淺析新形勢下如何做好醫院人事檔案管理工作

摘 要：人事檔案是在管理企、事業單位所屬人員過程中形成的、集中保存的一種特殊的專門檔案，是一個單位檔案管理的重要組成部分[1]。醫院的人事檔案管理工作，是醫院深化改革的關鍵環節，對于醫院人才的利用和培養以及未來發展具有重要意義。本文分析了醫院的人事檔案管理存在的問題，探討如何將網絡信息化應用于醫院人事檔案管理，希望對醫院人事檔案管理有所幫助。

關鍵詞：新形勢下；醫院；信息化；人事檔案管理

1 當前醫院人事檔案管理工作存在的問題

1、人事檔案資料缺乏真實性和完整性。人事檔案由醫院工作人員的各方面信息組合而成，收集信息是檔案管理工作的重要內容之一，記載人事檔案過程中，涉及到很多過往的信息，信息的真實性和準確性無從考察。目前，大多數檔案仍以記載經歷性的資料為主，因書寫不規范等原因，造成信息的不準確、不完整，降低了人事檔案管理的真實性和可靠性，不能完整、客觀的反映出工作人員的醫德醫風、工作量、工作能力、服務態度等，體現不出工作人員的整體素質，醫院任賢用能需要長時期的考察才能得出結論。

2、人事檔案管理制度不健全。我國早在上個世紀業已出臺人事檔案管理規范、保管等一系列規章制度，嚴格規定了檔案管理的物理環境和硬件設施，然而，受傳統觀念的影響，醫院的人事檔案管理制度較為陳舊，難以適應人事制度改革的要求。有些醫院的檔案管理者沒有認識到檔案的重要作用，沒有及時更新和完善人事檔案管理制度，或者制度沒有落實到位，甚至存在隨意修改檔案現象，沒有完善檔案管理的考核激勵機制，沒有把人事檔案管理納入目標考核。這些因素制約了人事檔案管理工作的開展。

3、人事檔案管理手段落后。人事檔案材料在收集、歸檔、整理、分類、保管等方面手段較為落后，傳統的手工收集與整理信息方式已不適應醫院的發展，也不適應檔案信息的管理要求，但是很多醫院的檔案管理工作仍采用手工整理，還停留在紙質資料的管理水平，信息化水平較低，缺乏完善的管理軟件和網絡環境。純人工管理人事檔案，造成人力、物力資源的大量浪費，管理中存在歸檔材料遺失、錯放、漏放等差錯，不利于信息化進程，不利于提高檔案管理水平，使檔案失去真實性。醫院檔案管理資金投入較少，基礎設施不夠完善，有的醫院降低人事檔案管理標準和配置，從業人員兼職管理或不符合上崗資質，保密制度不健全或形同虛設，基礎設施不符合國家標準或未按國家標準及時更新。

4、檔案管理人員的素質有待提高。很多醫院對檔案管理工作的認識不清，弱化對人事檔案的定位，認為檔案管理工作只是歸納整理和存放檔案，沒有技術性和理論性要求，沒有將其與選人用人、人才整合、人才開發和培養等人才應用有效結合起來，配備檔案管理人員不重視學歷和技能水平、工作經驗等，或安排婦女，或安排年級較大的人員管理檔案，或委派人員兼職管理，造成檔案管理工作質量不高。

5、人事檔案數據利用不足。人事檔案具有全面性、現實性，真實、有效的人事檔案是個人經歷的反映，能幫助準確了解干部成長經歷，為醫院人力資源管理提供基礎數據，在培養人才、搭建梯隊等方面提供詳實、準確的信息。目前，醫院在選人用人等關鍵環節中忽視了人事檔案重要信息，僅在提供親屬證明等事務性工作中發揮作用。

2 新形勢下做好醫院人事檔案管理工作的策略

1、提高對檔案管理的認識。一方面，應提高檔案管理對醫院人才選拔和醫院整體管理重要性的認識，提高對檔案管理工作的重視程度，在資金、技術和人員上予以大力支持。另一方面，將醫院人事檔案的管理與醫院業務建設同步發展，發揮領導的力量宣傳檔案管理的意義，提升醫院職工的檔案管理意識與法律意識。要讓檔案管理人員認識到檔案管理工作關系到醫院的發展，關系到干部職工的職業發展，提高檔案管理工作的主動性和自覺性。

2、完善人事檔案管理制度。人事檔案管理制度包括責任制、監督機制和激勵考核制度等。要明確檔案管理信息收集、整理、總結、存檔等各方面工作的負責人，使信息收集者端正工作態度，認真負責。健全動態化、更加的管理制度，完善激勵考核制度，調動檔案管理人員的工作積極性，使檔案管理工作更加順暢和高效，提升管理質量和管理水平。

3、提高檔案管理工作信息化水平。人事檔案管理的信息化包括檔案資源的信息化、檔案信息與其他信息的綜合管理、檔案信息資源的開發利用等等，需要檔案管理人員及時準確的輸入人事信息，保證人事信息的時效性。醫院應該緊跟時代潮流，利用計算機的信息處理及時，對相關檔案信息進行輸入、記錄、保存，不斷提高人事檔案管理的信息化、系統化、數據化管理水平。還可以利用計算機技術對檔案管理進行創新，把不保密的資源實現共享，延長人事檔案保管的質量，提高信息資源的利用效率，提高人才的考核、流動方面的管理效率，提高醫院的經濟效益、社會效益。

4、提高人事檔案管理者的綜合素質。信息管理是實現醫院科學化管理的基礎與保障[2]。將傳統的人事檔案管理和現代技術結合起來，強化檔案管理人員的現代化意識，樹立網絡信息化管理的觀念，培養無私奉獻精神，利用計算機管理人事檔案，轉變封閉型管理方式，勇于創新，加快檔案信息化管理的步伐。在人事檔案管理者的選聘上，應盡量選聘高校畢業生，加強崗前培訓，使其熟悉工作流程。要對檔案管理人員進行知識培訓、技能培訓和網絡培訓，定期組織外出學習，提高其綜合素質。要加強人事檔案管理人員的職業道德建設，提高他們的職業道德素質和敬業精神。

5、提高人事檔案的應用價值。人事檔案的內容主要有個人的政治面貌、社會關系、家庭情況、獎罰、職稱、職務以及個人學歷等，反映了個人的成長情況。新形勢下，上述信息已經不能充分滿足醫院建設的新要求，在原有檔案內容基礎上要對內容進行更新和調整，補充能體現時代發展以及個人特色的新內容，反映出個人的工作技能以及工作狀態，全面而清晰地體現個人的科研成果、技術專長、工作技能、工作態度以及道德水準等情況，用數據的形式真實以及客觀地進行記載，提高人事檔案的應用價值。

6、重視信息化檔案管理的安全。醫院在建設信息化人事檔案管理時絕不能忽視信息的安全性，以避免丟失檔案資料。在信息化管理工作中，要認真研究如何安全使用 信息化技術，嚴格界定人事檔案信息資料。使用網絡加密功能，嚴防在管理檔案粗枝大葉、潦草從事，防止泄密給管理檔案的工作帶來損失。

3 結語

醫院人事檔案管理工作直接影響和制約著醫院人力資源管理質量與效益，而隨著醫院辦公自動化的日益完善，人事檔案信息化已成為必然[3]。醫院領導與管理層應該加強對人事檔案的重視，促進人事檔案管理水平的提高，加強人事檔案管理的信息化建設，檔案管理工作者也應該轉變觀念，提高自身素質和專業服務水平，不斷提升醫院人事檔案管理整體水平和質量，使檔案發揮信息資源的優勢，適應醫院發展的要求。

參考文獻

[1]黃瑋.醫院人事檔案在人力資源和經營管理中的作用與開發[J].醫院管理，2012，26（4）：392.

[2]姜月仙，譚善梅.醫院信息系統在醫院人事檔案管理中的應用[J].醫學信息，2010，23（5）：1173.

[3]劉承志，韓瑛，吳蔚.醫院人事檔案的信息化建設fJ 1.中國病案，2011，12（9）：38—40.

作者簡介

李蕾 （1982-10）女 籍貫：山東省東阿 學歷：本科 職稱：檔案館員 研究方向：檔案管理方向