關(guān)于電力系統(tǒng)檔案數(shù)字化管理的研究

王妍

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2018）2-000-01

摘 要 隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷提高，電力系統(tǒng)檔案數(shù)字化管理成為企業(yè)發(fā)展之必然。對電力企業(yè)而言，電力系統(tǒng)檔案數(shù)字化管理是一種最為基礎(chǔ)、最為核心的模塊，是企業(yè)重要的檔案信息來源。合理、有效的電力系統(tǒng)檔案數(shù)字化管理體制、引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)是企業(yè)提高核心競爭力的前提。因此，完善電力系統(tǒng)檔案數(shù)字化管理是電力系統(tǒng)管理工作的當(dāng)務(wù)之急。

關(guān)鍵詞 電力系統(tǒng) 科技檔案 數(shù)字化管理

電力系統(tǒng)檔案管理作為電力系統(tǒng)中作中最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，對電力系統(tǒng)的發(fā)展起著重要的作用。因此，為了電力系統(tǒng)的發(fā)展、提高企業(yè)的核心競爭力，我國電力系統(tǒng)數(shù)字化管理還需要進(jìn)一步完善。本文對我國目前電力系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)狀做出了深刻的分析，并對如何使用電力系統(tǒng)檔案數(shù)字化管理提出了一些合理化建議。

一、我國電力系統(tǒng)數(shù)字化檔案管理的的現(xiàn)狀分析

在我國一些電力系統(tǒng)數(shù)字化檔案管理技術(shù)中，普遍的是運(yùn)用數(shù)字化服務(wù)系統(tǒng)，此系統(tǒng)共有兩個數(shù)據(jù)庫，一個是科技檔案數(shù)據(jù)庫，另外一個是文書數(shù)據(jù)庫。本文用一個例子對兩種數(shù)據(jù)庫進(jìn)行講解。

（一）電力系統(tǒng)數(shù)字化管理中的科技檔案數(shù)據(jù)庫

比如，在一個服務(wù)系統(tǒng)中，有三個模塊，分別是科學(xué)技術(shù)研究、生產(chǎn)試驗(yàn)、基本建設(shè)。這三個模塊統(tǒng)一為一級類別，每個級別下又分別設(shè)置多個不同的二級目錄。本服務(wù)系統(tǒng)可以基本實(shí)現(xiàn)檔案的檢索、下載、新用戶的注冊、后臺數(shù)字化管理等多種功能，可以使大量的數(shù)字化信息得到更好的運(yùn)用，方便了數(shù)字化檔案信息與使用者之間的交流。科技檔案數(shù)據(jù)庫管理設(shè)計(jì)的范圍廣，專業(yè)技術(shù)高，得到了廣泛的應(yīng)用。

（二）電力系統(tǒng)數(shù)字化管理中的文書檔案數(shù)據(jù)庫

在上述服務(wù)系統(tǒng)中，文書檔案數(shù)據(jù)庫則共有6個類別，分別是黨群建設(shè)、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、財(cái)務(wù)管理、人事管理等一級類別，每個一級類別下又設(shè)置了多種二級目錄。由于一級類別較多，各個模塊比較完善，給辦公人員帶去方便的同時也提升了工作效率。

二、如何將檔案數(shù)字化管理運(yùn)用到電力系統(tǒng)當(dāng)中

（一）學(xué)會運(yùn)用相關(guān)軟件對其進(jìn)行管理

在高科技時代的背景下，檔案數(shù)字化管理作為電力系統(tǒng)中最為核心的部分，必須與時俱進(jìn)，走在時代的前沿，盡可能的實(shí)現(xiàn)信息化、技術(shù)化、科技化的局面。這種局面就需要我們合理的運(yùn)用相關(guān)軟件，使數(shù)字化管理能夠更好的、更快的為電力系統(tǒng)服務(wù)。在這里，筆者要簡單的給大家介紹一款電力系統(tǒng)檔案數(shù)字化管理軟件，其中包括對數(shù)據(jù)的查詢、錄入、修改、添加、電子檔案調(diào)用等相關(guān)功能。該軟件的特點(diǎn)是：數(shù)據(jù)錄入功能操作比較簡單，數(shù)據(jù)的查詢、修改、添加功能比較完善，在檔案調(diào)用方面也比較靈活。當(dāng)然，在科學(xué)技術(shù)水平不斷提高的今天，還會有更多的相關(guān)軟件被我們應(yīng)用，旨在更好、更快的為電力系統(tǒng)檔案數(shù)字化管理服務(wù)。

（二）優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)

完善電力系統(tǒng)檔案數(shù)字化管理的系統(tǒng)，提高管理人員的辦公效率，利用便捷、快速的方式來獲取檔案信息資源。為檔案數(shù)字化管理搭建信息化平臺，將檔案管理的各個功能向信息化轉(zhuǎn)變。開展網(wǎng)上便民服務(wù)、提高檔案信息利用效率，是檔案使用者的共同愿望。首先，在建立檔案首頁時要使用變電站局域網(wǎng)，使檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)緊密的結(jié)合。其次，公開檔案目錄及相關(guān)文件目錄，方便檔案使用者對檔案進(jìn)行網(wǎng)上查詢、檢索，提高辦公效率。最后，要最大限度的實(shí)現(xiàn)電力系統(tǒng)檔案數(shù)字化管理。檔案資料數(shù)字化之后，可以在網(wǎng)上提供非保密的或有限制的電子文件查詢、利用服務(wù)等功能。使檔案使用者可以不受限制的、隨時隨地對檔案進(jìn)行查詢和使用。及時獲取檔案的相關(guān)信息，不僅可以使服務(wù)變得更加高效、便捷、準(zhǔn)確、安全，還可以提高檔案的利用率和使用價值。

（三）加強(qiáng)對科技檔案的使用

由于科技檔案專業(yè)技術(shù)性比較強(qiáng)，設(shè)計(jì)范圍比較廣，其中包括：土地利用、土建工程、電氣、通信、消防等各大領(lǐng)域，所以加強(qiáng)對科技檔案的應(yīng)用是實(shí)現(xiàn)電力系統(tǒng)檔案數(shù)字化管理有效發(fā)展的前提。

運(yùn)用科技檔案可以從電力生產(chǎn)過程中直接生成，詳細(xì)記錄生產(chǎn)活動中的方方面面，這種情況不僅可以對資產(chǎn)評估、安全控制、經(jīng)營模式、財(cái)務(wù)審計(jì)等方面做出深刻分析還可為以后的索賠、民事糾紛等問題提供強(qiáng)有力的憑證依據(jù)，同時也可以給企業(yè)在未來開展一系列生產(chǎn)經(jīng)營活動提供參考資料。在電力系統(tǒng)檔案數(shù)字化管理中科技檔案管理占有很大的比重。

加強(qiáng)科技檔案的管理就必須引起相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視。加大科技檔案管理的投資提高工作人員的積極性，確保科技檔案管理工作可以順利進(jìn)行。檔案管理部門也要在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下完善檔案管理制度，根據(jù)企業(yè)的自身情況，按照科技檔案整理、收集、保管等一系列程序，制定出比較完善的管理制度。其中，具體包括以下幾點(diǎn)：首先應(yīng)該明確工作人員的具體職責(zé)，其次是明確科技檔案收集歸檔的一些明文規(guī)定，最后在根據(jù)實(shí)際情況制定出一些可行性計(jì)劃。此外，由于電力系統(tǒng)中科技檔案涉及的范圍比較廣，所以工作人員在對檔案進(jìn)行收集時要做好編號的分配、文檔的歸納等工作。由此同時，電力系統(tǒng)檔案管理部門也應(yīng)該建立一些獎懲制度，對于由工作人員個人原因造成檔案損壞的，應(yīng)由其個人承擔(dān)責(zé)任[2]。

三、結(jié)語

電力系統(tǒng)檔案是電力系統(tǒng)開展各個活動的最初記錄，包含的范圍廣、種類多、信息量大，對企業(yè)的安全性有著重要的作用。因此，面對目前我國電力系統(tǒng)檔案管理的現(xiàn)狀，我們要抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，加快檔案數(shù)字化管理的步伐，完善社會主義經(jīng)濟(jì)體制，不斷開拓電力系統(tǒng)檔案數(shù)字化管理新領(lǐng)域，為電力系統(tǒng)的發(fā)展保駕護(hù)航。

參考文獻(xiàn)：

[1] 楊春霞.解析內(nèi)蒙古電力企業(yè)數(shù)字化檔案管理體系建設(shè)[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2016（20）：21-22.

[2] 陳燕瑩.淺析電力企業(yè)檔案數(shù)字化質(zhì)量及安全保障[J].中國管理信息化，2017（2007）：141-143.