事業單位人事檔案現代化管理的幾點思考

彭云龍

在信息化時代，強化檔案管理的現代化意識、科技化意識、計算機管理檔案意識，在加快檔案由手工管理向計算機數字化管理的轉變工作中是至關重要的。隨著近些年來經濟體制的改革深化與經濟水平的提升，未來事業單位的人事檔案網絡信息現代化管理工作也要切實做到與時俱進，要積極引入新的技術和管理模式來開展人事檔案網絡信息現代化管理工作。

一、人事檔案網絡信息現代化管理的重要性

（一）信息可以永久保存。大家都知道，采用傳統的紙質材料檔案文件數據管理方法保存，在長期保存過程中的極易受到損傷，其中不僅包括天氣等自然因素的影響，還包括處理破壞等因素。檔案管理的重要性不言而喻，如果傳統紙質文件破損，很難得到修復，造成信息丟失難以恢復，影響難以預測。但是，如果采用檔案網絡信息管理技術，不僅可以復制，防止造成損害和損失的自然或人為因素，而且還便于攜帶，極好地保證文件的簡單性，文件信息可以永久存儲。

（二）查閱信息更加簡便。使用傳統的文件管理方法，即使對文件進行早期細致分類，后者也會在查詢信息中消耗大量的能量。而面對厚厚的文件，很容易在搜索中發現遺漏，找不到必要的材料。另外，在搜索過程中，很容易打亂原始文件的順序，給后續工作帶來很大的麻煩。而如果對文件進行網絡信息現代化管理，不僅可以幫助我們輕松查找信息，而且不會擾亂文件的順序，與傳統管理方法相比有太多的益處。傳統的紙質檔案管理效率低，信息檢索的準確性不高，已經很難適應網絡時代的需要，數字檔案網絡信息現代化建設成為未來幾十年的發展趨勢。

二、人事檔案網絡信息現代化管理的研究

（一）更新檔案網絡信息化管理設備，進行技術創新現階段。想要提高事業單位檔案管理信息化水平，不能只提高對其工作重要性的認識，同時也要切實保障工作所需的物質因素。針對于此，事業單位必須要革新原有的檔案管理觀念，要與時俱進，朝著建立網絡信息現代化檔案管理的方向發展。在實際操作時，事業單位首先要做好檔案管理信息化設備建設工作，投入足夠的資金來引入更加先進的技術和相關設備，同時做好設備養護工作。在考慮引入先進技術時，事業單位要嚴格根據自身實際情況來執行，同時做好現有設備的升級工作。事業單位要盡可能在檔案管理工作中引入更多的網絡高新科技技術，同時利用好這些信息技術來提升事業單位檔案管理的效率與質量。在當前形勢下，事業單位就可以使用云計算技術和大數據技術來管理檔案。

（二）重視人事檔案管理網絡信息化建設的安全機制。人事檔案管理信息化建設也需要建立起相應的安全機制，事業單位要建立起相應的檔案信息管理規章制度，同時對現有檔案信息安全保障系統加以完善。要做好日常檔案信息的備份工作，同時建立起相應的檔案恢復機制，提高檔案存儲的安全性。與此同時，事業單位檔案管理人員要具備一定的職業道德，同時樹立起網絡信息化安全管理意識，做好安全技能的學習工作。在開展檔案網絡信息化管理時，要切實意識到互聯網的使用對于現有工作的作用和潛在的威脅，同時要確保計算機與互聯網使用的安全性，避免遭受來自第三方的攻擊而導致檔案信息外泄甚至是遭到篡改。此外，事業單位檔案管理人員還要做好電腦的安全使用工作，要做到檔案保存電腦專用，并且將紙質存儲和數字存儲分開存儲，從而確保檔案信息的完整與安全。

（三）配備專業的事業單位信息化檔案管理人員。檔案管理工作對檔案網絡信息現代化建設的發展是一個專業性很強的系統工程，檔案人員不僅要掌握檔案管理專業知識的要求，還必須有生產技術等方面的了解。這樣，檔案工作就可以更有效。不僅如此，隨著網絡的普及、成熟，數據的標準化和各種系統軟件的應用，對檔案工作人員的專業素質也提出了更高的要求。然而，也有一些檔案公職人員，無論是檔案知識的學習，還是計算機網絡技能不夠全面。過去，簡單的紙質文件的歸檔和停留在文本的實踐中已經遠遠不能滿足當前檔案信息管理的需要。如果要維持現狀，檔案人員不具備必要的、適當的培訓，必將導致檔案信息管理的發展滯后。有一些機構沒有電子文件管理缺失，磁介質的特殊設備文件存儲和數字檔案對設備的依賴性較強，給電子文件管理和訪問信息的日常工作帶來很多困難的問題，這直接影響著信息的機構的過程。

（四）提高領導專業水平。隨著社會經濟的快速發展，人事檔案管理工作也在不斷完善著。在當前階段，事業單位人事檔案管理工作模式存在著一定的問題，逐漸難以適應當前的發展模式。針對于此，事業單位檔案管理部門領導層要切實結合當前社會體制發展狀況和相關要求來做好人事檔案的實時更新工作，要使相關管理人員切實了解最新的檔案管理理念，同時確保人事檔案管理工作能夠順利進行下去。與此同時，還要做好事業單位人事主管人員的法律法規培訓教育工作，要通過先進檔案管理政策與知識來開展單位內部控制培訓工作，不斷提高單位人事檔案管理的工作效率與質量。此外，事業單位還要做好人事檔案管理工作基礎性設施建設，要確保人事檔案管理工作的基礎設施建設力度，設立專門的檔案管理室，并且采取專業保護措施，最終實現有效保障事業單位人事檔案保存工作質量。

（作者單位：濰坊市奎文區校舍建設管理辦公室）