國際工程建設(shè)項(xiàng)目中的文檔控制管理分析

黃菊

摘 要：當(dāng)今社會，中國在國際上的地位越來越高，中國企業(yè)在一些國際工程建設(shè)項(xiàng)目中也占據(jù)舉足輕重的位置。隨著中國對國外工程的參與度越來越高，文檔控制管理也愈發(fā)顯得舉足輕重。在這個(gè)市場競爭的年代，國際工程建設(shè)項(xiàng)目的優(yōu)劣是企業(yè)是否存在競爭力的核心要求，而在這之中文檔控制管理更是重中之重。這篇文章簡要分析了國際工程建設(shè)項(xiàng)目中文檔控制管理的特點(diǎn)及其重要性和職能作用，詳細(xì)闡述了文檔控制工作的關(guān)鍵要點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：國際工程建設(shè)項(xiàng)目；文檔控制；作用分析；工作要點(diǎn)

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2018.08.198

文檔控制是國際工程建設(shè)項(xiàng)目的基本要素之一，是項(xiàng)目管理的重要組成部分。對于正在努力開拓國際市場的中國工程企業(yè)而言，文檔控制管理工作仍屬于比較陌生的領(lǐng)域并且處于探索研究階段，能將其完全做好的更是少之又少，但是隨著我國企業(yè)在國際中承包的工程建設(shè)項(xiàng)目愈來愈多，對文檔控制管理的重視程度也愈來愈高。

1 文檔控制管理的特點(diǎn)

國際工程建設(shè)項(xiàng)目文檔具有來源較廣泛、處理需及時(shí)、查詢常反復(fù)三個(gè)特點(diǎn)。承包商和業(yè)主在設(shè)計(jì)、采購、施工、試運(yùn)投產(chǎn)各個(gè)階段均會產(chǎn)生大量的、種類繁多的工程文檔，來源的寬廣及形式的多樣致使文檔控制具有復(fù)雜性。國際工程建設(shè)項(xiàng)目對文檔處理及時(shí)性要求較高，無論是收到的或者發(fā)出的文檔，都要求及時(shí)處理，若是處理文檔不及時(shí)，可能會拖延工期進(jìn)而造成經(jīng)濟(jì)損失。工程文檔經(jīng)常會被查詢、更新且在工程竣工后要移交給業(yè)主，在進(jìn)行文檔建設(shè)時(shí)化繁為簡，做一些簡單的歸整，編制簡潔的索引目錄是非常不錯(cuò)的方式。

2 文檔控制管理的重要性及其職能作用

2.1 重要性

文檔控制管理是項(xiàng)目管理體系能夠正常運(yùn)行最基本的條件，每一個(gè)環(huán)節(jié)的順利進(jìn)行都離不開文檔控制，文檔控制貫穿項(xiàng)目的始終。通過對文檔的有效控制管理，可以使整個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行過程具有可控性、連續(xù)性及可追溯性，使文件資料處于有效有序的合理狀態(tài)，便于查閱和控制。文檔控制還可以為項(xiàng)目管理人員提供最全面、最準(zhǔn)確、最有說服力的書面證據(jù)來了解、掌控項(xiàng)目，解決項(xiàng)目運(yùn)行中遇到的問題，是項(xiàng)目管理過程中最基本的、也是最關(guān)鍵的一個(gè)管理機(jī)制。

2.2 職能作用

文檔控制管理是確保工程質(zhì)量不可缺少的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，從某種意義上而言，工程項(xiàng)目質(zhì)量管理就是文檔控制管理效力的體現(xiàn)。加強(qiáng)工程質(zhì)量管理通常要建立質(zhì)量管理體系，而質(zhì)量管理體系要控制的文件種類多，數(shù)量大且涉及面廣，是系統(tǒng)性很強(qiáng)的工作，需要多方面相互配合，若由單個(gè)部門使用單一方式管理，必然會有所疏漏，借助文檔控制的約束力和管理效力實(shí)施完善合理的文檔控制管理模式可避免此類問題產(chǎn)生，才有可能從根本上保證項(xiàng)目建設(shè)的質(zhì)量。

文檔控制管理是國際工程建設(shè)項(xiàng)目索賠成功的基礎(chǔ)。當(dāng)承包商或業(yè)主提出索賠要求時(shí)，都必須進(jìn)行大量的取證工作來證明其索賠要求是合理、合法的，完善有效的文檔控制管理工作可以為其提供充分的分析資料和證據(jù)進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、有條理的索賠。

文檔的有序控制可為公司管理項(xiàng)目積累經(jīng)驗(yàn)，沉淀素材。公司可定期整理項(xiàng)目文檔，總結(jié)各方面經(jīng)驗(yàn)，提供給后續(xù)執(zhí)行項(xiàng)目，以避免同類型的項(xiàng)目出現(xiàn)相同的錯(cuò)誤。

3 文檔控制工作的關(guān)鍵要點(diǎn)

3.1 建立嚴(yán)格的文檔控制管理程序

國際工程建設(shè)項(xiàng)目通常嚴(yán)格按照程序執(zhí)行，每個(gè)舉動得到業(yè)主書面批準(zhǔn)后才能實(shí)施。在合同生效后，文檔控制人員的首要任務(wù)是按照合同要求編寫并提交給業(yè)主文檔控制管理程序文件，用以確認(rèn)文檔控制的工作范圍、工作流程及實(shí)施辦法，并對項(xiàng)目文件格式、報(bào)批流程、收發(fā)文件處理步驟、控制和歸檔等做出明確規(guī)定，還繪制文件處理流程圖，設(shè)計(jì)各種登記表，制作各類文件標(biāo)準(zhǔn)格式電子模板，規(guī)范整個(gè)項(xiàng)目文件的編制和運(yùn)行。文檔控制人員還應(yīng)積極與業(yè)主溝通，使程序文件盡快得到批準(zhǔn)。文檔控制管理程序是其它程序文件編制的基礎(chǔ)和依據(jù)，使得項(xiàng)目中所有文檔能夠具有一致性和規(guī)范性。

3.2 建立文件標(biāo)準(zhǔn)編號系統(tǒng)

建立文件標(biāo)準(zhǔn)編號系統(tǒng)是文檔控制管理工作的又一重要內(nèi)容。項(xiàng)目所有文檔采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編號就是為了讓存儲和查詢文檔信息更加快捷方便，便于管理，提高工作效率。標(biāo)準(zhǔn)的文件編號通常包含以下四個(gè)層級的內(nèi)容：公司名稱代碼、項(xiàng)目名稱代碼、文檔屬性代碼及文檔序列號。項(xiàng)目中所有人員必須嚴(yán)格依照文件標(biāo)準(zhǔn)編號系統(tǒng)對經(jīng)手的每一份文件進(jìn)行準(zhǔn)確的編號。

3.3 嚴(yán)格控制文件版本

國際工程建設(shè)項(xiàng)目中對文檔進(jìn)行不斷修改和升級的情況較多，嚴(yán)格做好版本控制工作既能夠保證文檔的可追溯性，又能夠保證文檔使用者辨別出最新版本的文件，避免出現(xiàn)使用舊版本中錯(cuò)誤信息的情況。版本的區(qū)分可在文件標(biāo)準(zhǔn)編號系統(tǒng)中體現(xiàn)，通常的做法是在文檔序列號后面加上版本編號，并且隨著文檔的更新而進(jìn)行更新。

3.4 使用文件傳遞表

文件傳遞表是項(xiàng)目文檔往來傳遞的一個(gè)重要工具。在國際工程建設(shè)項(xiàng)目中，文件傳遞表除了表明傳遞方、接受方的通信信息外，還詳細(xì)描述所傳遞的文件名稱、文件編號、文件版本號、文件類型、文件總頁數(shù)、文件份數(shù)、文件傳遞目的等。其主要作用是可以作為所傳遞文件的目錄及簽收記錄，還可以作為文件狀態(tài)信息的基本來源和依據(jù)。

3.5 編制臺賬登記表

工程文檔多來自于承包商、供貨商、業(yè)主等各方，且有設(shè)計(jì)文件、采購文件、施工文件、管理文件等各種類別，編制臺賬登記表可便于文件檢索，還利于對交互性文件進(jìn)行管理。臺賬內(nèi)容一般包含文檔編號、文檔名稱、文檔收發(fā)日期、收發(fā)方名稱、各方負(fù)責(zé)人、文檔間的關(guān)系、文檔狀態(tài)、回復(fù)情況等。

4 結(jié)語

文檔控制管理工作是國際工程建設(shè)項(xiàng)目不可或缺的一部分，是集創(chuàng)造性與嚴(yán)謹(jǐn)性為一體的工作。面臨激烈的國際競爭，中國工程公司的文檔管理者需要在實(shí)際工作過程中不斷探索和研究如何建立規(guī)范、高效的文檔控制體系，如何嚴(yán)謹(jǐn)而又高效的實(shí)施文檔控制工作，提升國際工程建設(shè)項(xiàng)目管理綜合水平。

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