淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化

姚琳

摘 要：進(jìn)入21世紀(jì)后，我國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)經(jīng)歷了從初步探索到不斷發(fā)展的過(guò)程。這不僅得益于檔案信息化大趨勢(shì)的到來(lái)，同時(shí)也得益于我國(guó)檔案工作在現(xiàn)實(shí)生活中所日益發(fā)揮的舉足輕重的作用。“十二五”期間，很多國(guó)家檔案館和企事業(yè)單位檔案部門(mén)都己將數(shù)字檔案館建設(shè)納入到目標(biāo)任務(wù)當(dāng)中來(lái)。與此同時(shí)，“建設(shè)未動(dòng)，標(biāo)準(zhǔn)先行”的思想也己經(jīng)逐步得到多方認(rèn)可。然而在目前，我國(guó)數(shù)字檔案館相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制修訂工作多由政府檔案行政管理部門(mén)主導(dǎo)，而與圖書(shū)館數(shù)字檔案館建設(shè)直接相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系缺失，這便不可避免地出現(xiàn)當(dāng)前的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系無(wú)法完全適應(yīng)圖書(shū)館數(shù)字檔案館發(fā)展的矛盾，由此也引發(fā)了筆者對(duì)圖書(shū)館數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)問(wèn)題研究的關(guān)注。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作的規(guī)范化；重要性；規(guī)范化；規(guī)章制度；管理方案

為加強(qiáng)圖書(shū)館系統(tǒng)各單位對(duì)檔案信息化工作的統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，縮小現(xiàn)代化條件下各單位之間檔案業(yè)務(wù)和管理工作的差異化程度，提升圖書(shū)館系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)的整體水平，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)工作的一體化進(jìn)程，同時(shí)建立總部檔案館對(duì)下屬單位檔案工作的指導(dǎo)與監(jiān)督、下屬單位支持和維護(hù)總部對(duì)檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)開(kāi)展這樣一種責(zé)任和義務(wù)關(guān)系，必須建立和健全標(biāo)準(zhǔn)體系作為基礎(chǔ)保障。

目前在我國(guó)，電子文件的管理己經(jīng)上升到了國(guó)家戰(zhàn)略的高度，作為圖書(shū)館檔案部門(mén)，應(yīng)敏銳地意識(shí)到這種戰(zhàn)略的意義所在，充分地發(fā)掘自身工作的潛在價(jià)值，找準(zhǔn)時(shí)機(jī)，從圖書(shū)館戰(zhàn)略的高度來(lái)搭建具局意義的標(biāo)準(zhǔn)體系平臺(tái)，使檔案工作真正地服務(wù)圖書(shū)館中心工作，服務(wù)圖書(shū)館戰(zhàn)略發(fā)展。這種具有全局意義的標(biāo)準(zhǔn)文件體系不僅是圖書(shū)館檔案館工作的實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理的必要條件，同時(shí)也將是適應(yīng)圖書(shū)館一定時(shí)期內(nèi)戰(zhàn)略發(fā)展的需要。

1 數(shù)字檔案館組織模式設(shè)計(jì)

組織是社會(huì)發(fā)展過(guò)程中勞作分工的產(chǎn)物，是在方針條件下構(gòu)成的人的有序集合。數(shù)字檔案館組織管理環(huán)境是與外部社會(huì)、經(jīng)濟(jì)環(huán)境相對(duì)應(yīng)的數(shù)字檔案館內(nèi)部環(huán)境，是由數(shù)字檔案館組織中各要素同時(shí)效果構(gòu)成的組織構(gòu)造與運(yùn)作管理機(jī)制的根本范式。本節(jié)將針對(duì)現(xiàn)有組織的有關(guān)研討進(jìn)行總述，以概括出數(shù)字檔案館組織管理環(huán)境的通常要素模型，為后文的業(yè)務(wù)型圖書(shū)館數(shù)字檔案館研討提供根據(jù)。需求說(shuō)明的是，當(dāng)今國(guó)內(nèi)外專(zhuān)家在研討數(shù)字檔案館組織時(shí)多引證組織構(gòu)造的廣義內(nèi)涵，即組織各要素彼此相關(guān)同時(shí)效果所構(gòu)成的具有某種特征的組織管理與運(yùn)作系統(tǒng)，與本文所研討的數(shù)字檔案館組織管理環(huán)境的本質(zhì)一樣；而本文研討過(guò)程中引證組織構(gòu)造的狹義定義，即組織各部門(mén)或各單元的層級(jí)規(guī)劃和鴻溝界定，是數(shù)字檔案館管理運(yùn)作的實(shí)體架構(gòu)。

1.1 組織模式

組織理論的研討是關(guān)于組織運(yùn)轉(zhuǎn)及有用性的討論，是以組織設(shè)計(jì)和組織行動(dòng)的辦法及規(guī)則為條件基礎(chǔ)的。組織研討演進(jìn)也明晰地反映出組織設(shè)計(jì)與組織管理的主導(dǎo)范疇。

古典組織理論隨著工業(yè)革命的進(jìn)程而得到開(kāi)展，在實(shí)踐過(guò)程中構(gòu)成兩大分支：以泰勒為代表的科學(xué)管理學(xué)派從工人與機(jī)械功率的視點(diǎn)討論適合于數(shù)字檔案館出產(chǎn)的組織運(yùn)轉(zhuǎn)形式；以法約爾為代表的組織學(xué)派從高層管理者的視點(diǎn)研討管理準(zhǔn)則與要素，并對(duì)數(shù)字檔案館熟悉活動(dòng)進(jìn)行組織設(shè)計(jì)。隨后韋伯從純理論視點(diǎn)提出了行政組織體系模型，指出有清晰的職務(wù)和權(quán)利裝備，專(zhuān)業(yè)化程度高，且分工與準(zhǔn)則清晰的組織，其功率和穩(wěn)定性最好。

組織是社會(huì)發(fā)展過(guò)程中勞動(dòng)分工的產(chǎn)物，是在目標(biāo)條件下形成的人的有序集合。數(shù)字檔案館組織管理環(huán)境是與外部社會(huì)、經(jīng)濟(jì)環(huán)境相對(duì)應(yīng)的數(shù)字檔案館內(nèi)部環(huán)境，是由數(shù)字檔案館組織中各要素共同作用形成的組織結(jié)構(gòu)與運(yùn)作管理機(jī)制的基本范式。本節(jié)將針對(duì)現(xiàn)有組織的相關(guān)研究進(jìn)行綜述，以歸納出數(shù)字檔案館組織管理環(huán)境的一般要素模型，為后文的數(shù)字檔案館研究提供依據(jù)。需要說(shuō)明的是，當(dāng)前國(guó)內(nèi)外學(xué)者在研究數(shù)字檔案館組織時(shí)多引用組織結(jié)構(gòu)的廣義內(nèi)涵，即組織各要素相互關(guān)聯(lián)共同作用所形成的具有某種特征的組織管理與運(yùn)作體系，與本文所研究的數(shù)字檔案館組織管理環(huán)境的實(shí)質(zhì)相同；而本文研究過(guò)程中引用組織結(jié)構(gòu)的狹義定義，即組織各部門(mén)或各單元的層級(jí)設(shè)計(jì)和邊界界定，是數(shù)字檔案館管理運(yùn)作的實(shí)體架構(gòu)。

組織理論的研究是關(guān)于組織運(yùn)行及有效性的探討，是以組織設(shè)計(jì)和組織行為的方式及規(guī)律為前提基礎(chǔ)的。組織研究演進(jìn)也清晰地反映出組織設(shè)計(jì)與組織管理的主導(dǎo)領(lǐng)域。

1.2 數(shù)字檔案館組織模式設(shè)計(jì)內(nèi)容

組織管理環(huán)境要素辨認(rèn)進(jìn)程是從不一樣層面依照必定的規(guī)矩對(duì)影響組織績(jī)效的熟悉要素進(jìn)行鑒別。前文對(duì)組織管理研討的開(kāi)展演進(jìn)進(jìn)行了具體的整理，清晰組織研討可分為組織開(kāi)展與性、組織內(nèi)部流程與運(yùn)作管理范式兩個(gè)重點(diǎn)范疇，本節(jié)將對(duì)這兩個(gè)范疇研討中的有關(guān)要素進(jìn)行剖析，進(jìn)而辨認(rèn)出數(shù)字檔案館組織管理環(huán)境的要素構(gòu)成。

數(shù)字檔案館尋求經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的根本在于獲取組織長(zhǎng)時(shí)期開(kāi)展的動(dòng)機(jī)和支持條件。組織開(kāi)展與組織內(nèi)部從兩個(gè)方面進(jìn)行闡釋?zhuān)浩湟皇墙M織動(dòng)態(tài)性，任何組織都不是獨(dú)立存在的，戰(zhàn)略管理理論研討與開(kāi)展證明組織長(zhǎng)時(shí)期安穩(wěn)運(yùn)轉(zhuǎn)需要不斷與其地點(diǎn)工作環(huán)境和其他相關(guān)環(huán)境中的組織或其他單元進(jìn)行關(guān)聯(lián)和諧；其二是組織內(nèi)部的立異效應(yīng)，立異理論的開(kāi)展解說(shuō)了組織立異是數(shù)字檔案館提升競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

2 數(shù)字檔案館規(guī)范化建設(shè)路徑

2.1傳統(tǒng)檔案館可以沿用的優(yōu)勢(shì)

如果用戶(hù)要查找檔案，紙質(zhì)檔案信息資源檢索式手工方式，根據(jù)用戶(hù)的需求，采用不同的手工檢索工具，進(jìn)行檢索。數(shù)字檔案信息資源在計(jì)算機(jī)平臺(tái)，對(duì)用戶(hù)提出的檢索條件，采用不同的計(jì)算機(jī)檢索工具，進(jìn)行檢索。對(duì)于用戶(hù)需要檢索的檔案，紙質(zhì)檔案信息檢索結(jié)果以紙張的方式呈現(xiàn)給用戶(hù)，數(shù)字檔案信息資源檢索到的結(jié)果直接在電腦屏幕上輸出。

2.2 EDA建設(shè)前期準(zhǔn)備

當(dāng)前，圖書(shū)館當(dāng)前的數(shù)字檔案館在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)方面尚未形成有機(jī)的體系，這一方面是由于圖書(shū)館外部整體環(huán)境下的數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系缺失造成的，另一方面，也與圖書(shū)館內(nèi)部現(xiàn)階段檔案工作所處的地位以及從業(yè)人員的標(biāo)準(zhǔn)化思想意識(shí)和業(yè)務(wù)素質(zhì)有關(guān)。因此，推進(jìn)圖書(shū)館數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建工作任重而道遠(yuǎn)。經(jīng)慎重思考，建議可從下述幾方面著手改進(jìn)：

目前，與圖書(shū)館標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)密切相關(guān)的兩項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)。因此，圖書(shū)館應(yīng)認(rèn)真研讀這兩項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的主旨內(nèi)涵，將標(biāo)準(zhǔn)的精神實(shí)質(zhì)落到實(shí)處。同時(shí)，不可不提的是，兩項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)基本上也是將近二十多年時(shí)間才進(jìn)行初次或再次修訂，因此，縮短標(biāo)準(zhǔn)的修訂周期，提高標(biāo)準(zhǔn)的適應(yīng)性也是未來(lái)我國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化工作的重要任務(wù)。加強(qiáng)數(shù)字檔案館專(zhuān)門(mén)標(biāo)準(zhǔn)的制訂工作。這不僅需要國(guó)家檔案局牽頭完成，更需要各地檔案部門(mén)的積極配合，將先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)上升為標(biāo)準(zhǔn)。

2.3 注重圖書(shū)館數(shù)字檔案館對(duì)于圖書(shū)館業(yè)務(wù)的運(yùn)用

加強(qiáng)與圖書(shū)館、情報(bào)部門(mén)及其他信息服務(wù)部門(mén)之間的合作。包括各部門(mén)間建立合理的信息收集分工負(fù)責(zé)制，建立通暢的內(nèi)部信息交換制度，發(fā)揮各種信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的分工建設(shè)與融合集成等。信息安全建設(shè)過(guò)程中所需要的信息資源不僅包括檔案信息資源，也包括圖書(shū)、情報(bào)等信息資源。信息安全的目標(biāo)是要集中這些信息資源為政府行政和“一站式”服務(wù)發(fā)揮強(qiáng)有力的支持，只有實(shí)現(xiàn)這些信息資源的整合才能更好地發(fā)揮數(shù)字檔案館的作用.

3 結(jié)論

研究將管理與管理看作是數(shù)字檔案館在不同環(huán)境與戰(zhàn)略目標(biāo)下所采取的兩種組織管理模式。通過(guò)對(duì)比兩種模式下組織發(fā)展與運(yùn)作方面的區(qū)別，對(duì)數(shù)字檔案館進(jìn)行描述性概念界定，即采用顧客需求導(dǎo)向的生產(chǎn)服務(wù)模式；以多變復(fù)雜的業(yè)務(wù)活動(dòng)為業(yè)務(wù)和職能工作特征；以業(yè)務(wù)作為收益和成本核算的獨(dú)立單元；強(qiáng)調(diào)計(jì)劃的主導(dǎo)性，通過(guò)靈活協(xié)調(diào)、快速組織調(diào)用資源實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)需求的快速反應(yīng)和對(duì)業(yè)務(wù)目標(biāo)的有效實(shí)現(xiàn)的組織。

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