng)性及科學(xué)性引起檔案界的注意。