電力系統檔案數字化管理的意義及建設

黃沛花

摘 要：隨著電力事業的蓬勃發展，電力檔案工作日益發揮著重要作用，加強對其數字化管理的研究尤為重要。基于此，本文根據多年檔案管理工作實踐，對電力檔案的數字化管理及建設問題進行分析，供同行借鑒參考。

關鍵詞：電力系統；數字化建設；檔案信息

近年來，我國電力體制改革的不斷深化，進一步推動了電力事業的發展，電網規模隨之逐步擴大，各類相關信息越來越多，這對檔案管理工作提出了更高的要求。而要做好檔案管理工作，就應該立足于我國經濟社會發展的現狀，借鑒和吸收優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新需要，使檔案管理工作走上科學化、規范化的道路。當前，經濟社會的發展，使檔案管理理念和管理方法都有了很大的轉變，數字化的檔案管理方式能夠適應電力企業發展的新需求，是提高電力企業競爭力的重要手段。

1 電力系統檔案數字化管理的意義

1.1 推進國內電力系統檔案數字化進程

推進檔案數字化進程有利于幫助企業查詢有效信息，將電力系統原有的陳舊落后的紙質檔案進行規整后轉化為新時代的數字化檔案，即將檔案以電子文件的格式存儲起來，極大提高了檔案信息查找的效率與速度。將檔案轉化為電子文件存儲，也極大節約了原有檔案的存儲空間，電子檔案只需要一個存貯硬盤就可以完成資料存儲的工作。特別是涉及到企業的一些機密文件存貯時，老式的檔案存儲方法在文件的保密性上始終為人所詬病，將機密文件進行數字化存儲后，就能完全免去這一缺點。

1.2 通過建立數字化檔案優化檔案管理工作

建立數字化檔案能夠提升檔案管理工作的高度。長久以來，在電力系統的檔案管理方面，管理與提取檔案的程序都十分繁雜，貯存的檔案也十分容易受到當地溫度、空氣濕度等影響，而發生程度不一的損毀現象。由于傳統檔案都是紙質的構造，其導致的一些弊端一直為檔案存儲所詬病。例如，檔案紙吸水受潮、字跡模糊不清、檔案紙發生蟲蛀等，種種不利于檔案再次查找與翻閱的現象。這些問題的出現，直接導致了檔案存儲的工作難以展開，原有的珍貴檔案失去使用價值。這對于電力系統的檔案貯存工作來說，無疑是一種可怕的存儲事故。利用互聯網技術，將紙質檔案內容錄入到電腦中去，由于電腦運行狀態良好、存儲不占用空間、具有檔案自動備份與加密功能等有力條件，使得檔案工作人員的勞動變得簡單而高效。把系統檔案管理人員從繁重的勞動中解放出來，進一步的實現了檔案管理工作的高效性，使得檔案的再次翻閱也變得更加省時、省力、省心，同時，推進了全國電力系統內資源共享。

1.3 全面建設數字化的電力系統檔案管理模式

為國內電力系統資源共享尋找新的出路：全新的檔案數字化管理的成果就是，把電力企業中的各種傳統版本的檔案通過歸納整理、錄入計算機做到系統檔案的分類存儲、整合收集、便于查找和管理，來建立一個檔案存儲資源庫。這樣做就相當于為電力企業中每一位在職員工搭建了一個全新的查閱平臺，從而方便了員工查閱檔案資料，提高了電力系統檔案管理工作的工作效率。同時也極大程度地實現了各個電力企業之間的檔案管理資源的共享。通過各個電力系統之間的檔案資源共享，能夠及時地了解同行業工作動向，同時也實現共同進步、共同發展的宏偉目標，達到雙贏的目的與初衷。

2 如何建設高效的數字化檔案

2.1 進一步完善檔案管理制度，落實檔案管理責任制度

電力企業中各個科室的檔案要由專人負責輸入、排版、保存等，日后若出現工作中的問題，責任方便落實與查找。該工作人員要盡量詳盡的整合檔案管理資源，分類原則也要簡單易懂，可以按照企業中各個科室先進行大的分類，之后再根據每個科室的檔案記錄時間，進一步地細化與展開記錄。將一個部門的檔案文件都存儲于一個硬盤之后，在這硬盤上做好標簽，進行實時的記錄工作，方便日后檔案的提取與查閱。這樣做也極大程度地提高了檔案管理工作的效率。同時也可把網絡檔案管理工作與傳統紙質檔案通過輸入電腦轉網絡電子檔案的工作分開來做。做到專人做專項工作，盡可能地提高每個人單位時間的工作效率。這樣做也在一定程度上縮小了員工的工作范疇，使其從繁瑣復雜的境地中解脫出來，讓工作變得簡單易懂，易于操作。當員工熟悉了自己的工作內容時，工作效率自然成倍的增長。

2.2 加強電子檔案保密工作

在互聯網帶來便利的同時，也為工作帶來了一些負面的影響。互聯網時代本身就是一個信息大爆炸的時代，怎樣在這個時代有效地保護好企業的檔案信息，是檔案管理系統推進數字化進程所面臨的全新挑戰。由于紙質檔案轉電子檔案的主要錄入方式還是人工手動掃描的方式，要在根源上避免檔案的外漏，要求進行掃描錄入的工作人員，在工作時間禁止攜帶手機進行檔案的掃描工作，以免檔案資料向外泄露，造成不必要的損失與麻煩。同時也要注意在掃描后要及時進行PDF格式的轉換，避免檔案被惡意篡改。由于這些工作頗為復雜繁瑣，所以大部分企業都是進行外包。所謂外包就是將這一繁瑣的工作承包出去，工作人員并不是企業內部的人。這需要更加注意對工作人員的入職培訓教育，警告職工切不可對檔案進行拍照與外帶，同時也要加強監管力度。一旦發現有檔案外泄的苗頭，要及時阻攔，并對該職員采取相應的懲罰措施。

3 如何提高數字化檔案的安全系數

3.1 通過制度的完善來提高檔案數字化管理水平

對于電力系統檔案管理的數字化推行進程切不可操之過急，要通過完善相應檔案管理制度的建設，來解決在檔案管理工作中遇到的問題。在制度上可以把對企業檔案管理人員的培訓，提到日程上來，使得企業培訓成為更加明確的適合檔案管理工作的有效工作方式。通過培訓的開展，讓檔案管理的相關員工意識到檔案管理工作的重要性，認識到自己身處崗位的特殊性，不可以輕視自己的工作范疇。想要加速推進電力系統檔案建設數字化的進程，就要樹立檔案管理人員建立責任意識。領導要對檔案管理的工作人員進行職位職責的劃分，并在管理時設立一些相應的培訓崗位和監管崗位。更好地督促企業檔案管理人員，使得其能夠更加嚴謹對待工作、一絲不茍。同時，當有特別重要的檔案信息時，要及時的對重要檔案進行備份工作。還有許多企業保密文件，也需要管理人員充分重視起來。保密文件的文件夾打開時要設置密碼，這是最基礎的文件保密安全措施。同時也要安裝信息保密報警裝置。當互聯網感染病毒或者有黑客入侵電腦時要及時發出警報，提醒檔案管理人員與高層領導作出應對措施來，及時解決問題，避免造成不可挽回的損失。

3.2 優化電力系統檔案管理軟硬件設施

雖然互聯網帶來了更便捷的工作方式，可是互聯網病毒也層出不窮，讓人防不勝防。所以要想提升電力系統檔案管理效率，就要積極加強檔案管理的設備建設。投入一定資金到電力企業的檔案管理工作中，例如，聘請互聯網操作能力強的綜合性人才來進行數字化檔案管理工作。同時也要加強對現有檔案管理員工團隊的培訓與管理。購進全新的電腦操作設備與足夠大的存儲硬盤，來進行檔案管理，是十分必要的舉措。同時也要注意在存儲檔案文件時要進行相應的隔離工作，以免電腦被黑客攻擊后死機，影響其他文件的查閱。

4 結論

綜上，數字化建設在電力系統檔案管理中的應用，能夠很大程度上提高了檔案管理建設的質量和效率，能夠適應電力企業發展的新需求，已成為當前電力系統普遍關注的課題。然而，檔案數字化建設是一項長期的任務，仍需在進一步鞏固成果的同時，及時發現不足，在實踐中實現動態的完善。

參考文獻

[1]申玉蓉.淺談電力系統檔案數字化建設[J]. 數字通信世界， 2015（10）.

[2]江紅.淺談電力系統運用檔案數字化提升檔案管理水平[J]. 大科技， 2017（28）.