學校檔案管理的現狀、發展趨勢及相關問題

張彩虹

摘 要： 本文首先介紹了學校檔案管理現狀，如重視程度低、管理人員職業素養不夠、缺乏檔案保護意識等問題。其次根據學校檔案管理未來發展趨勢，提出了促進學校檔案管理效率有效提高的具體措施，包括加強建設信息化的檔案管理設施、建立完善的檔案信息資源、構建全面的檔案管理體系、提高管理人員的專業素質等方面，希望能給相關人士提供一些參考。

關鍵詞： 檔案管理 信息化 信息資源

引言

學校檔案管理的主要內容是在學校知識教育、科學研究、部門管理等活動中產生的各種具有管理價值的文字、圖像、視頻等記錄，并可以讓社會和學校參考借鑒的檔案資料。學校檔案中記錄了學校各個時期的經驗教訓和成功經歷，有助于學校在發展過程中查找借鑒其中的發展經驗，對學校發展起到十分重要的作用。

一、學校檔案管理現狀分析

（一）重視程度較低

從學校檔案管理的長期發展來看，學校相關領導對學校檔案管理沒有形成足夠的重視，具體表現在長期對學校檔案管理工作的忽視、檔案管理人員工資待遇得不到有效提高、檔案管理人員大部分由年齡較大的人員組成等方面。學校對檔案管理的忽視還可以體現在學校對檔案管理工作人員、管理制度的削弱等方面。學校相關領導對檔案管理工作的疏忽，影響了學校的建設發展，因此人們要加強對檔案管理工作的重視，提高學校檔案管理工作效率。

（二）管理人員自身素質的限制

學校檔案管理工作難以展開的重要原因之一是管理人員的職業素養不夠。首先，學校雖然設立了檔案管理崗，但其中的工作人員大都沒有經過專業的訓練，沒有學習過檔案管理的相關知識，管理方式較為落后，阻礙了檔案管理的進一步發展。其次是學校沒有對檔案管理人員進行一定的職業培訓，使學校檔案管理人員不能及時參加檔案局組織的職業培訓，檔案管理人員在管理檔案的同時還要負責多項其他管理任務，沒有時間進一步學習檔案管理相關知識，往往在了解主要工作內容后直接上崗工作，并且管理人員在熟悉相關管理運作后又被分配到其他職位上，導致檔案管理新手無法適應檔案管理工作，不能很好地履行檔案管理職責，拖后檔案管理的工作進展。

（三）缺乏檔案保護意識

檔案的保護是為了更好地從事檔案管理工作。目前學校工作的重點大多放在教學服務上，因此降低了檔案管理的保護意識，具體體現在檔案管理工作的疏忽松懈。從大方面來看，學校對檔案管理工作的人員安排和資金投入有所忽視[1]。從小的方面上看，相關管理人員在檔案收集、檔案整理、檔案使用、檔案編輯等具體工作中缺乏對檔案資料的管理保護意識，在檔案存儲過程中不注意檔案的防潮、防塵等。從上述情況中我們可以看出，相關工作人員還沒有在檔案管理中形成保護意識。

二、學校檔案管理發展趨勢研究

（一）檔案的信息化管理

檔案管理是學校日常運行、進行一系列教學活動、人力資源管理等工作的基礎。信息化時代，數字技術對人們工作生活的影響越來越大，大多數學校都將信息化技術引入日常辦公之中，在未來工作中可能都會轉化為自動化辦公，同時在辦公過程中會出現數量巨大的電子文件。未來的檔案管理工作可能不會局限于檔案材料的保存，而是加強檔案資料的借鑒展示作用，讓人們看到學校的發展歷史[2]。因此檔案管理人員要加強責任意識，培養為歷史檔案負責、替未來發展思考、重視當下檔案管理服務的職業素質，站在學校發展需要的角度思考，加強對檔案管理工作的重視，創新檔案管理模式。

（二）檔案信息形式的多元化

隨著我國逐漸進入信息化時代，各高校檔案管理方式發生了一定的變化，檔案管理工作的變化主要體現在檔案資源收集渠道的增加、電子檔案的增多、傳統紙質資料減少等方面。同時，檔案收集形式隨之增加，除了文字形式的檔案資料之外，還會有圖片、視頻等多維度信息。比如在學校開展大型活動時，師生之間活動交流的經歷也是重要的檔案信息，還有畢業校友為學校發展做出的努力等是檔案管理的重要信息。同樣，教師和學生在學校日常管理教學中做出的貢獻是檔案收藏的信息。因此要求在未來檔案管理工作中相關工作人員要具備高效收集、加工處理檔案資料的能力，使檔案收集工作更加全面具體，由被動收集檔案材料轉變為主動探尋學校在改革發展過程中的每一個切實舉措帶來的影響，增加材料收集渠道，這樣才能使檔案收集工作更加全面系統。

（三）檔案保管方式的轉變

學校檔案管理中常見的管理方式有以下兩種，分別是集中管理和分散管理。分散管理模式就是將性質不同的檔案資料分別交給職能不同的部門管理。集中管理模式就是通過學校專門管理檔案的部門把全部檔案資料集中起來進行管理。雖然兩種管理模式的工作方式有很大的差別，但是其中的工作理念卻是一樣的，兩種管理形式都有一條共同的工作理念，就是保證檔案資料的完整和安全。隨著科學技術的發展，數字化辦公的普及，電子檔案的信息管理方式也發生了相應的改變，這就要求檔案管理人員改變傳統管理方式，轉變管理思想，積極構建數字化的檔案管理體系。同時建立相應的管理制度，保證檔案信息的安全，防止由電腦病毒造成的檔案信息泄露問題。雖然檔案管理數字化是未來的發展主流，但學校在平時工作活動中仍然會產生大量的紙質檔案，因此要求相關管理人員在學習檔案信息數字化管理技術時，加強對紙質檔案管理的重視，實現紙質檔案的數字化轉換，讓紙質檔案得到充分利用。

三、如何提高學校檔案管理的工作效率

（一）加強建設信息化的檔案管理設施

學校在檔案管理過程中需要使用到各種形式的基礎設備，包括基礎網絡設備、計算機硬件設備、計算機軟件設備及其他輔助設施，全面的檔案管理設施是開展各項檔案管理信息化建設工作的前提基礎。因此，學校要考慮到檔案資料收集工作中的各種需要，在檔案管理室中配備全面的基礎設施，以提高檔案管理的工作效率，比如在檔案收集中最基本的信息系統軟件、計算機、光盤刻錄機、掃描儀等設備。配備好相關基礎設施后，再通過這些設備建立相應的電子檔案和電子目錄，使電子檔案能夠直接被接受中心接管錄入，提高電子數據的采集效率，促進電子文件的有效收集[3]。檔案管理的相關系統軟件具有多種形式的文件管理功能，比如文件的檢索、收集和歸納整理等功能，同時可以和其他種類的數據庫進行數據交換和連接工作，從而提高校園檔案信息管理的流通性。

（二）建立完善的檔案信息資源

一所學校的檔案信息材料中存儲著整個發展過程，通過各種形式記錄了學校發展過程中的各種事件，包括學校管理工作、科研工作和教學工作等內容，是一所學校重要的財富資源。學校建設信息化檔案管理工作中最基礎的就是信息資源的建設，信息資源建設的主要內容是通過計算機等管理設施在學校的檔案管理數據庫中收集各種形式的檔案信息，并建立一套具有自身發展特色的信息數據庫，使學校在需要時可以隨時查找相關信息資源。隨著時代的發展，檔案管理技術的進步，大部分學校已經將檔案管理工作的重點目標放在豐富擴大檔案室管理資源上面，促進學校多項資源的有效收集整理和傳播。為了實現學校檔案管理的未來發展目標，需要檔案管理部門在關注學校中心工作的同時，加強對學校檔案的管理力度，建設具有自身特色的數據資源。強化檔案管理數據庫的檢索功能，完善檔案信息資源，對于學校建設信息化的檔案資源管理體系具有重要的作用。

（三）構建全面的檔案管理體系

為了提高檔案管理效率，學校領導應該加強對檔案管理工作的重視，將檔案資源管理工作加入到年度考核體系中，將檔案管理工作的具體責任落實到每個管理人員身上，加強對檔案資源管理監督工作，保證學校的中心工作、部門業務和檔案管理等都能得到有效的管理。同時，學校不要任意更換檔案管理的工作人員，讓檔案管理人員將更多精力放到檔案業務研究中，提高相關人員的檔案管理水平，為單位提供更好的服務。學校還要加強檔案管理的日常監管工作，重視檔案管理工作質量的提高，將檔案管理的監督工作日常化，讓學校全部師生都能自覺支持學校檔案管理工作[4]。構建全面的檔案管理體系，促進學校建設完善的檔案管理機制，促進學校檔案管理進一步發展。

（四）提高管理人員的專業素質

為了提高學校檔案管理工作質量，需要提升相關管理人員的職業素養。檔案管理工作人員只有具備較高的職業道德修養和政治文化素養，熟練操作檔案管理中的各項業務，才能稱得上一名合格的檔案管理人員。如何提高檔案管理人員的專業素質，具體可以從以下幾個方面入手。首先是學校要積極組織檔案管理人員參加職業技能培訓，同時，管理人員自身要加強檔案管理專業相關理論知識的學習。其次是建立檔案管理網絡，將現代化的數字信息技術和先進的軟件設備應用到檔案管理工作中，提高學校檔案管理水平，實現學校檔案的自動化管理。檔案管理工作包含多方面的學問，與多個單位部門的工作都有聯系，因此，需要所有人都調動起檔案管理意識，配合檔案管理工作進行。提高檔案管理的工作地位，高度重視檔案管理工作，從基礎的、戰略的角度看待檔案管理，積極推動檔案管理工作的建設，加強宣傳，讓學校全體員工都能認識到檔案管理的重要性，確保檔案管理在組織上順利展開。

結語

我們要認識到學校檔案管理工作在學校建設中的重要性，做好檔案管理中的資料收納整理等工作，同時創新檔案管理觀念，將以往被動使用檔案資料的思想轉變為積極主動研究檔案資料的觀念。提高檔案管理服務水平，主動向人們提供相關檔案資料，實現高效化、科學化、標準化的檔案管理。

參考文獻：

[1]張良，郭玉娟.高校基建檔案管理存在的問題與對策[J].辦公室業務，2017（21）：73+75.

[2]陳婷.學校人事檔案管理的對策[J].蘭臺世界，2017（S2）：178-179.

[3]郭登權.淺談數字信息化背景下高校檔案管理的創新[J].時代教育，2016（02）：103.

[4]曹衛芳.學校檔案管理工作的現狀分析與對策[J].青少年日記（教育教學研究），2015（09）：132.