淺談項(xiàng)目工程檔案資料質(zhì)量管理的意義和控制要點(diǎn)

摘 要：作為能夠反應(yīng)建筑工程過程中的完整信息，項(xiàng)目工程檔案資料關(guān)系著竣工驗(yàn)收及建筑質(zhì)量等級(jí)核定的最終確認(rèn)，也是建筑工程質(zhì)量的一種見證。另一方面，項(xiàng)目工程檔案資料質(zhì)量管理還能夠?yàn)榻ㄖこ藤|(zhì)量發(fā)生問題時(shí)，提供責(zé)任信息與建筑記錄，因此建筑工程檔案資料質(zhì)量管理工作非常重要，不論是哪種項(xiàng)目工程，一旦工程資料沒有達(dá)到相關(guān)的核算規(guī)定，就會(huì)導(dǎo)致該項(xiàng)目工程的不合格，并且對最終評定工程質(zhì)量有著不可分割的作用。因此，項(xiàng)目工程檔案資料質(zhì)量管理十分重要，也應(yīng)當(dāng)探討其意義與控制要點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目工程檔案資料；質(zhì)量管理；控制要點(diǎn)；意義

項(xiàng)目工程在進(jìn)行過程中會(huì)形成形形色色的檔案資料，這些檔案資料應(yīng)當(dāng)在內(nèi)容上體現(xiàn)真實(shí)性與期權(quán)行，描述上體現(xiàn)準(zhǔn)確性，根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行內(nèi)容上的編制以及格式上的調(diào)整[1]。項(xiàng)目工程檔案資料的質(zhì)量管理指的是真實(shí)、準(zhǔn)確地反應(yīng)在項(xiàng)目建設(shè)過程中各類事件的情況。項(xiàng)目工程檔案資料要有記錄原件，原件要求圖文相符，同時(shí)各項(xiàng)技術(shù)參數(shù)與數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確無誤，簽字、蓋章等各項(xiàng)手續(xù)要齊全，資料的歸檔與整理日期要跟得上工程建設(shè)的腳步。

一、項(xiàng)目工程檔案資料質(zhì)量管理存在的不足

當(dāng)前項(xiàng)目工程檔案資料質(zhì)量管理工作存在的不足主要體現(xiàn)在三方面，一方面是各部門領(lǐng)導(dǎo)由于不重視項(xiàng)目工程檔案資料質(zhì)量管理工作，而使這一工作的效率大大下降；另一方面則是因?yàn)槟壳吧形从杀容^完善的檔案資料管理制度，無法確保項(xiàng)目工程檔案資料質(zhì)量管理的真實(shí)性；第三點(diǎn)則是在項(xiàng)目工程檔案資料質(zhì)量管理的工作人員大多是沒有經(jīng)歷過專業(yè)培訓(xùn)的技術(shù)人員，無法做到熟練業(yè)務(wù)。

二、項(xiàng)目工程檔案資料質(zhì)量管理的控制要點(diǎn)

（1）創(chuàng)新檔案資料質(zhì)量管理工作結(jié)構(gòu)

我國建筑行業(yè)在檔案資料質(zhì)量管理中存在較多問題。造成這些問題的根本原因在于檔案資料管理的部門過于繁瑣，很多質(zhì)量管理的結(jié)構(gòu)組織是多余的，而且各部門之間無法有效協(xié)調(diào)，分工不明顯，進(jìn)而導(dǎo)致項(xiàng)目工程檔案資料工作的進(jìn)程，使建筑工程的檔案資料管理工作無法順利進(jìn)行。筆者認(rèn)為在這一方面要提高項(xiàng)目工程檔案資料質(zhì)量管理結(jié)構(gòu)的改革和創(chuàng)新力度，進(jìn)一步建立科學(xué)、有效的管理方法[2]。在改革的過程中，經(jīng)常會(huì)遇到這樣的情況，質(zhì)量管理工作人員經(jīng)常是身兼多職，不僅負(fù)責(zé)施工材料的選購，還要進(jìn)行人員的分配，但對檔案資料的管理則相對疏忽，工作量非常的大，消耗了大量的精力，其管理能力的分散最后也導(dǎo)致項(xiàng)目工程檔案資料質(zhì)量管理工作的效率低下，不利于檔案資料質(zhì)量管理的可持續(xù)發(fā)展與真實(shí)可靠性。為了有效地解決這個(gè)問題，建筑企業(yè)應(yīng)該對自己的項(xiàng)目工程檔案資料質(zhì)量管理進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。例如質(zhì)量管理工作者的主要職責(zé)是做好檔案資料的管控與審核，由人力資源管理部門進(jìn)行協(xié)調(diào)整改，避免出現(xiàn)一人任多職而發(fā)生精力分散，哪一項(xiàng)工作都做不好的現(xiàn)象發(fā)生。

（2）創(chuàng)新質(zhì)量管理的新理念

檔案資料質(zhì)量管理理念是管理工作的靈魂。在進(jìn)行建筑工程檔案資料質(zhì)量管理方法創(chuàng)新時(shí)，要對公司的管理理念進(jìn)行創(chuàng)新。

①檔案資料質(zhì)量管理工作同樣離不開理論知識(shí)豐富，專業(yè)素養(yǎng)高的人才[3]。檔案資料的質(zhì)量管理工作若想順利進(jìn)行，應(yīng)當(dāng)定期組織培訓(xùn)來提高工作人員在檔案資料方面的技術(shù)，并且掌握科學(xué)高效的檔案資料管理辦法，明確檔案資料對項(xiàng)目工程的重要性。

②項(xiàng)目工程檔案資料同樣需要一個(gè)科學(xué)完善的管理體系，來滿足建筑市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。建筑企業(yè)要根據(jù)企業(yè)自身的發(fā)展要求，滿足市場的自適應(yīng)性來明確管理體系，使項(xiàng)目工程檔案資料管理工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，提高市場競爭力與占有率。

（3）創(chuàng)新檔案資料質(zhì)量管理手段

建筑施工企業(yè)想立足于激烈的市場競爭之中，就必須不斷創(chuàng)新項(xiàng)目工程檔案資料質(zhì)量管理手段。應(yīng)用新的管理方法促進(jìn)檔案資料質(zhì)量管理技術(shù)的創(chuàng)新，從而從整體上提升建筑企業(yè)的管理水平，這就要求質(zhì)量管理人員不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)和新技能，淘汰落后的質(zhì)量管理理念和技術(shù)，積極應(yīng)用新的技術(shù)手段。企業(yè)要加強(qiáng)在新設(shè)備、新材料等方面的引進(jìn)和研發(fā)，重視新手段的應(yīng)用，提升企業(yè)的檔案資料質(zhì)量管理技術(shù)水平，從而提升企業(yè)的核心競爭力。

（4）采用信息化管理方式

互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，對各個(gè)行業(yè)產(chǎn)生了很大的影響，同時(shí)也提出了新的要求。在這種大形勢下，建筑企業(yè)在開展檔案資料質(zhì)量管理工作時(shí)也要積極的引進(jìn)先進(jìn)的信息化管理方式，運(yùn)用電子信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來開展管理工作[4]。例如，可以通過網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)獲取、儲(chǔ)存、處理施工方面的數(shù)據(jù)，最后再對檔案資料進(jìn)行合理的安排。電子信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在檔案資料質(zhì)量管理上的運(yùn)用，可以提高檔案資料管理工作的效率，節(jié)約人力成本，避免人為出現(xiàn)的檔案資料管理工作上的疏忽大意。

（5）重視事前控制工作，確保項(xiàng)目工程檔案資料的真實(shí)性

項(xiàng)目工程檔案資料的質(zhì)量管理工作的主導(dǎo)單位是建設(shè)管理單位，關(guān)系著工程招標(biāo)、勘察與施工等單位的合同與協(xié)議，應(yīng)當(dāng)設(shè)立明確的法律條文或條款來規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對項(xiàng)目工程檔案資料的套數(shù)、質(zhì)量、費(fèi)用與移交時(shí)間做出明確的要求，從而實(shí)現(xiàn)事前控制的工作。

（6）應(yīng)當(dāng)以合同和規(guī)范章程按時(shí)完成檔案資料

一般來講，項(xiàng)目工程檔案資料產(chǎn)生于項(xiàng)目工程全過程，從立項(xiàng)到竣工需要少則數(shù)個(gè)月，多則十幾年，檔案資料的程序也劃分為多個(gè)層次，從項(xiàng)目工程準(zhǔn)備階段的文件、監(jiān)理的文件，再到施工文件和竣工驗(yàn)收文件等，項(xiàng)目工程檔案資料的質(zhì)量管理，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格履行合同約定的程序，按照國家的規(guī)范規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，從而形成高質(zhì)量的檔案資料。

項(xiàng)目工程檔案資料管理工作應(yīng)當(dāng)不斷完善，提高其規(guī)范化的進(jìn)程，一個(gè)高質(zhì)量的檔案資料能夠在側(cè)面反映出建筑施工企業(yè)對項(xiàng)目的管理水平、管理理念與管理能力。因此在項(xiàng)目工程檔案資料質(zhì)量管理工作過程中，做好事前控制，完善過程管理，加強(qiáng)事后的監(jiān)督檢查工作，從而推動(dòng)項(xiàng)目工程檔案資料與質(zhì)量管理的有機(jī)結(jié)合。

參考文獻(xiàn)

[1]李文婷.淺談檔案資料質(zhì)量的控制——以工程項(xiàng)目管理為例[J].福建建材，2016，12（9）：107-108.

[2]王玉琪.工程項(xiàng)目管理中檔案資料質(zhì)量的控制研究[J].工業(yè)b，2016，34（4）：00022-00023.

[3]王鈺.工程項(xiàng)目管理中檔案資料質(zhì)量的控制優(yōu)化[J].城市建設(shè)理論研究：電子版，2016，56（3）：38-39.

[4]白仲千.工程技術(shù)資料對項(xiàng)目質(zhì)量管理的重要性[J].建材發(fā)展導(dǎo)向，2016，14（9）：80-81.

（作者單位：重慶建工第十一建筑工程有限責(zé)任公司）