淺析檔案數字化在工程檔案管理中的應用

邱虹

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）2-000-01

摘 要 現代信息化技術的發展，對檔案歸理來說是一個新的機遇，檔案是一個完整且繁瑣的信息，每個人從出生開始都有一份完整的檔案，工程也不例外，對工程來講，從工程的開始到結束都有一個完整的檔案。在檔案進行整理保存的過程，由于紙質檔案的保存困難等多種原因，都造成了工程檔案保存整理的不完善。本文將淺析如何將數字化運用在檔案管理中。

關鍵詞 檔案數字化 工程檔案 檔案管理

科學技術快速發展以及信息化技術的廣泛應用，對于傳統的方案管理工作來說，數字化的檔案管理，可以有效的實現對檔案的管理，同時也可以提高工作人員的工作效率，實現科學化、系統化的檔案管理，一般來講，工程檔案相對來講比較復雜以及系統，同時涉及面也較廣，傳統的檔案整理工作有很多的不足，數字化的引入，有利于工程檔案的整理以及檔案的保存。

一、檔案數字化的意義

在日新月異的新時代中，傳統的檔案整理耗時耗力，在實際操作的過程中，由于工程檔案相較于其他檔案來講，更為繁瑣，從工程開始確立的時候，就要開始進行檔案的收集與整理，很多檔案都是不同單位開出來的，因此，會出現很多資料沒有歸檔，銜接不上的情況。

數字化就是利用計算機信息處理技術，將各類信息進行數字編碼，用于快速傳輸以及準確處理的一種綜合性技術，檔案數字化是隨著計算機技術以及多媒體技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，含義是“利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件。聲像文件等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案數字信息庫”。

數字化的存儲方式，網絡化的傳輸形式，同時利用計算機系統進行管理，以實現檔案信息快捷利用和共享的目的。經過數字化處理之后的檔案能夠更快捷的進行規劃與整合，使得檔案的存儲與調取更加便捷，實現檔案資源的共享。

二、工程檔案中存在的問題

傳統的工程檔案整理工作中，由于工程檔案涉及的單位以及信息較多，在整理的過程中，會出現各種各樣的問題，這些問題都會影響檔案后期的整理與使用，問題集中體現在以下幾個方面：

（一）檔案歸理不夠完整

工程檔案涉及的東西較多，在實際的整理工作中，經常會出現資料不完整、檔案名字不準確、分類不規范等情況。各單位之間的資料經常出現銜接不上的情況，最終形成的的工程檔案不規范，這對檔案之后的存檔和調取使用都不方便。

（二）檔案歸理不夠專業

客觀原因的存在，檔案整理的人員缺乏工程建設方面的專業知識，對于工程建設的流程不熟悉，在接受檔案的時候，并不清楚具體要接收多少東西，因此，在對檔案進行整理和接收的過程中，常常出現資料對接的過程中，工作人員被動接收資料的情況，不利于資料的整理與歸檔。

三、如何有效的將檔案數字化

（一）建立健全的工程檔案管理制度

在實際的工程檔案管理工作中，需要有一個健全的檔案管理制度，這樣才能保證實際的檔案管理工作可以順利進行。根據《檔案法》、行業檔案管理規定及有關的法律法規，并結合單位的實際情況，制定一個完善適合公司發展的檔案管理制度，并將其納入個人的綜合考核之中，對每個工程的進行完善的歸檔，做到檔案與工程的同步進行，建立完整的檔案，有利于之后的借鑒與調用。

（二）做好階段性的工程檔案收集

一個工程的進行分為很多階段，檔案管理工作在一開始就要進行專人的分配，并對不同階段的負責人進行一個系統化的培訓或者一個嚴格的要求，明確階段性的檔案收集工作都需要些什么，這樣在工程進行的同時，不同階段的檔案收集由經過培訓的專人負責，這樣在進行檔案整理的過程中，分工明確，交接有序，能有效的提高檔案管理工作的效率。

（三）檔案的原始記錄存檔

在檔案進行收集的過程中，要特別注重原始檔案的保存，檔案數字化是為了檔案的調取與共享的方便性，但是檔案的實際收集過程中，要注重原件的保存以及在建立數字檔案過程中對原件的掃描與存檔。原始記錄是非常重要的，因此在建檔的時候特別注意區分。經過培訓的專業人員，需要及時、完整、高質量做好檔案收集、整理、歸納和移交工作，加強檔案的整理與管理工作

（四）增加硬件設施

在數字化的過程中，要特別注重對硬件設施的匹配程度，將檔案工作的費用計入年度財務預算之中，定期的對在職的工作人員進行先進應用的培訓，檔案管理工作與時俱進，在不斷的改革之中，順應時代的發展，將檔案管理工作更好的進行實施。數字化檔案管理對硬件設施要求較高，就需要更大的經濟投入。

四、結語

工程檔案在實際的建立過程中，擁有很大的局限性，在檔案室及整理的過程中，要注重對檔案的系統化管理，工程檔案非常繁雜，這就要求進行檔案整理的額工作人員的專業程度較高，以及對工程檔案整理有一個好的理解。在建立數字檔案的同時，要使用現代化的技術多方面的保障信息的安全，對檔案進行數字化加密。

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