淺談國有企業人事檔案管理

摘 要：國有企業人事檔案是組織、人事部門在人事管理活動中形成的，基于其個人經歷和德才表現，并以個體為單位集中收集、保存以備查考的人事資料。國有企業人事檔案在職務晉升、工資發放、教育培訓等工作中發揮著重要憑證、依據、參考作用，具有法律效用。因此，做好新時期國有企業人事檔案管理工作具有積極的現實意義。

一、國企人事檔案管理概述

國有企業人事檔案是一個人在單位的“印跡證據”，記載著一個人從學校到各個工作崗位不同的經歷、思想品德、工作狀態、業務能力、表彰獎勵、社會關系等各方面的重要信息，涵蓋一個人的工資待遇、出生年月日、技術職稱、職務、社會勞動保障、組織關系等等，是全面看待、科學使用人才資源的重要依據，是維護干部職工合法權益的可靠憑證，是研究組織人事工作規律的重要資料，對組織人事工作具有規范、檢查、監督的作用。

國企人事檔案包括干部檔案和工人檔案，依據《檔案法》《保密法》《干部檔案工作條例》《干部檔案整理細則》《企業職工檔案管理工作規定》《關于進一步開展干部人事檔案審核工作的通知》《干部人事檔案材料收集歸檔規定》建立了十分完善的企業人事檔案管理規章制度。根據相關規定，國企中干部檔案應實行集中統一和分級負責的管理體制。縣級（含）以上機關或單位干部檔案根據干部管理權限集中統一管理。職工檔案由職工所在企業的勞動或組織人事職能部門管理。國企人事檔案包括履歷材料、自傳材料、鑒定考核考察材料、學歷、評聘專業技術職務材料、黨團材料、獎勵及處分材料以及工資等等。

二、國企人事檔案管理現狀

1.認識存在誤區。“無關緊要”思想，認為企業更應該重視生產經營，使用人才更應注重現實表現，個人檔案沒有多大作用，沒有給予人事檔案管理足夠重視。“無需親為”思想，把人事檔案管理單純的理解為是人事部門或者政工部門的事情，無需領導親自抓，人事檔案工作推動遲緩。“消極應付”思想，認為人事檔案管理只需要“守好攤”“不丟失”就行，能夠在人員調整、職務晉級、工資兌現時查閱到即可，企業人事檔案管理缺少長遠規劃。

2.管理手段落后。人事檔案管理在企業生產經營中的重要性未得到足夠重視，無論是管理水平、管理制度還是管理人員等細節處理方面缺乏人事檔案管理應有的專業性、先進性，與新時期企業的發展不相適應。管理內容方面，集中于收集人員的姓名、性別、學歷、年齡等基本信息，對于人員的工作經歷、業績表現缺乏詳細記錄，不能對員工作出科學合理的評價。管理手段方面，依靠人工管理為主，輔之以一定的人事檔案管理軟件的應用，人事檔案管理的信息化、數字化水平較低。

3.登記制度失范。當前，企業人事檔案登記的約束性較差，導致企業人事檔案管理的真實性、準確性受到影響，不規范性增多，影響了人事檔案管理在企業發展中應有作用的發揮。例如，員工的優點、表揚的著墨較多，而缺點或不足往往“點到為止”，優秀的從業經歷登記、錄入的較多，閱歷斷檔書寫的較少；還有就是后期的培訓經歷、學習經歷記載的多是“表彰獎勵”，忽視了人事檔案的客觀性，使得企業人事檔案內容的填寫存在多目、少項、縮水，影響了企業人力資源的綜合開發，導致上述問題的關鍵是登記制度失范，缺少應有監督。

4.人事檔案管理信息化水平偏低。有的國有企業人事檔案管理手段仍舊采取傳統的手工方式進行管理，使得人事檔案管理上的一些紕漏一直延續，對人力財力上的浪費仍然存在；有的國有企業人事信息系統存在信息過時、與檔案紙質材料記錄不一致等問題。

三、國企人事檔案管理對策

1.高度重視人事檔案管理工作。新常態下，推動人事檔案管理創新的前提和基礎是要正確認識人事檔案管理的重要性和必要性，加強對企業人事檔案管理工作的領導。企業領導要高度重視人事檔案管理工作，親臨工作一線調研指導，擬定企業人事檔案管理近、中、遠期目標規劃，加大企業人事檔案管理的支持力度，安排預算經費，加大企業人事檔案管理人、財、物的投入力度。配強、配齊人事檔案管理專業人員，強化檔案管理人員的責任意識，組織專業培訓，定期進行思想教育和業務知識培訓，切實提升人事檔案管理的科學化水平。

2.增強人事檔案管理科技水平。為適應現代企業管理需要，要切實提升企業人事檔案管理科技手段，提升企業人事檔案管理效率，一方面，積極采購計算機、人事檔案管理軟件，將文字、圖片等資料轉化為數據信心，推動人事檔案信息化水平。另一方面，要積極構建符合企業實際需要的人事檔案數據庫系統，利用人事檔案日常管理軟件進行檔案編目、檢索、查詢，確保人事檔案信息的真實性、時效性和完整性。做好人事檔案信息安全，利用信息技術加強人事檔案的開發、編研，為企業生產經營提供優質高效服務。

3.嚴格人事檔案管理登記制度。隨著社會主義市場經濟改革的深入，對人才資源的考察、考核提出了更高要求，考核資料不斷增多。要把檔案管理隊伍作為企業發展中的一支重要性人才資源，按照思想素質高、作風正派、原則性強、專業素質高的標準做好檔案管理人員的配備和培養，按照新常態下過硬地人才思想、政治、業務標準做好人才資源檔案材料的收集、歸檔和整理。嚴格按照“取材有據、用材有效、舍材可行”的原則做好人才檔案的登記，堅持實事求是，如實填寫信息，確保人才檔案資料的完整、準確和客觀。

總之，人事檔案管理工作在國有企業管理中是不可缺的工作之一，自國有企業誕生至今幾十年的發展歷程也凸顯了它的重要價值，與國有企業同命運，共呼吸。隨著經濟飛速發展，社會不斷進步，國有企業人事檔案管理手段也要隨之提高，引進先進化的管理模式，使國有企業人事檔案管理工作制度化、規范化、信息化，充分發揮人事檔案在國有企業的效用、價值。

（作者單位：中國重型汽車集團有限公司）