檔案電子化管理面臨的問題及優化對策探討

丁文

摘 要：工程建設是我國現代化建設的一項重要內容，隨著科技的不斷進步，各類工程項目也越來越復雜，越來越綜合，隨之而來的檔案管理的工作內容也越來越多，管理類別越來越廣，計算機技術和互聯網的發展給檔案管理工作帶來了巨大的便利。本文圍繞檔案的電子化管理進行的論述，闡述了電子化檔案管理的優勢，分析了電子化檔案管理存在的問題，并相對應地提出了改善的對策，供讀者參考。

關鍵詞：檔案管理、電子化管理、問題、優化對策

1 引言

檔案是記錄客觀信息和數據的重要載體，在企業的發展過程中發揮著重要的作用。檔案不僅可以展現企業過去及當前發展的歷程，同時也為企業未來工作的開展提供重要的資料和參考依據。檔案管理的好壞在很大程度上影響著企業的運營效率以及檔案的利用程度。在過去，檔案主要是通過人力來管理，隨著信息技術和互聯網的快速發展，目前很多企業已經實現了檔案的電子化管理。

2 檔案電子化在檔案管理中的優勢

檔案電子化管理具有傳統檔案管理方式不可比擬的優勢，歸納起來主要有以下幾個方面：

首先，檔案電子化管理可以大大降低管理的成本。過去傳統的檔案管理主要以人力來管理，而實行電子化管理之后，同樣的管理內容需要的人員大大減少。對著檔案數量的日益增多，檔案管理可以將一部分資料以電子化的形式進行虛擬環境的保存，不僅節省了存放場地和存放設施，而且電子化的檔案比傳統的檔案維護起來也更便捷。

其次，檔案電子化管理可以有效提高管理的效率。依托計算機技術和互聯網技術，電子化的檔案可以被更快，更有效地進行傳輸。檔案管理部門一方面可以及時地收集齊各種檔案資料和檔案信息，并依托檔案管理軟件系統可自動歸類，高效安全而準確。另一方面，在檔案的整理、匯編、歸檔、查詢和檢索等工作上面也大大縮短了時間，整個檔案管理效率有了全面提升。

第三，檔案電子化管理可以提高檔案資料的利用率。借閱者通過網絡從電子檔案庫中智能地檢索到某一電子文件的各種信息，并且可以多人同時訪問相同電子文件。隨著企業自身的壯大發展，不斷地和外界單位聯系越來越緊密，檔案作為一種重要的資源其利用程度也不斷加深。相對于紙質檔案，電子化檔案管理程度更高，系統性更強，在存儲和共享方面更便捷，這就為檔案的利用范圍和利用效率打下了良好的基礎，使檔案資料更好地為企業及社會服務。

3 檔案電子化管理遇到的問題

目前，各大企業紛紛建立了檔案電子化管理系統，但是在實際的檔案管理工作中也暴露出了一些問題。

3.1 在實際管理工作中，管理人員的業務技能還有待提高。

很多單位檔案管理系統較為先進，但是管理人員的水平還停留在過去傳統的管理水平上，不能和先進的管理體系相匹配。比如因為某些工作人員對計算機知識和信息技術的欠缺不能熟練正確地使用電子化設備，使檔案電子化管理系統不能發揮出最大效能，嚴重影響了檔案電子化管理的效率。

3.2 電子化檔案的準確性和安全性未能予以充分的重視。

由于電子化檔案的某些環節需要人為操作，因此人一旦失誤就極容易導致檔案的偏差，而這種偏差很可能是隱性不容易發現的，一旦沒有校對環節檔案的準確性就無從保證，在一定程度上就失去了檔案的價值。此外，很多檔案管理部門只是體會到了檔案電子化管理的便捷，卻沒有充分意識到電子化檔案的安全隱患。網絡電子化在擴大了檔案管理范圍的同時也面臨著更多未知的因素，比如因網絡病毒和網絡攻擊而導致電子化管理系統出現漏洞，造成檔案的損壞和缺失。

2.3 目前，電子化檔案的法律性還沒有嚴格和統一的標準。

由于我國檔案電子化管理起步相對較晚，目前在法律方面還不夠完善。比如在出現電子檔案法律事件時還沒有一套嚴格的標準來參考并依據執行，這就給犯罪分子提供了可乘之機，很多檔案涉及到企業的大部分科研資料和核心技術信息，一旦被竊取將對企業造成重大的損失。又比如電子檔案作為法律事件的客觀依據時，其法律有效性還沒有嚴格的界定，相關法律還有待完善。

4 檔案電子化管理的優化對策

其一，打造一支高素質的檔案管理隊伍。這一點不僅表現在檔案管理人員自身的專業技能方面，還表現在檔案管理人員的綜合素質方面。在提高管理人員的專業技能方面要從理論知識和實際操作兩點上抓起，通過組織各種專業培訓，邀請相關的專家和業內人士進行針對性的指導來強化基本業務技能；同時在實際檔案管理工作中可以采用老人帶新人，強帶弱的辦法來彌補團隊的短板，從整體上提高團隊的知識技能和實際操作水平。另一方面，檔案管理這一工作的性質決定了管理人員必須要具備耐心，細心，誠心和責任心，因此在提高職業技能的同時，還要采取多種手段和途徑磨練隊伍的綜合素質。比如通過競爭選拔、將責任和業績掛鉤、責任追究的形式來激發管理人員的工作熱情和責任心，不斷提高員工的綜合素質。企業及相關部門通過制定各項制度和采用多種辦法來不斷強化檔案管理隊伍的優勢，彌補管理隊伍的短板，磨練出一支高技能高素質的隊伍，不僅可以很好地避免因人為因素造成管理工作的重大失誤，而且可以更有效地確保檔案管理工作的開展和實施。

其二，提高電子檔案管理系統的規范性和安全性。檔案的準確性和客觀性應該建立在檔案管理規范性的基礎上，因此首先要制定一套科學嚴密的操作規范，讓電子檔案管理人員在實際工作中有標準可依據，通過實行同一套操作標準來規范管理流程，有效地避免各種人為失誤，尤其是在錄入，匯編，傳輸和分享等環節進行嚴格校對，保證電子檔案的準確性。其次，管理部門應對電子文件的安全性予以充分的重視，必須采取安全防護措施，比如電子檔案管理系統網絡接口病毒查殺、機器設備定期檢查、軟件系統安全升級等等，通過設置多層防護屏障避免人為、設備或網絡病毒等因素造成電子檔案管理系統的癱瘓和故障，導致電子檔案的損耗和丟失。另外，在電子檔案管理系統的使用過程中，管理人員不能故步自封停下步伐，還要不斷對管理系統進行更新和升級。針對實際工作中出現的一些情況，管理人員要及時跟軟件商溝通，通過不斷地解決各種實際問題實現電子檔案管理系統軟件的不斷更新和優化，使之更切實地滿足企業日常電子化檔案管理的工作。

5 結語

檔案電子化管理不僅是時代發展的必然，也是企業自身改革升級的需求。在新的形勢下，檔案管理工作人員也要保持與時俱進，在具體檔案管理工作中需要不斷從企業出發，從實際工作出發，不能忽視任何一個問題及時針對問題進行分析并制定和采取相應的措施，不斷提高檔案電子化管理的工作質量和工作效率，更好的為企業的發展服務。

參考文獻

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