基于“五位一體”的評(píng)標(biāo)專(zhuān)家抽取通知智能化工具

劉珮

摘要：長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，抽取通知評(píng)標(biāo)專(zhuān)家普遍采用人工打電話(huà)、發(fā)短信的方式，耗費(fèi)大量人力和時(shí)間，且存在信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。以實(shí)際業(yè)務(wù)出發(fā)，全面梳理優(yōu)化“五位一體”協(xié)同機(jī)制六大管理要素，實(shí)現(xiàn)“責(zé)權(quán)利”自動(dòng)匹配，加強(qiáng)業(yè)務(wù)末端融合。依托“人工智能”等先進(jìn)業(yè)態(tài)趨勢(shì)，結(jié)合專(zhuān)家抽取通知工作特點(diǎn)，開(kāi)發(fā)了評(píng)標(biāo)專(zhuān)家抽取通知的智能化工具，實(shí)現(xiàn)評(píng)標(biāo)專(zhuān)家全自動(dòng)多輪通知、回復(fù)信息自動(dòng)讀取、出席名單自動(dòng)加密，解決原有方式抽取通知耗時(shí)長(zhǎng)、人工統(tǒng)計(jì)易出錯(cuò)、信息泄露風(fēng)險(xiǎn)大的問(wèn)題，將以往三天工作量壓縮到一天，具有高效、保密、多功能的特征。

關(guān)鍵詞：五位一體;評(píng)標(biāo)專(zhuān)家;抽取;通知;智能化工具

一、應(yīng)用“五位一體”前管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

以往，評(píng)標(biāo)專(zhuān)家抽取和通知普遍采用人工操作方式，專(zhuān)家抽取人員通過(guò)打電話(huà)或者手機(jī)短信的方式聯(lián)系專(zhuān)家本人，或者專(zhuān)家所在地市公司，再由地市公司逐個(gè)通知，直至產(chǎn)生符合各專(zhuān)業(yè)和級(jí)別需求人數(shù)的專(zhuān)家出席名單為止，再線(xiàn)下對(duì)專(zhuān)家出席情況進(jìn)行比對(duì)統(tǒng)計(jì)。這種方式只能單線(xiàn)程操作，無(wú)法同時(shí)開(kāi)展打電話(huà)、接電話(huà)、發(fā)短信、統(tǒng)計(jì)短信、比對(duì)出席情況等多項(xiàng)任務(wù)，從而導(dǎo)致抽取通知耗時(shí)較長(zhǎng)。評(píng)標(biāo)專(zhuān)家多為工作中的業(yè)務(wù)骨干，通知其參加評(píng)標(biāo)時(shí)，經(jīng)常遇到因工作原因無(wú)法參加，或正在參加其他批次封閉評(píng)標(biāo)無(wú)法回復(fù)的情況，需抽取多輪。

一方面，對(duì)于專(zhuān)家需求量在50人以上的招標(biāo)批次，通知次數(shù)和輪數(shù)多、信息統(tǒng)計(jì)工作量大、電話(huà)溝通多，為按時(shí)完成專(zhuān)家抽取通知工作，需從開(kāi)標(biāo)前第三天即開(kāi)始抽取通知。另一方面，遇到專(zhuān)家需求量在100人以上的大批次或多個(gè)批次時(shí)間重合的情況，甚至無(wú)法滿(mǎn)足在開(kāi)標(biāo)前三天內(nèi)抽取專(zhuān)家的要求。且存在備選專(zhuān)家通知不隨機(jī)、出席名單易泄露、專(zhuān)家被圍獵風(fēng)險(xiǎn)高等問(wèn)題。

二、主要做法

以實(shí)際業(yè)務(wù)出發(fā)，充分發(fā)揮“五位一體”協(xié)同機(jī)制的科學(xué)性、高效性，全面梳理評(píng)標(biāo)專(zhuān)家抽取通知業(yè)務(wù)的職責(zé)、流程、制度、標(biāo)準(zhǔn)、考核、風(fēng)險(xiǎn)防控六大管理要素，實(shí)現(xiàn)“責(zé)權(quán)利”自動(dòng)匹配，加強(qiáng)業(yè)務(wù)末端融合。依托“人工智能”等先進(jìn)業(yè)態(tài)趨勢(shì)，考慮到手機(jī)終端應(yīng)用的普遍性和短信使用的廣泛性，將開(kāi)發(fā)方向確定為基于手機(jī)通訊技術(shù)和服務(wù)器數(shù)據(jù)處理的短信通知平臺(tái)，采用“短信系統(tǒng)后臺(tái)處理、人工前臺(tái)決策、數(shù)據(jù)后臺(tái)運(yùn)算、人機(jī)前臺(tái)交互”的模式，優(yōu)化原有的評(píng)標(biāo)專(zhuān)家抽取通知工作流程。

（一）明確開(kāi)發(fā)目標(biāo)

本工具旨在實(shí)現(xiàn)如下目標(biāo)：

1.在按抽取方案從專(zhuān)家?guī)熘谐槿〕龅脑u(píng)標(biāo)專(zhuān)家通知名單中，首先通知正選專(zhuān)家，正選專(zhuān)家回復(fù)不參加的，隨機(jī)從該專(zhuān)業(yè)備選專(zhuān)家中通知，依次多輪通知至抽取完畢;

2.依據(jù)專(zhuān)家回復(fù)的參加并提前住宿、參加不提前住宿、不參加等情況，自動(dòng)發(fā)送相應(yīng)通知短信，并自動(dòng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和啟動(dòng)后續(xù)通知功能;

3.自動(dòng)抽取完畢后，形成出席名單并根據(jù)專(zhuān)家抽取方案中的分組、專(zhuān)業(yè)、專(zhuān)家級(jí)別等要求，自動(dòng)按專(zhuān)家抽取方案對(duì)專(zhuān)家進(jìn)行分組;

4.實(shí)現(xiàn)抽取通知時(shí)間的配置，在工作時(shí)間內(nèi)發(fā)送評(píng)標(biāo)專(zhuān)家通知短信，避免評(píng)標(biāo)專(zhuān)家休息時(shí)間收不到信息等情況;

5.保證招標(biāo)批次的完整性，即批次結(jié)束之后不能再進(jìn)行該批次的專(zhuān)家通知，若遇到通知完畢后參加的專(zhuān)家數(shù)量不足，或評(píng)標(biāo)專(zhuān)家回復(fù)參加后，又臨時(shí)來(lái)不了的情況，通過(guò)補(bǔ)充抽取的方式來(lái)補(bǔ)充專(zhuān)家;

6.評(píng)標(biāo)專(zhuān)家抽取通知過(guò)程中，只能人工對(duì)通知過(guò)程進(jìn)行暫停，不能查看出席專(zhuān)家名單等信息;

7.自動(dòng)形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并鎖定至該批次開(kāi)標(biāo)前一小時(shí)，在此之前不開(kāi)放導(dǎo)出權(quán)限。

（二）制定架構(gòu)方案

該工具框架采用傳統(tǒng)的三層架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)評(píng)標(biāo)專(zhuān)家全自動(dòng)多輪通知、回復(fù)信息自動(dòng)讀取、出席名單自動(dòng)加密的功能。運(yùn)用內(nèi)外網(wǎng)交互技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)分為內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)兩部分。內(nèi)網(wǎng)部分由兩臺(tái)服務(wù)器組成，一臺(tái)是應(yīng)用服務(wù)器，一臺(tái)是數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器。外網(wǎng)部分由一臺(tái)服務(wù)器組成，主要部署短信應(yīng)用，用于發(fā)送和接受短信。

整個(gè)應(yīng)用服務(wù)由兩部分組成，前端web平臺(tái)服務(wù)和后臺(tái)服務(wù)。前端web平臺(tái)服務(wù)主要包括專(zhuān)家智能抽取應(yīng)用服務(wù)和其他應(yīng)用服務(wù)。專(zhuān)家智能抽取服務(wù)包含招標(biāo)批次管理、招標(biāo)信息管理、短信模版管理、敏感字管理、短信查詢(xún)分析和統(tǒng)計(jì)分析。其他應(yīng)用服務(wù)主要包含臨時(shí)短信發(fā)送和短信通知設(shè)置。后臺(tái)服務(wù)主要由招標(biāo)批次短信發(fā)送服務(wù)、招標(biāo)批次短信抽取處理服務(wù)和其他短信服務(wù)組成。

前端采用B/S架構(gòu)，后端采用定時(shí)器，每30秒讀一次數(shù)據(jù)庫(kù)，短信收發(fā)應(yīng)用短信通道運(yùn)營(yíng)商的通道進(jìn)行短信發(fā)送和接受。

該工具運(yùn)行在內(nèi)網(wǎng)，短信通過(guò)運(yùn)營(yíng)商提供的通道發(fā)送，操作人員都是在內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行人員抽取和短信編輯，短信服務(wù)器定時(shí)器自動(dòng)掃描發(fā)送表和短信接受表。

（三）完善功能模塊

工具實(shí)現(xiàn)了專(zhuān)家智能抽取應(yīng)用服務(wù)、短信自動(dòng)發(fā)送接收服務(wù)及其他應(yīng)用服務(wù)，包括批次管理、招標(biāo)信息管理、敏感字管理、短信查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)分析等功能模塊，增加多個(gè)輔助功能：

1.臨時(shí)抽取功能，對(duì)臨時(shí)無(wú)法出席專(zhuān)家，由系統(tǒng)進(jìn)行補(bǔ)抽;

2.報(bào)表統(tǒng)計(jì)功能，自動(dòng)生成專(zhuān)家出席名單、提前住宿專(zhuān)家人數(shù)、會(huì)議通知、簽到表等;

3.日常通知功能，可發(fā)送招標(biāo)批次信息、供應(yīng)商溫馨提示、部門(mén)會(huì)議通知等。

三、具體案例分析

以抽取50名專(zhuān)家、三輪完成通知為例，人工電話(huà)或短信方式只能單線(xiàn)程操作，無(wú)法同時(shí)開(kāi)展打電話(huà)、接電話(huà)、發(fā)短信、統(tǒng)計(jì)短信、比對(duì)出席情況等多項(xiàng)任務(wù)，從而導(dǎo)致抽取耗時(shí)較長(zhǎng)，整個(gè)流程共需970分鐘。

在自動(dòng)抽取通知工具投入使用后，同樣抽取50名專(zhuān)家，480分鐘內(nèi)即可完成，專(zhuān)家通知周期長(zhǎng)問(wèn)題得到了徹底解決：

1.評(píng)標(biāo)專(zhuān)家出席名單生成后，由系統(tǒng)鎖定至開(kāi)標(biāo)時(shí)間，自動(dòng)解密前不開(kāi)放任何查詢(xún)權(quán)限，切斷可能造成信息外泄的相關(guān)途徑，嚴(yán)防外部因素對(duì)專(zhuān)家公正履責(zé)的干擾，減少專(zhuān)家被圍獵風(fēng)險(xiǎn);

2.實(shí)現(xiàn)評(píng)標(biāo)專(zhuān)家全自動(dòng)多輪通知、回復(fù)信息自動(dòng)讀取、出席名單自動(dòng)加密等功能，期間杜絕任何人工介入環(huán)節(jié)，提升工作效率;

3.提高評(píng)標(biāo)專(zhuān)家抽取通知工作效率，縮短并延后評(píng)標(biāo)專(zhuān)家抽取時(shí)間，將以往的提前三個(gè)工作日抽取通知，壓縮到提前一個(gè)工作日完成抽取通知，減少評(píng)標(biāo)專(zhuān)家確定出席至封閉評(píng)標(biāo)前的時(shí)間。

四、總結(jié)

本工具實(shí)現(xiàn)了：

一是提高工作效率，縮短并延后評(píng)標(biāo)專(zhuān)家抽取時(shí)間，解決專(zhuān)家需求量大時(shí)抽不完的問(wèn)題，將抽取通知時(shí)間壓縮到一個(gè)工作日完成;

二是保障公平公正，系統(tǒng)全隨機(jī)抽取、名單自動(dòng)加密，切斷可能造成信息外泄的相關(guān)途徑，嚴(yán)防外部因素對(duì)專(zhuān)家公正履責(zé)的干擾，減少因評(píng)標(biāo)信息泄露導(dǎo)致的各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)。

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（作者單位：國(guó)網(wǎng)重慶市電力公司物資分公司）