加強(qiáng)鄉(xiāng)政府計(jì)生辦檔案管理規(guī)范化的方法分析

賈文山

摘 要：加強(qiáng)鄉(xiāng)政府計(jì)生辦檔案管理規(guī)范化具有重要意義，能規(guī)范檔案使用各項(xiàng)工作，滿足人們使用檔案資料需要，提高檔案管理實(shí)效性。但目前檔案管理存在不足，制約管理實(shí)效性提升，需要采取完善措施：建立健全的管理制度，明確管理人員職責(zé)，構(gòu)建規(guī)范化管理流程，提高管理人員綜合素質(zhì)，并注重現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用，增加相應(yīng)的資金投入。

關(guān)鍵詞：鄉(xiāng)政府；計(jì)生辦；檔案管理；規(guī)范化；制度；人員；資金

引言

檔案資料能為鄉(xiāng)政府計(jì)生辦各項(xiàng)工作開展提供參考和數(shù)據(jù)支撐，因而日常工作中，有必要?jiǎng)?chuàng)新管理方式方法，構(gòu)建檔案管理規(guī)范化流程，促進(jìn)檔案管理水平提升。但調(diào)查顯示，目前檔案管理存在不足，未能建立健全的制度，也沒有實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。最終制約人們對檔案數(shù)據(jù)資料的獲取，也難以提升檔案管理實(shí)效性，有必要采取改進(jìn)措施。

1 加強(qiáng)鄉(xiāng)政府計(jì)生辦檔案管理規(guī)范化的意義

采取有效措施，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，這是鄉(xiāng)政府計(jì)生辦的一項(xiàng)重要工作，也是檔案管理必須重視的內(nèi)容，其重要作用表現(xiàn)在以下方面。

1.1 規(guī)范檔案使用各項(xiàng)工作

鄉(xiāng)政府計(jì)生辦日常工作中，在制定決策和方案時(shí)，都離不開檔案資料的支持。而通過健全完善制度措施，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，不僅有利于加強(qiáng)檔案資料的防火與防盜工作，保障檔案資料完整可靠。同時(shí)還能避免檔案資料丟失，為人們獲取檔案數(shù)據(jù)資料提供參考，有利于規(guī)范檔案使用各項(xiàng)工作。

1.2 滿足人們使用檔案資料需要

如果檔案管理不到位，未能實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化，不僅加大檔案資料獲取難度，還可能導(dǎo)致資料丟失，難以滿足檔案資料使用需要。而建立健全的制度措施，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，能有效滿足人們獲取檔案信息資料需要，也為開展管理決策提供參考和依據(jù)。

1.3 提高檔案管理的實(shí)效性

作為檔案管理人員，應(yīng)該結(jié)合鄉(xiāng)政府計(jì)生辦日常工作，建立完善的檔案管理制度，明確各部門和管理人員職責(zé)，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。進(jìn)而有效約束和規(guī)范檔案管理流程，確保各項(xiàng)制度有章可循。這樣既能有效規(guī)范和引導(dǎo)檔案管理人員日常活動(dòng)，還有利于提升鄉(xiāng)政府計(jì)生辦檔案管理實(shí)效性，確保檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。

2 當(dāng)前鄉(xiāng)政府計(jì)生辦檔案管理規(guī)范化的不足

盡管鄉(xiāng)政府計(jì)生辦檔案管理規(guī)范化具有重要作用，但目前部分檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低，現(xiàn)有制度沒有嚴(yán)格落實(shí)，難以實(shí)現(xiàn)管理工作規(guī)范化，也制約檔案管理水平提高，存在的問題表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

2.1 管理制度不健全

鄉(xiāng)政府計(jì)生辦往往將工作放在其他方面，對檔案管理的重視程度不夠。也沒有結(jié)合本單位實(shí)際情況，建立健全完善的管理制度，難以有效約束和規(guī)范檔案管理各項(xiàng)活動(dòng)。

2.2 管理人員職責(zé)沒有明確

為推動(dòng)檔案管理規(guī)范化，有效約束鄉(xiāng)政府計(jì)生辦檔案管理人員日常行動(dòng)，建立嚴(yán)格的責(zé)任制，明確管理人員職責(zé)是十分必要的。但部分管理人員不重視該項(xiàng)工作，沒有建立責(zé)任制，或者工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，未能認(rèn)真履行自身職責(zé)，制約工作實(shí)效性提升。

2.3 管理流程不規(guī)范

實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，構(gòu)建完善的管理流程是必要的。但調(diào)查顯示，一些部門不注重檔案管理日常工作，管理制度不健全，管理流程不規(guī)范，難以提升鄉(xiāng)政府計(jì)生辦檔案管理實(shí)效性。

2.4 管理人員素質(zhì)有待提升

例如，忽視優(yōu)秀檔案管理人才引進(jìn)，現(xiàn)有管理人員綜合素質(zhì)偏低，年齡較大，計(jì)算機(jī)和掃描技術(shù)使用技能不強(qiáng)，制約檔案管理規(guī)范化進(jìn)行。此外，鄉(xiāng)政府通常忽視構(gòu)建完善的管理培訓(xùn)機(jī)制，未能對檔案管理人員開展管理培訓(xùn)，制約他們綜合技能提升。

2.5 信息技術(shù)應(yīng)用不充分

例如，部分工作人員局限于采用人工方式開展檔案資料收集、整理與編號，忽視對檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理。計(jì)算機(jī)和掃描技術(shù)應(yīng)用不到位，未能構(gòu)建完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫，也難以實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，不利于提高管理工作水平。

2.6 資金投入有待增加

優(yōu)秀管理人員引進(jìn)，先進(jìn)儀器設(shè)備購置，計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用等，都離不開資金支持。然而調(diào)查顯示，鄉(xiāng)政府在這方面的資金投入不足，資金預(yù)算和投入較少，難以有效滿足儀器設(shè)備購置等各項(xiàng)工作需要，最終制約檔案管理規(guī)范化進(jìn)行。

3 加強(qiáng)鄉(xiāng)政府計(jì)生辦檔案管理規(guī)范化的方法

為彌補(bǔ)檔案管理的不足，實(shí)現(xiàn)鄉(xiāng)政府計(jì)生辦檔案管理規(guī)范化，結(jié)合具體工作需要，可以采取以下改進(jìn)方法。

3.1 建立健全的管理制度

根據(jù)自身實(shí)際情況，結(jié)合鄉(xiāng)政府計(jì)生辦檔案管理需要，建立完善的管理制度，推動(dòng)各項(xiàng)工作制度化與規(guī)范化。要明確檔案管理的目標(biāo)和流程，有效約束和規(guī)范檔案管理人員日常活動(dòng)，促進(jìn)工作實(shí)效性提升。

3.2 明確管理人員職責(zé)

鄉(xiāng)政府計(jì)生辦檔案管理工作中，應(yīng)該合理安排管理人員日常活動(dòng)，明確他們具體職責(zé)，建立并嚴(yán)格落實(shí)檔案管理責(zé)任制。從而讓每位工作人員明確自身職責(zé)，遵循管理規(guī)章制度和相關(guān)規(guī)范要求開展檔案管理活動(dòng)，最終有效提升檔案管理工作水平。

3.3 構(gòu)建規(guī)范化管理流程

要構(gòu)建規(guī)范化檔案管理流程，合理安排管理人員日常工作，讓他們按要求開展檔案管理。建立完善的管理制度，明確鄉(xiāng)政府計(jì)生辦檔案管理目標(biāo)和流程，確保各項(xiàng)工作有章可循，最終實(shí)現(xiàn)提升管理實(shí)效性的目的。此外還要結(jié)合新形勢和新需要，不斷優(yōu)化檔案管理制度與相關(guān)措施，健全完善管理規(guī)章制度，明確檔案管理人員具體職責(zé)，為檔案資料使用者提供優(yōu)質(zhì)和滿意的服務(wù)。

3.4 提高管理人員綜合素質(zhì)

要注重優(yōu)秀管理人才引進(jìn)，充實(shí)鄉(xiāng)政府檔案管理工作隊(duì)伍，確保他們勝任檔案管理各項(xiàng)工作需要。構(gòu)建完善的管理培訓(xùn)機(jī)制，為他們創(chuàng)造學(xué)習(xí)和培訓(xùn)條件，不斷豐富他們的理論知識和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，提高檔案資料收集和整理水平。構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫，方便資料保存和查閱，促進(jìn)檔案管理實(shí)效性提升。

3.5 注重現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用

鄉(xiāng)政府計(jì)生辦檔案管理工作中，應(yīng)該順應(yīng)大數(shù)據(jù)和“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的要求，注重計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)應(yīng)用，使其為檔案管理提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。要推進(jìn)檔案管理數(shù)字化進(jìn)程，重視掃描技術(shù)應(yīng)用，做好電子檔案備份工作，加強(qiáng)安全管理，防止資料丟失。構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫，詳細(xì)錄入檔案數(shù)據(jù)資料，滿足人們查閱和使用需要，促進(jìn)服務(wù)質(zhì)量提升。

3.6 增加相應(yīng)的資金投入

鄉(xiāng)政府應(yīng)該提高對檔案管理的思想重視程度，增加相應(yīng)的資金投入，使其有效滿足檔案管理工作需要。例如，要制定健全的資金預(yù)算計(jì)劃，對資金使用科學(xué)合理安排。然后按要求購置先進(jìn)儀器設(shè)備，引進(jìn)優(yōu)秀檔案管理人員，并注重設(shè)備管理維護(hù)，建立完善的數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建規(guī)范化檔案管理流程，促進(jìn)檔案管理水平提高。

4.結(jié)束語

鄉(xiāng)政府計(jì)生辦檔案管理活動(dòng)中，采取相應(yīng)措施，推動(dòng)檔案管理規(guī)范化，不僅能有效約束和規(guī)范檔案管理流程，還有利于滿足人們使用檔案資料的需要，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量提升。因此，應(yīng)該明確存在的不足，構(gòu)建規(guī)范化管理流程，提高管理人員素質(zhì)，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，有效滿足人們使用檔案資料需要，也為鄉(xiāng)政府計(jì)生辦各項(xiàng)工作開展提供參考和借鑒。

參考文獻(xiàn)

[1]張曉莉.加強(qiáng)檔案的管理工作，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（11）：45.

[2]施麗霞，范玉榮.影響醫(yī)院檔案歸檔率的因素及有效應(yīng)對措施[J].中國管理信息化，2016（12）：176-177.

[3]陸利振，孫本雄.完善未成年人犯罪記錄封存制度之我見[J].四川警察學(xué)院學(xué)報(bào)， 2015（02）：121-127.

[4]劉麗華，黃秋平.新時(shí)期電子檔案在檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（09）：130.

[5]閆凱.事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的思考[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2015（10）：205-206.