從高校檔案管理現狀出發談如何制定《高校檔案工作規范》

摘 要：高校檔案館作為高校檔案的管用一體中心，保存著高校歷年以來教學、師資、科研等各方面的文件資料，其價值越來越被社會所認同。隨著高校規模不斷發展，高校檔案管理與規范的不相協調已經日益突出，如何改善當前高校內的檔案工作現狀，從而促進高校檔案管理水平提升，首要的第一步就是制定可實施的《高校檔案工作規范》作為基礎工作制度與操作規程，使得各項具體工作的開展有理可據，為檔案業務建設的標準化和規范化提供有力的制度保障。

關鍵詞： 高校檔案 檔案管理 檔案工作規范

1 高校檔案管理現狀綜述

高校檔案是記錄學校辦學歷程及其發展軌跡，傳承和發揚學校文化的重要載體。高校檔案館作為高校檔案的管用一體中心，保存著高校歷年以來教學、師資、科研等各方面的文件資料，及所培養的成千上萬名學生成績單、學籍卡等各類重要學歷檔案材料。作為重要信息資源的高校檔案， 其價值越來越被社會所認同， 其服務領域也由原來的高校內部逐步向社會諸多領域擴展。近幾年來學籍檔案的利用在廣大畢業生、社會用人和認證單位中要求也愈來愈高，教學和科研方面的成果信息逐漸得到社會和企業的大量關注， 使高校檔案在發揮高校人才培養、為社會服務、促進科技發展三大方面的作用與日俱增。但是，一直以來，高校檔案管理處于學校內的基礎后勤部門，高校黨政管理層的重視程度不如科研及教學等高校重要的核心工作。隨著九八年以來高等院校大規模的擴招、發展、調整、重組， 以及現代信息技術在高校教學、科研、管理等活動中的廣泛應用， 高校檔案管理工作中出現了一系列新的矛盾。大部分高校內檔案工作處于初級管理階段，檔案管理的手段、機制、人員都難以同高校自身不斷發展速度相匹配，導致了高校檔案工作出現了斷檔、歸檔不及時、歸檔內容及材料不完整、部門不整檔不歸檔等各種問題的出現，管理與規范的不相協調已經日益突出。如何改善當前高校內的檔案工作現狀，從而促進高校檔案管理水平提升，首要的第一步就是制定可實施的《高校檔案工作規范》作為基礎工作制度與操作規程，使得各項具體工作的開展有理可據，為檔案業務建設的標準化和規范化提供有力的制度保障。

2 實現的目標

學校各部門和工作人員在工作中產生的各種文件材料，哪些應作為檔案歸檔，怎樣立卷歸檔是學校檔案工作首先必須解決的課題。《高校檔案歸檔工作規范》是明確各類檔案“歸什么”，以及“怎樣歸”的問題，是與《高校檔案管理辦法》相配套的學校檔案工作最基礎的工作制度。為了適應學校檔案工作的發展和管理現代化的需要，實現學校檔案業務建設各個環節的標準化和規范化，提高干部、教職工的檔案意識，加強對歸檔工作的監督、指導，加強檔案資源建設，有效地為學校發展建設服務，是編制《高校檔案歸檔工作規范》所要實現的目標。

3 具體舉措

根據教育部27號令，高校檔案的類別分為黨群類、行政類、教學類、科學研究類、產品生產與科技開發類、基本建設類、儀器設備類、出版類、外事類、財會類、學生類、資料類等11個類別，進行《高校檔案工作規范》的編制，包括具體的歸檔程序及詳細的歸檔范圍，內容涉及校內各個部門。涉及范圍廣，內容繁雜，工作量浩大。同時，為使編制內容既具有法律、法規、規章依據，具有一定的前瞻性，適應學校發展的需要，又符合學校的實際情況，需要查閱現行有效的相關法律、法規、規章和國家標準、檔案行業標準，參閱高校內各個部門的職責范圍和近年的工作總結。起草初稿后提請各部門檔案工作負責人征求意見，部門內部修改后，分別按專業類別召開專業審查鑒定小組會議審查。最終統稿后需經校長辦公會審查通過，編輯成冊，以學校校發文件正式印發。整個編輯審定的過程是一個較重大的系統工程，涉及面廣，既涉及高校檔案的十多個類別，又涉及學校幾十個黨政職能部門、教學部門、科研部門以及專業直屬機構；即涉及傳統檔案的歸檔，又涉及電子文件的歸檔；既涉及紙質檔案，又涉及其他載體的檔案。融法律、法規、規章、技術標準、實施細則于一體，把檔案基礎要求、業務工作程序和標準，以及現代化設施技術標準結合到規范中，使之符合學校檔案工作的現實需要和長遠發展。

4 編制原則與內容體系

編輯《高校檔案工作規范》要以檔案學基本理論為指導，以檔案工作的法律、法規、規章為依據，引入系統論的觀點和現代化管理的方法，把檔案工作的歷史、現狀和發展前景結合起來，充分吸取高校檔案工作發展的經驗教訓，源于實踐，高于實踐，既尊重歷史，又有所創新；既突出共性，又照顧個性；既統一標準，又靈活運用。

在編制歸檔工作規范時首先偏重于歸檔工作的實際，依據檔案產生的領域范疇，結合檔案記述的內容性質，按27號令中劃分的高校檔案一級類目，針對每一類的特點分別制訂相應的具體工作規范。數字聲像檔案和實物檔案，由于其載體和幅面尺寸不同，有特殊的形成規律、內容特點和特殊的管理要求，為它們單獨列出工作規范。同時還需要制定館藏紙質檔案數字化的規劃和準則，高校檔案管理部門應根據自身的條件和利用實際制定切實可行的規劃， 制定諸如從案卷級、文件級目錄到檔案內容分期分批地數字化的規程和相應標準等。

同時，隨著計算機技術和網絡技術的發展，以紙質檔案為主的管理模式向電子化、網絡化、信息化管理模式轉變，電子文件已廣泛應用于各項管理工作中，產生大量的信息記錄，是檔案的重要組成部分。電子文件的管理是一項極其復雜的技術工作， 與紙質檔案管理不盡相同， 需要的有一套獨特的管理方式和相應的管理規范，由此必須建立《電子文件歸檔工作規范》，為電子文件的歸檔提供依據和標準。

5 需要注意的問題

在具體編制過程中，可能會遇到很多困難與問題，例如對所涉及的檔案業務部門工作不熟悉，需要多次到部門調研；某個歸檔文件材料涉及多個部門，需要組織會議討論審定合理的歸檔程序等，最終才能使得編制成冊的制度文件不是“紙上談兵”的字面文章，而是具有可行性、可操作性的具體工作手冊。并且在真正的試行過程中，會產生這樣那樣不足的地方，需要根據實際的工作情況不斷地對相關內容進行修訂完善，使之符合學校檔案事業的發展，促進檔案管理水平的不斷提高。

參考文獻

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作者簡介

王珊（1986年9月），女，四川宜賓人，天津商業大學檔案管理中心館員，碩士研究生，主要從事教學檔案、科技類檔案、電子檔案及檔案信息化研究。