事業單位檔案管理創新與改革探討

李志鳳

摘 要：我國事業單位歷來對檔案管理工作不夠重視，對檔案的收集整理、立卷歸檔等管理程序缺乏制度化，管理不夠規范，檔案管理的技術手段落后，檔案資料的利用率低。隨著信息科技發展和各項工作改革的深入，對事業單位的檔案管理也提出了更高要求。本文從檔案管理創新必要性出發，分析了事業單位檔案管理存在的問題，并提出創新與改革措施，以供參考。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；創新與改革

檔案管理對事業單位的管理工作起到了很大的影響，在信息化和經濟全球化的時代，事業單位想要在激烈的市場競爭中發展，必須重視檔案管理工作，創新管理理念，建立健全檔案管理制度體系，培養提升檔案管理人才素質，加大對檔案管理經費的投入，加強基礎設施建設，使檔案管理創新與改革符合當前信息化時代的要求。

1 事業單位檔案管理創新與改革必要性

隨著科技發展，檔案管理成為事業單位各項工作順利開展的基礎。信息化與各領域的融合使傳統檔案管理途徑發生了變化，人工進行檔案管理已經不能適應時代的發展要求和社會發展節奏。為了適應社會和時代的發展，需要將檔案管理向現代化轉變和創新，只有實現檔案管理信息化和網絡化，才能實現資源的優化配置和最大化利用。電子檔案的建立和利用信息手段對檔案進行管理可提高管理效率，通過網絡即時查詢，使檔案使用不再受地域限制，以實現資源共享最大化。

2 事業單位檔案管理存在的問題

2.1 管理制度不健全，信息技術應用滯后

在事業單位檔案管理中，完善的制度是十分必要的，但是很多事業單位的檔案管理制度形同虛設，很多工作人員敷衍了事，不按規章制度辦事，導致檔案管理工作混亂。同時，隨著科技水平的更新，信息技術的應用沒有和檔案管理有效結合在一起，檔案的更新速度以及管理方式也未實現信息化，與當今網絡化發展不相適應。

2.2 對檔案管理工作不夠重視，管理程序缺乏制度化、規范化

各事業單位對檔案管理工作的重視程度存在差異，許多單位對檔案管理工作的重要性認識不足，未單獨設置專門組織機構，只是將檔案管理放在辦公室管理工作當中，缺乏獨立性，檔案基礎設施硬件配套不到位。檔案資料收集內容不全面，擺放雜亂無章，檔案管理程序缺乏制度化，管理不夠規范。

2.3 檔案管理人員素質差異大，能力水平不高

檔案管理是一項綜合性較強的專業工作，要求檔案管理人員具有較全面的工作能力，但在檔案管理的實際工作中，從業人員隊伍專業素質不高，理論水平、文化程度等參差不齊，實踐能力相對薄弱，檔案的分類、整理和記錄不嚴格，不能按照統一的標準來執行，對檔案的綜合管理力度不夠。也由于缺乏相應地培訓，使得新技術、新設備不能夠較好地使用，檔案管理模式和信息服務水平與信息化時代的管理要求不適應。

2.4 檔案資料的利用率低，設施較落后

由于對檔案的利用價值認識不夠，各事業單位對信息化基礎檔案保護和信息資源開發不足，檔案資料利用率低的問題比較突出。目前仍有許多事業單位的檔案管理部門只有少量的計算機及落后的軟件設備，有些單位檔案室庫房建造不完善，雜亂無章、塵土飛揚，設備陳舊不及時更新，基礎設施落后。

3事業單位檔案管理創新與改革有效措施

3.1 建立健全檔案管理制度體系

為了保證檔案管理工作的順利實施，要制定符合單位實際情況與檔案管理需要的規章制度，體現科學性、合理性。檔案管理系統要具有良好的可行性、實用性、簡便性，可以通過操作簡便的檔案管理系統進行更好的規范和引導。制定科學的檔案管理制度體系，既要約束檔案管理工作者，也要約束機制的主導人員，確保制度體系的公正性和嚴肅性，要結合檔案管理的特點，盡量的實現管理的科學性、靈活性和高效性。

3.2 強化管理層對檔案管理重要性認識

在事業單位的管理活動中，檔案管理是單位發展的潛在推動力，它的作用一般都是潛移默化的，并沒有明顯表現出來，導致很多事業單位在實際工作中忽略檔案管理的作用。對于檔案管理工作，要從領導做起，強化對檔案管理工作的重視，成立專門的檔案管理部門，配置專業的檔案管理人才。制定合理的獎懲措施，對在檔案管理工作中表現優異的人員要適當地獎勵，刺激員工的積極性，從而保證檔案管理工作正常高效地運行。

3.3 提高檔案管理人員綜合素質，優化人員結構

事業單位檔案管理的專業性和實用性比較強，檔案的質量是由檔案管理人員的工作水平決定的，如果沒有足夠的工作經驗，將會遇到一些困難，很難滿足檔案收集和管理的要求。檔案管理人員，應具備能夠獨立完成檔案收集管理工作，確保歸檔的完整及時和統一。要適應信息化形勢下的檔案管理工作，必須轉換思維，提高對信息化的接受能力與認識，掌握應用現代信息技術處理檔案業務的流程、方法和手段。要建立并確保檔案管理團隊的穩定，加強人員培訓，優化檔案管理與知識結構，不斷提高掌握現代信息技術的綜合管理素質能力，樹立正確的職業道德與操守，通過培養更多的檔案管理人才以滿足現代檔案管理的需要，提高管理效率。

3.4 加大資金投入，加強檔案管理基礎設施建設，提高現代化水平

事業單位檔案管理創新和改革的開展離不開基礎設施的完善，齊備的基礎設施可以為檔案管理提供保障。在管理經費上要加大投入，保證有充足的資金滿足基礎設施建設，積極購買檔案管理設備，提高檔案管理工作效率。在基礎設施的購進方面，要結合單位實際情況和實際需要，對不符合需求的設備要及時更換，提高現代化水平。

3.5 實行檔案項目負責制

事業單位檔案數量多，工作規模大，更適合采取協作的工作方式來完成。在團隊管理中實行檔案項目負責制，項目檔案任務確定時，組成一個工作小組，分工協作完成檔案收集、整理、檢查、歸檔、移交等相關工作，使檔案項目形成閉環管理。當檔案項目出現交叉時，小組之間工作也交叉進行，人員靈活調配，互相支持，優先完成重點項目和交付時間緊的項目檔案。

3.6 加強信息化管理，促進檔案信息共享

隨著信息化時代的來臨，信息技術成為各領域的重要支撐力量，將事業單位的檔案管理與信息化融合是檔案管理創新和改革的必然趨勢。信息化檔案管理可以解決傳統管理中的效率低、分類不完善等問題，提高檔案管理與應用的效率。

構建信息化檔案管理共享平臺，方便內部各部門對于檔案信息的調取，有效提升了檔案管理的工作效率，實現對檔案的有效管理和資源共享，從而使檔案管理信息化發揮出積極的影響力。

深化信息化平臺的構建和應用，圍繞檔案的錄入、檢索和應用等基本需求來強化管理思路，建立起檔案管理的信息庫，將檔案都能夠以電子版的形式呈現出來，同時可開通云端存儲的功能，將檔案信息上傳云端，使檔案信息能夠得到永久性的保存，以促進信息化檔案管理的全面提升。

實現檔案管理的自動化，減輕管理人員的工作壓力，節約人力與物力資源，提高檔案管理的質量與效率，實現檔案管理的創新。

4 結語

總而言之，如今我國事業單位檔案管理工作的創新是勢在必行，唯有創新才能適應新形勢的需要，才能促進檔案管理工作的深入發展，檔案管理信息化，已經成為新形勢下發展的必然趨勢。因此，必須高度重視檔案管理創新與改革工作，在資金和人才方面加強保障，不斷加強硬件設施與管理人員的素質能力建設，促進檔案管理工作信息化、網絡化、數字化提高到一個新的水平。

參考文獻

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