提升企業(yè)辦公室行政管理質(zhì)量的重要作用

王偉

摘要：企業(yè)自身的行政管理水平影響著企業(yè)的發(fā)展、決策等多個(gè)方面，甚至影響著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理。如果要促進(jìn)企業(yè)工作效率的提升，保障行政管理質(zhì)量符合企業(yè)發(fā)展的需求這是企業(yè)目前最需要考慮的問(wèn)題。本文通過(guò)對(duì)辦公室行政管理工作的職能進(jìn)行論述，以此來(lái)探討提高企業(yè)行政管理工作質(zhì)量效率的策略和方法，并針對(duì)如何提升行政管理質(zhì)量水平，提出明確的策略意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：行政管理水平;行政管理質(zhì)量;重要作用

引言

對(duì)于每一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，它在發(fā)展過(guò)程中的管理水平如何往往體現(xiàn)出了其企業(yè)自身的決策協(xié)調(diào)能力。企業(yè)想通過(guò)加強(qiáng)行政管理部門(mén)的智慧，可以精準(zhǔn)的了解其他部門(mén)之間的活動(dòng)明細(xì)，可以根據(jù)具體的工作內(nèi)容進(jìn)行運(yùn)營(yíng)的決策，確保企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作的發(fā)展。辦公室就是作為行政管理工作的主要載體，承擔(dān)著重要的行政管理職能。

1.企業(yè)辦公室行政管理的具體內(nèi)容

1.1檔案的管理

檔案的管理是辦公室行政管理中的重要內(nèi)容，檔案的管理收集可以確保企業(yè)目前的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)，辦公室行政管理職能包括對(duì)于檔案的收集審核和查驗(yàn)。管理企業(yè)的檔案需要對(duì)于企業(yè)的檔案類別進(jìn)行整理，對(duì)于不同的檔案類別要?dú)w置到不同的位置上，對(duì)于圖文檔案、影像檔案都要進(jìn)行及時(shí)的收集。

1.2文書(shū)的管理

文書(shū)承擔(dān)著企業(yè)各個(gè)部門(mén)職能的基本責(zé)任，每個(gè)文書(shū)的形式內(nèi)容有所差異，做好文書(shū)的收集，并對(duì)文書(shū)進(jìn)行分別的存放，對(duì)于企業(yè)行政管理人員來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。要精細(xì)化的做好對(duì)于文書(shū)的規(guī)整工作，才能有效的提升企業(yè)自身發(fā)展和管理的效率。

1.3會(huì)議的管理

企業(yè)召開(kāi)各項(xiàng)會(huì)議需要辦公室的行政管理人員參與其中，要明確會(huì)議的流程，及時(shí)記錄會(huì)議中所提到的意見(jiàn)，同時(shí)要注意會(huì)議室的上報(bào)和審批工作的完成，要做好對(duì)于到場(chǎng)成員的統(tǒng)計(jì)。行政管理人員需要各司其職，分配好自身的工作，確保企業(yè)自身管理的實(shí)效性，要采取相應(yīng)的措施來(lái)減少企業(yè)的開(kāi)銷，對(duì)于企業(yè)的會(huì)議時(shí)間要進(jìn)行及時(shí)的控制，企業(yè)會(huì)議的內(nèi)容要進(jìn)行按時(shí)的記錄。

2.企業(yè)辦公室行政管理的作用

2.1辦公室行政管理的策劃作用

加強(qiáng)行政管理工作的落實(shí)可以有效的為企業(yè)出謀劃策，辦公室行政管理相當(dāng)于企業(yè)的軍師，需要確保企業(yè)自身運(yùn)營(yíng)管理的有條不紊，行政管理人員要了解各個(gè)部門(mén)和各個(gè)崗位的具體情況。尤其是對(duì)于企業(yè)基層單位的各個(gè)信息要進(jìn)行及時(shí)的收集，收集企業(yè)的方案給上級(jí)行政管理人員，要結(jié)合自己的所見(jiàn)所聞和各部門(mén)之間提出來(lái)的具體問(wèn)題策略扮演參謀的角色。行政管理人員要和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的思想相一致，在工作中要確保每一個(gè)政策的落實(shí)。

2.2辦公室行政管理的輔助作用

企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中企業(yè)的主體是決策層，行政管理是領(lǐng)導(dǎo)的決策職能落實(shí)的催化劑。企業(yè)的行政管理的作用可以幫企業(yè)的各個(gè)職能機(jī)構(gòu)搭建橋梁和扭扣，可以對(duì)于信息進(jìn)行收集，結(jié)合當(dāng)前國(guó)家的相關(guān)政策和經(jīng)營(yíng)管理的改制措施，更好的確保制度的完整性?？梢约紡V益整合每一個(gè)行政工作人員的具體言論，并提出好的建議，有助于企業(yè)的發(fā)展。行政管理人員同時(shí)也可以加強(qiáng)對(duì)于基層人員的深入調(diào)查，篩選出具有科學(xué)合理的企業(yè)經(jīng)營(yíng)理念和建設(shè)性的策略給企業(yè)者使用。除此之外，行政管理人員還可以針對(duì)企業(yè)所發(fā)布的新政策，傳達(dá)到每一個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)人的手中，并對(duì)于決策的落實(shí)情況妥善處理。

3提升企業(yè)辦公室行政管理質(zhì)量水平的建議

3.1樹(shù)立辦公室行政管理精細(xì)化思想

企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中企業(yè)的辦公室行政管理人員要參與到企業(yè)的重要活動(dòng)的策劃和決策之中，要加強(qiáng)對(duì)于日常事務(wù)的管理和業(yè)務(wù)的協(xié)調(diào)，推進(jìn)整個(gè)企業(yè)的發(fā)展。為了確保企業(yè)的行政管理質(zhì)量符合企業(yè)自身的標(biāo)準(zhǔn)，所以需要在實(shí)際工作中將精細(xì)化管理的思想納入到每一個(gè)部門(mén)，精細(xì)化的管理思想不僅僅是一種手段，更是一種觀念。這就要求各部門(mén)單位加強(qiáng)對(duì)于行政管理的重視，如果對(duì)于行政管理工作略微忽視，那么就無(wú)法傳達(dá)精細(xì)化管理這一思想。在行政管理工作過(guò)程中，要讓行政管理工作的每一個(gè)人員明確文檔的管理、會(huì)議的安排和對(duì)于企業(yè)的協(xié)調(diào)統(tǒng)一流程的落實(shí)。要讓企業(yè)的辦公室行政管理工作朝向精細(xì)化的方向發(fā)展，要對(duì)于每一個(gè)會(huì)議流程和文檔的整理嚴(yán)格化、程序化的落實(shí)。增強(qiáng)行政管理人員的素質(zhì)，同時(shí)有意識(shí)的培養(yǎng)行政管理人員自身的責(zé)任感，來(lái)增強(qiáng)企業(yè)的生命力和活力。

3.2完善行政管理的規(guī)章制度

企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中規(guī)章制度是保證企業(yè)運(yùn)營(yíng)的重要法則，對(duì)于企業(yè)的辦公室行政管理人員來(lái)說(shuō)也需要一套有律可依，、有章可循的相關(guān)行為制度。對(duì)于行政管理人員來(lái)說(shuō)要重要的遵守現(xiàn)階段所需要提出來(lái)的工作操作流程。辦公室管理工作人員首先要負(fù)責(zé)對(duì)于辦公室的文書(shū)進(jìn)行檔案的整理，要求完全按照公司的規(guī)章制度進(jìn)行整理，保證文件的真實(shí)性和價(jià)值性，不能為了貪圖私利而銷毀文件資料或存在文件資料造假現(xiàn)象，要為企業(yè)的決策提供相應(yīng)的依據(jù)。行政管理是一個(gè)長(zhǎng)期性系統(tǒng)性和精細(xì)化的工作，在具體工作過(guò)程中要不斷完善制度，而行政管理人員也要學(xué)會(huì)總結(jié)日常工作中的事務(wù)，在各大會(huì)議、大小事務(wù)決策時(shí)，要掌握相關(guān)的開(kāi)會(huì)經(jīng)驗(yàn)和開(kāi)會(huì)流程，管理審核等多個(gè)項(xiàng)目的合理安排，為日后的工作提供借鑒和參考的依據(jù)。

3.3提升辦公室行政管理隊(duì)伍的素質(zhì)建設(shè)

無(wú)論是思想還是制度都需要不斷的嵌入到企業(yè)自身的建設(shè)中，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)要不斷的完善行政管理工作的整體素質(zhì)和工作質(zhì)量，就需要完善行政工作管理人員的工作能力。即使制度再完善，如果不能提高行政管理工作隊(duì)伍的建設(shè)的話，就無(wú)法提高行政管理工作的質(zhì)量，因此行政隊(duì)伍管理隊(duì)伍建設(shè)的過(guò)程中，要加大對(duì)于行政管理部門(mén)的建設(shè)力度，提升工作人員的整體素質(zhì)，改掉不良的社會(huì)陋習(xí)。及時(shí)發(fā)現(xiàn)行政管理工作中存在的問(wèn)題，并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，將每一個(gè)行政管理的任務(wù)落實(shí)到個(gè)人，落實(shí)責(zé)任的明細(xì)，確保崗位的分工明確和責(zé)任落實(shí)，提升行政管理水平。

結(jié)束語(yǔ)：

辦公室行政管理工作涉及到企業(yè)的各個(gè)方面，無(wú)論是從思想制度和人員方面都需要不斷的借鑒企業(yè)的成功案例，結(jié)合企業(yè)自身發(fā)展情況，完善企業(yè)的管理體系，確保企業(yè)自身管理的做大做強(qiáng)。

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（作者單位：中海油常州涂料化工研究院有限公司）