探討大數據時代信息化檔案管理

摘 要：20世紀90年代以來，隨著信息技術的發展和廣泛應用，很多事業單位對檔案管理工作越來越重視，檔案事業的發展迎來了新的挑戰和機遇。無論是單位領導還是檔案管理工作者個人，都普遍認識到檔案管理信息化建設是社會發展的必經之路，符合現代化發展的需要。但是在實際檔案管理工作時，還存在各種各樣的問題，針對這一現狀，應積極發現檔案管理信息化建設存在的問題并及時解決。

關鍵詞：現代檔案管理；信息化建設；措施

現代數字化檔案管理工作面臨著海量的數據，豐富的信息源與多樣化的數據類型，只有實現數字檔案的信息化管理，才能建立起穩定的數字檔案管理運行體系，不斷挖掘數字檔案的使用價值，解決數字檔案管理中的實際問題，減輕工作人員的壓力，并且更好地實現數字檔案管理目標。

一、當前檔案管理工作存在的主要問題

（一）缺乏現代化管理體系

在檔案管理工作實踐中，一般精力都在主營業務上，不管在工作統籌還是資源調配方面，對檔案管理工作都缺乏足夠的重視，一般也很難建立起有效的管理體系，在人力和財力資源的配備上，也缺乏足夠的專業性和實效性，如何構建現代、信息化檔案管理體系，也直接關系到整個管理工作的水平。

（二）信息化管理仍存在缺陷

利用大數據和物聯網等技術，能夠很好地提升檔案管理工作的針對性，通過對檔案數據精準分析與篩選，可以更好地找準檔案管理工作的節點，對于提升檔案管理工作水平具有至關重要的意義。但是，在實踐中，檔案管理人員普遍對于信息技術缺乏足夠的重視，固守傳統的檔案管理工作模式，無法發現工作環節存在的諸多問題，制約了檔案管理總體工作效能的提升。

（三）檔案管理智能化水平不足

只有提升我國檔案管理水平，才能夠更好地助力檔案工作發展。這就說明我國檔案管理工作離不開現代信息技術的支撐，在開展檔案管理的實踐中，由于缺乏有效的管理手段，很多單位檔案管理模式和手段較為落后，智能化水平較低，制約了檔案管理效能的提升。在檔案管理實踐中，涉及到大量的數據，如果不能引進有效的信息管理系統，容易出現檔案管理漏洞和管理風險，同時也難免存在管理效率低下的問題。

二、數字化檔案信息化管理的原則

（一）加強現代化檔案管理理念的滲透

在傳統檔案管理理念的影響下，數字信息化檔案管理制度得不到應有的重視。在此情況下，檔案管理人員在理論與實踐學習過程中缺乏主動性與積極性，以至于在實際工作中無法有效利用數字信息化檔案管理系統。現代化檔案管理理念的滲透，其重點在于實踐，將數字信息化檔案管理系統的優勢進行展現，通過參觀學習，體驗現代化檔案管理理念指導下相關工作的有效開展，進而促進檔案管理人員在思想觀念上的轉變。

（二）構建數字信息化管理平臺

為更好地發揮數字信息化檔案管理系統在資源整合、查詢、閱讀等諸多方面的優勢，加快信息資源的共享利用，為人們提供更加快捷的檔案服務，則需要根據日常檔案管理工作的內容、流程，構建與之相適應的數字信息化管理平臺。該類型平臺主要包括檔案接收、檔案使用、檔案鑒定三大模塊，而根據檔案管理的工作流程，可以將其分為檔案收集、整理、共享等八個環節，其中各環節緊緊相扣，形成體系化的檔案管理流程，為數字信息化檔案管理系統的構建打下了堅實的基礎。

（三）引入數字檔案技術

在傳統檔案管理工作中，主要包括檔案記錄、存儲、檢索三個內容，在數字信息化檔案管理系統的構建過程中，需要引入以電子檔案庫和具體化分析管理模式的數字檔案管理技術。所謂電子檔案庫，是指以數字化形式建立的資料存檔形式，檔案管理人員可以根據需要對電子檔案庫中的資料進行差異化設置，定期檢查檔案閱讀情況。

（四）高效率原則

數字檔案信息化管理往往面臨著海量的數據信息，只有提高數字檔案管理工作的效率，才能提高數字檔案管理工作有效性，解決數字檔案管理中的實際問題。選擇最優的數字檔案管理方案，加強在數字檔案信息化管理過程中的計算性，圍繞著數字檔案的運行傳遞體系加強相關建設工作。

三、大數據背景下事業單位加強電子檔案信息化管理的對策

（一）強化信息化電子檔案管理觀念，重視對專業人才的培養

大數據時代的信息規模不斷擴大，而基于社會公共服務需要，事業單位應對檔案管理工作提出新的要求。檔案利用是檔案管理的根本目的，無論是在紙質檔案時代，還是電子檔案時代，人才在檔案利用中的作用都是至關重要的。因此，為適應大數據時代的發展要求，事業單位應調整傳統的檔案管理人才結構，注重對高素質的數據人才的培養。具體來講，首先單位領導應重新認識電子檔案的信息化發展進程與數據背景的關系，強化信息化檔案管理意識，積極引入信息化檔案管理技術，從軟硬件設備引入與更新的角度改善單位內部信息管理環境，為人才的培養提供條件；其次，利用相關管理制度加強對信息意識的滲透，增強單位電子檔案管理人員的工作責任心，同時推動各部門之間的信息交流與共享，體現數據分析在單位業務開展方面的作用；最后，提高檔案管理人員的信息素養，從實務操作的角度提高其數據收集、存儲、傳遞、分析、利用的能力，不斷豐富電子檔案資源，推動信息化檔案管理工作的創新發展。

（二）建設電子檔案數字化平臺，提高檔案信息化處理水平

目前事業單位的檔案管理工作正在經歷著以紙質為載體的檔案信息逐漸被電子檔案所代替的轉型過程。根據大數據發展特點，以及檔案資源的開發、利用、保存、傳遞、共享需要，事業單位應該建立并完善數據化平臺，利用信息技術推動信息處理工作的開展。具體來講：第一，完善檔案錄入功能，即管理人員通過對檔案的分類，將各部門的業務信息、案卷信息及文件信息等錄入數據庫，確保使用者能夠通過網上瀏覽、查詢實現對檔案資料的利用；第二，完善數據檢索功能，根據單位業務特點，對軟件的檔案檢索功能進行更新與完善，如在檢索中首先劃分檔案類型，再利用“數據檢索”或“分類檢索”完成文件信息的查詢，對于檔案的流動在系統平臺上應及時體現，并逐漸提高檢索的準確率；第三，完善數據轉換功能，大數據的一個主要特點就是信息規模龐大，因此，事業單位應加強內網建設，以擴大數據存儲容量，同時利用電子影像技術等，對紙質檔案進轉換，豐富數據庫，逐步推進信息化管理工作的開展。

（三）注重電子檔案安全管理，有效規避檔案管理風險

在大數據背景下，海量信息缺失為事業單位的工作開展提供了便利，但是由于互聯網的開放性，其中存在的信息安全問題也是十分突出的。因此，事業單位在進行電子檔案管理的過程中，應提高安全意識，確保電子檔案能夠及時有效地為各項業務提供真實、完整的信息資源。在電子檔案安全管理中，首先，建立安全保護系統，實現內外網分離，避免后臺侵入造成的檔案篡改、丟失等問題；其次，加強對黑客與網絡病毒的防范，安裝殺毒軟件，定期更新系統，及時彌補系統漏洞，做好日常維護工作；再次，做好檔案信息資源的備份工作，利用云端實現對檔案信息的上傳，避免系統崩潰造成的檔案丟失，最大限度地控制檔案損失；最后，提高檔案管理人員的風險意識，確保操作過程的合理規范，對違規操作及時追責，強化其安全管理責任，以有效規避電子檔案安全風險。

總結

總之，在大數據背景下，事業單位唯有對電子檔案工作的信息化建設給予足夠重視，才能切實提升檔案利用價值，并提高工作效率。基于此，事業單位積極創建大數據時代信息管理環境，實現對電子檔案資源的網絡傳輸、查詢、開發以及利用，利用電子檔案加強各部門之間的溝通與合作，推動單位的有效運轉，提高其履行社會公共服務的水平。

參考文獻

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（作者單位：重慶市秀山土家族苗族自治縣人民政府辦公室）