探究電力工程檔案管理的信息化建設

摘 要：檔案管理工作就是負責對檔案的收集、整理、分類、保存以及提供利用、檔案開發編研等，是一個重要又繁瑣的工作。在實際中，提升檔案管理工作的效率非常重要，尤其對于具有現實性的電力工程的檔案管理工作而言，高質高效的檔案管理工作能夠有效推動電力工程的進步，所以在當下的信息化時代，就需要考慮如何將電力工程檔案管理工作信息化。

關鍵詞：電力工程；檔案管理；信息化建設

檔案對于一個企業有著重要的意義，其中涵蓋的內容廣泛。電力企業檔案管理可以提升企業信息質量，統一企業檔案管理，同時企業之間的信息可以互通有無。這些作用對于電力企業來說是寶貴財富。具體來說，首先，提升企業信息質量。在電力建設這項工程當中，開展信息化的建設持續深入，它會在單位的所有部門之間建立起一個涵蓋了公文以及各類檔案資料的多類型的文檔庫，可是，正是因為這個體系與行政在分工或者是技術這兩個方面存在著差異，因此，最終會造成信息孤立、不全面問題的出現。要完成電力建設工程中對檔案實施信息化管控，就需要使用網絡以及參數庫對外開放的接口，完成在本單位之中的跨部門、跨體系的信息資源的公開分享，從根源上將整體服務的效率以及質量進行提升。其次，統一企業檔案管理。電力工程信息檔案的管理對企業有非常重要的意義，從一項電力工程的立項、設計、組織實施到竣工，檔案記錄著它的所有信息。現大部分電力施工企業的檔案信息是自動化管理，由各部門單獨負責，這就導致主管部門在想了解檔案信息時不能及時完整地調取各部門信息。各個部門使用的系統也不盡相同，使得提取和審閱信息增加了難度。設置統一的檔案管理信息系統，使企業人員可以及時有效地查詢和提取完整的檔案信息，增加檔案管理的統一性，對企業管理有著很大的幫助。最后，強化企業信息互通。實現電力建設這項工程當中對于檔案的信息化管控，這對于達成整個單位檔案信息一統化的需求提供了必要條件。現在，大多數進行電力建設工程的單位當中，有些部門的檔案類信息資料都由他們所在的部門單獨保存，僅提供給所在部門內部使用。這樣對于檔案信息為單位領導在進行決策期間提供服務的作用沒有得到充分發揮，同時也讓這些檔案信息資料的使用價值沒有達到最優化，這樣就不能實現檔案資源在單位生產施工中充分發揮其應有的價值，經過建立數字檔案的管控體系，就能夠更好地將上述提到的問題進行解決。

電力企業檔案管理既然如此重要，我們就需要采取一些措施來提高檔案管理。

第一，提升員工參與的積極性

電力工程檔案管理信息化建設關系到每一位電力系統工作人員，因此除了檔案管理人員要參與信息化的建設，還應分配其他各部門，將各部門工作人員的檔案通過信息技術錄入檔案信息管理系統，即全員參與檔案的信息化建設。首先，在實施檔案信息化建設之前應該召開全員動員大會，在大會上由各部門領導帶頭參與這項決策，并告知員工這項工作所帶來便利。其次，對于帶頭參與這項工作的員工給予一定的獎勵，并且對參與員工多的部門給予相應的獎勵，由此帶動員工的積極性。

第二，強化信息管控的完整性

使用有效的方式將檔案的類型進行區分。在進行電力工程項目的立項、設計和它的施工過程、竣工驗收，以及各職能部門形成的各類管理性文件，使用可執行性極高的方式將檔案的類型進行區分，依照按項目檔案類型或年度保存的方式開展檔案的保存、管控工作，方便后期的存儲還有綜合統計以及資料查找工作的進行。把電力工程項目所有類型的檔案依照類型進行錄入—編寫目錄—上架保存以及管控工作，用這個方式進行檔案管理，方便后期進行查詢以及統計研究。

第三，完善管理建設系統性

所謂檔案管理的系統性，主要指的是對電力工程檔案的管理應當在一個統一的標準下實施。基于電力工程系統的檔案在電力工程系統的運行及今后的生產施工中具有非常重要的指導意義，因此，檔案管理按照一個統一的標準來執行，這種具有系統性的檔案管理模式，有利于施工人員在查閱檔案時，通過對工程施工過程記錄或是對管理性文件的查詢，發現施工或管理細節中存在的不足和問題，在后期進行工程質量或管理活動的評估和判定時，能夠有一個明確的方向，那么，后期所提出的相應的改進意見也就更加具有針對性。同時在檔案查找時能快速準確地提取所需案卷。另外，檔案系統的規范化，還可以按照電力工程中不同的工程類型在存檔時對檔案進行分類，實現檔案的系統化管理。也只有按照科學的方法進行檔案的分類和整理，才能確保對復雜的電力工程檔案實現有效、規范的管理，發揮出檔案管理工作的作用。

此外，加大電力檔案創新力度。在新形勢下，電力需求量逐年增加，為了保證電力檔案管理工作得以順利進行，電力檔案管理人員要不斷加強電力方案管理創新力度，不斷提升電力檔案管理水平。對于電力企業中的檔案管理人員來說，針對電力方案實施過程中出現的問題，運用妥善的解決方法，不斷提升電力方案的實施率。電力企業在運行過程中，檔案管理人員通過不斷加強電力方案創新力度，能夠保證電力企業中的各項檔案得到有效管理，提升電力企業的總體運行效率。通不斷加大電力方案的創新力度，能夠保證電力檔案管理風險得到有效控制，提高電力企業的總體效益。伴隨我國電力企業的發展規模不斷加大，電力檔案管理難度越來越的，檔案管理人員在實際工作當中，要根據電力檔案管理現狀，不斷改進原有的檔案管理方式，適當加大電力檔案創新力度，有效提升電力企業的總體效率。

結語

電力工程檔案管理工作要取得進展必須緊跟時代的發展，并與網絡技術相結合，實現電力工程檔案管理信息化，這樣能夠提高工作效率以及工作質量，充分發揮檔案的作用。對于企業來說，也更能提高服務質量。所以必須緊抓員工思想、具體管控、管理建設、加大電力檔案創新力度這四方面，提升案管理水平，促進企業發展。

參考文獻

[1]王婉君.淺談電力工程檔案管理中存在的問題及對策[J].建筑工程技術與設計，2015（34）.

[2]雷娟.淺析電力工程檔案在建設中存在的問題及對策[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2010（12）

（作者單位：國網福建光澤縣供電有限公司）