關于科研院所人事檔案管理信息化淺探

陳晉

摘 要：隨著社會的繁榮，科學技術迅速不斷地發展，而信息技術也得到了普遍的運用，為我國帶來了更美好的時代。在我國科研院所是重要的，我們要對其重點發展。而科研院所的人事檔案，繁瑣復雜，傳統的人事檔案管理已經不能符合社會需求，因而在科研院所中人事檔案管理逐漸向著信息化靠攏，不僅僅提高了工作的質量和效率，還促進了人事檔案管理的現代化程度。本文就科研院所人事檔案管理進行闡述，分析其信息化的各個方面，希望在我們的努力下，科研院所的人事檔案管理可以得到更好的發展，科研院所擁有更加美好的未來，為社會做出貢獻。

關鍵詞：科研院所；人事檔案；管理；信息化

人事檔案是人事部門對個人業務管理和評價的重要依據，是單位進行選拔人才、錄用人才的重要憑證。在科研院所人力資源管理工作中，對人事檔案進行管理屬于最基礎的一項工作，通過人事檔案可以考察和了解個人人力資本的提升情況。人事檔案信息化管理是以計算機技術為核心，從而對人事檔案信息資源實行數據化管理，不僅有利用人事工作效率和質量的提升，而且對加強人才隊伍建設，合理配置人力資源也具有十分重要的意義。通過人事檔案信息化管理，可以更好的將人力資源管理的優勢和潛力發揮出來，能夠為科研院所人才隊伍建設提供良好的服務。

1 科研院所人事檔案信息化管理的重要意義

1.1 是當前社會網絡信息化發展的必然要求

目前在我國日常的工作和生活中，信息技術和網絡技術已成為不可或缺的重要工具，對工作效率和工作質量的提升起到了極其重要的意義。在這種情況下，科研院所為了能夠更好的與時代發展要求相適應，在人事檔案管理工作中加快了網絡技術和信息技術的應用，利用先進的技術手段來對人事檔案信息進行歸檔和儲存，并建立了檔案信息數據庫，加快推動了科研院所人事檔案信息化管理的進度，為科研院所人事檔案管理效率的提升起到了積極的推動作用。

1.2 解決科研院所人事檔案管理不足的需要

長期以來我國人事檔案都是采用人工方式進行管理，不僅服務效率較低，而且程序較為繁瑣，不能全面實現對信息的獲取，工作強度較大。科研院所實施人事檔案信息化管理，利用計算機技術、網絡技術和通訊技術等來更好的滿足用戶對檔案信息的需求，可以隨時查詢檔案數據，有效的確保了人事檔案服務質量和工作效率的提升。

1.3 科研院所加快發展的現實需求

在人事檔案信息化管理過程中，由于創建了不同類型的人事信息數據庫，科研院所可以通過各類不同的數據庫更好的了解和掌握本單位人員的各種信息，從而合理對人力資源進行配置，確保更好的將人力資源的重要作用得以發揮出來。

2 科研院所人事檔案管理存在的問題

近年來，一些科研院所在推進人事檔案管理的網絡化、信息化方面做了大量工作，取得了長足進展。據調查研究，目前大多數科研院所人事檔案管理還存在問題：

2.1 人事檔案案卷質量不高

有些人事檔案管理人員認為，只要守好檔案，不泄密，應付人事考核查閱檔案和調動檔案就可以了。人事檔案的收集、鑒定、整理、歸檔、查閱、更新等環節相對滯后，致使應該歸檔的沒有及時歸檔，不能真實、完整地反映一個人的歷史全貌，意識上有了漏洞。

2.2 人事檔案管理效率低

傳統的行政式檔案分類方法隨著時代的發展，已不能滿足現代人力資源管理的需求。人事檔案管理處于經驗管理和手工管理階段，管理手段落后，費時、費力、效率低。有些單位只重視領導干部的歸檔工作，忽視了普通專業技術人員的檔案材料；有些檔案編目不規范，臨時需要時從原始人事檔案中查找困難。

3 如何加強人事檔案信息化管理

3.1 增強人事檔案信息化管理的現代化意識

科研院所的人事檔案管理工作者歷來以無私奉獻、默默耕耘而著稱，他們大多數都閉關自守、思想封閉，與時代格格不入。 在科學技術日新月異的今天，他們應該不斷地擺脫封閉，更新觀念，接受新事物，要時刻關注信息技術時代的新問題、新理念、新方法，要把科研院所的人事檔案工作切實與信息化的社會活動結合起來，使檔案工作由封閉型向開放型轉變?？萍蓟庾R、現代化意識、計算機管理意識已經深入到各個領域，那么人事檔案管理也應該卷入新時代的科技潮流，使人事檔案管理信息化。人事檔案管理信息化的重要標志就是人事檔案管理由手工紙本式管理轉變為計算機信息化數字化管理。這就要求人事檔案管理人員在應用計算機技術時，要由“封閉型”轉變為“開放型”，要從傳統模式的重管理、輕利用的中解放出來。這時，人事檔案管理的工作重心應該是一切為知識經濟和各項事業發展提供優質高效服務。

3.2 確保人事檔案材料的真實性和有效性

目前科研院所加快了檔案管理的信息化建設工作，人事檔案已從傳統的紙質開始發展為電子檔案。從電子檔案的本質上來講，其屬于一種計算機數據，其建立是以紙質文檔數據為基礎。通過對其進行掃描、加工和處理，從而完成人事電子檔案的構建。這就需要在建立電子檔案時，需要確保信息來源的真實性和有效性，這是電子檔案存在的重要的基礎，對于電子人事檔案的真實性存在異議時，可以通過將其與紙質人事檔案來進行核對和驗證，從而對電子人事檔案的權威性和真實性進行明確。電子檔案建成后，人們可以通過人事檔案信息化管理系統來設置不同的查閱、查詢的訪問權限，有效的保證人事檔案的安全性和保密性。

3.3 加強人事檔案信息化數據的安全性和保密性

電子檔案的建立、使用、管理，享受著現代計算機和網絡技術帶來的方便、快捷、高效的好處，同時也存在著程序漏洞、黑客入侵等計算機安全風險。一是做好安全、保密防范措施，在技術手段和制度管理上下功夫，做好系統維護與升級，降低崩潰風險；二是做好相應級別備份機制，定期備份，預防數據丟失，同時采取多種存儲介質保存檔案數據；三是明確數據公開范圍，嚴格設定修改、訪問權限，做到既適度公開又有一定保密性，預防重要信息數據外傳和非正常更改。在一些特殊人事檔案如涉密、人員調查、舉報材料上不適宜擴范圍，應該嚴格設置權訪問，以保護當事人的正當個人隱私不受侵犯。

4 結束語

目前我國科技及經濟發展正處在一個高度信息化的嶄新時代，作為科研單位管理的重要組成部分的人事檔案，也面臨著由傳統向先進的轉換。這使我們的科研院所對信息掌控的力度越來越高，工作得到了發展，從而促進了科研院所整體的提高。希望我們能對其中出現的問題嚴格看待，及時解決，使科研院所的人事檔案管理能夠更上一層樓。

參考文獻：

[1]劉強. 科研院所檔案文化建設[J]. 人文天下，2016（05）

[2]劉強. 加強科研單位人事檔案的創新管理[J]. 人力資源管理，2016（03）