新形勢下基層檢察院辦公室檔案工作面臨的困境及對策

摘 要：隨著時代的發展，各個行業都在發生著各種各樣的變化?；鶎訖z察院也是如此，為了滿足時代發展要求不斷地進行升級創新，針對于檢察院檔案管理工作，一方面要提高工作效率，減少檔案查詢時間；另一方面要提高管理水平和信息化水平，讓檔案管理工作與時俱進。

關鍵詞：基層檢察院；辦公室；檔案管理

1 引言

對于基層檢察院來說，其在發展過程中積累了大量的檔案資料，對其進行管理需要配備一定的人力，同時也要專門為其騰出一定的管理空間，比如建立檔案資料儲藏室等，但是隨著檔案的增多，有限的空間勢必不能滿足這一增長要求，為此在新形勢下如何解決基層檢察院辦公室檔案管理工作中的難題是當下需要認真思考的問題。

2 基層檢察檔案管理工作的特點

（1）檢察院檔案管理工作是一項保存檢察訴訟活動記錄的重要工作，受到各種因素的影響，在對檔案文件的征集和利用過程中可能會對檔案形成不同程度的損害，并且很多重要檔案材料都是案件的重要證據，是獨一無二的孤本，一旦毀損后難以復原。

（2）檢察機關訴訟檔案管理專業性比較強，檔案使用頻繁。為了評查案件和迎接上級檢查，需要對有關的訴訟檔案經常進行借閱，公安機關和法院在打擊違法犯罪和搜集證據的時候也往往需要到檢察院借閱有關的訴訟檔案以便尋找破案線索。

（3）檔案保管時間長，數量多。檢察機關的檔案數量隨著審理案件的增多而增多，并且按照我國《最高檢察院檔案管理辦法》規定，訴訟卷宗的保存時間一般很長，有的甚至要永久保存。

（4）紙質檔案和電子檔案并存。隨著全國檢察機關統一業務應用系統應用，各地基層檢察院都將案件信息錄入電腦逐漸形成了電子檔案和紙質檔案并存的局面。

3 工作中存在的問題及困境

3.1檔案管理人員配備不足

檢察院辦公室檔案專職管理人員較少、兼職人數較多，辦公室擔負的職能比較多，不過人員較少，除了幾名機要的保密人員之外，剩余幾人往往是身兼數職。我國對此早有規定，要在辦公室至少配備一名全職檔案管理人，不過受到各種因素影響，不少檢察院辦公室長期只有一兼職負責，個人工作往往力不從心，除了訴訟類的檔案之外，文書檔案很多做不到及時清理，或者因為專業受限，檔案歸類不規范，真實性缺失問題嚴重。

3.2檔案工作崗位人員變動頻繁、無專業人才

檢察訴訟檔案對于專業性的要求比較高，因為檔案專業人員較少，專業技術人員比例不高，難以適應檔案管理的網絡技術和各種信息手段。加上兼職檔案人員的主要工作比較忙，不能再檔案管理上分配較多精力，導致檔案管理工作效率很低。在當前信息化迅速發展以及加強檔案數字化工作大背景之下，缺少專職檔案員以及從事該項工作的兼職人員變動頻繁的現象導致剛剛進入狀態的檔案員又要被新人所取代的現象，造成檔案管理工作的青黃不接。

3.3檔案收集歸檔不及時、材料不齊全

為保證檔案材料之間的關聯性和保證文件完整，案件承辦科室應該于次年的六月份對上半年已經結案的文件及時進行整理并移交到檔案室，不過實際情況確實各個科室無法及時的對檔案進行整理和移交，全靠檔案員的督促，或者在移交的檔案中間夾雜著很多上一年度甚至更久之前“丟失”的卷宗，嚴重影響檔案的工作進度。

4 加強和改進的意見建議

4.1加強對檢察院檔案管理工作的重視程度

檢察院的檔案管理工作必須在法律范圍內進行，要加強對檔案的工作領導，發現和分析問題為檔案工作提供保障，要完善檔案基礎設施建設，加大硬件建設和資金投入，保證存放檔案的庫房面積達標和設備保持先進性，做好對檔案的保密工作。

4.2加強檢察院檔案管理隊伍建設

要認識到當前形勢下的檔案管理工作重要性，要在政治上、工作上和生活上對辦公室檔案管理人員給予照顧，提高檔案管理人員的編制數量，提高檔案專職人員的配備率并盡量聘請專業的檔案專業人才。檔案員的更換要有一個傳、幫、帶的過程，不能辦完交接手續就算更換結束。新上任的檔案員應該積極的參加當地檔案管理部門組織的崗前培訓，逐步加強檔案隊伍的專業化和職業化，創造事業留人的良好環境。

4.3加大檔案規范化的建設力度

牢牢樹立檔案安全無小事意識，要保證檔案的安全性就要不斷的加強檔案資源體系建設，認真落實歸檔制度，保證各種檔案載體的完整和期權，認真貫徹落實《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》有關文件，利用制度規范管理好檔案，加強服務能力建設，在做好檔案收集和整理工作的同時提高對檔案內部信息的開發利用，創造實用價值，將其最為領導決策的重要依據。將檔案打造成宣傳檢察工作的窗口并研究檢察工作智庫，做好檔案編研工作和日常借閱利用工作，推進檔案利用再上新臺階。

4.4狠抓立卷歸檔工作，提高歸檔質量

對于訴訟案卷歸檔和管理工作要實行嚴格的責任制度，督促科室干警要做好歸檔工作，保證歸檔檔案文件質量。嚴格以《人民檢察院訴訟文書立卷歸檔辦法》為依據執行，在填寫卷內目錄的時候不僅要填寫卷內所列名目，還要保證案卷中的法律文書和其他一切證據材料都填寫清楚。對訴訟案卷歸檔的時候各個科室的內勤要對案卷材料仔細審查，不符合歸檔標準的要重新整理，缺頁少頁的要做好記錄并及時補全，保證所有檔案有序、按時錄入，并編制目錄，在上架排序以后完成統計上報工作。

4.5提高檔案管理信息化水平

信息化建設有利于提高檔案管理工作效率和提高準確性，是今后重點加強的工作之一。檢察院辦公司要做好數字化檔案管理工作，保證數字化工作中的保密措施到位，在最短時間內完成室藏檔案數字化工作，實現電子文件在線和紙質檔案同時歸檔。

5 結語

新形勢下的基層檢察院辦公室檔案管理工作要順應時代發展形勢，充分結合檢察院辦公室檔案的類型特點對管理工作進行創新，認真安排好辦公室的各項規章制度，通過良好的檔案管理為檢察院開展各項業務提供良好的決策支持，同時也有利于為以后的案件審理工作奠定良好的基礎。

參考文獻

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[3]李霞.淺議基層檢察院檔案管理人員專業發展對策[J].辦公室業務，2018（5）.

（作者單位：海安縣人民檢察院）