文書檔案管理的辦公自動化應用研究

馮翠麗

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）2-000-02

摘 要 文書檔案是檔案工作的重要組成部分，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)不能滿足新時代的發(fā)展要求，因此，充分利用現(xiàn)有辦公自動化技術進行文書檔案管理。文章對辦公自動化下文書檔案管理呈現(xiàn)的新特點進行分析，探討如何進行文書檔案管理。

關鍵詞 文書擋案管理 辦公自動化

文書檔案作為檔案管理工作的主要組成部分之一，其主要是對領導決策、基本建設、研究開發(fā)以及問題處理等各個方面進行的客觀性反映。隨著我國改革開放的深入和市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，文書檔案的管理工作也逐漸進入了一個新的發(fā)展階段。科技的不斷進步、信息技術的普及對企業(yè)的文書檔案管理產(chǎn)生巨大影響，將網(wǎng)絡技術、計算機技術應用到我國文書檔案的管理中，是時代發(fā)展的需要，是社會進步的必然結果。信息技術能夠?qū)崿F(xiàn)辦公自動化，加快了工作效率、提升了工作質(zhì)量，在企業(yè)的管理層面和今后的長期發(fā)展上意義重大。本文重點講述怎樣實現(xiàn)文書檔案管理辦公自動化。

一、辦公自動化文書檔案管理的新特點

（一）辦公自動化為實現(xiàn)文檔一體化創(chuàng)造了條件

文件是形成檔案的基礎，檔案則是文件的精華，是文件的組合。但文件與檔案又有所不同，文件是指廣義文件，即一切由文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料：檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來的。檔案和文件是同一事物在不同價值階段的不同形態(tài)，兩者具有同源性和階段性的共性，也具有實效、功用、離合等個性差異。從文件到檔案是一個批判繼承的辯證運動過程，從時效、價值和系統(tǒng)性上來說，檔案是對文件的不斷揚棄，是辦理完畢的文件中具有保存價值的部分，只有把分散狀態(tài)的文件按一定邏輯規(guī)律整理而集中保存起來的文件，才能最后成為檔案，而歸檔和集中保存是文件向檔案轉(zhuǎn)化的必要程序和條件。隨著計算機軟硬件技術的發(fā)展及辦公自動化系統(tǒng)的不斷應用，專業(yè)的軟件公司在設計開發(fā)辦公自動化系統(tǒng)時一般會考慮與檔案管理系統(tǒng)的銜接問題，有條件的甚至會將檔案管理系統(tǒng)的所有功能全部嵌套在辦公自動化系統(tǒng)中。這種情況下，文件與檔案同存在一個大系統(tǒng)中，他們之間的時空距離被縮短，界限被淡化。在辦公系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)結束后的文件，通過系統(tǒng)本身具備的功能進行簡單操作，就可以將文件轉(zhuǎn)入檔案庫，再進一步整理完成電子歸檔，這樣就可做到隨時歸檔，使歸檔時間提前，實現(xiàn)文檔一體化。

（二）辦公自動化有效提高文檔一體化管理水平

文檔一體化是從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，實現(xiàn)從文件生成、辦理到檔案歸檔的全過程管理，以保證文件內(nèi)容的正確性、完整性、數(shù)據(jù)結構的一致性。包括：文檔實體生成一體化，文檔管理一體化，文檔信息利用一體化，文檔規(guī)范一體化。辦公自動化技術的應用，無疑使這一辦公活動呈現(xiàn)全新的局面。在以往的文書處理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，在文件資料的收集整理過程中，既要求資料完整、齊全，又要書寫規(guī)范、清楚。既費時費力又容易出錯。而在辦公自動化平臺下，這些環(huán)節(jié)都是在系統(tǒng)設定的環(huán)境下操作的，使得這個過程變得十分方便、有序，簡單易行。因此，辦公自動化不僅有利于文書工作和檔案工作的對接，而且有利于實現(xiàn)對文書工作與檔案工作的全過程管理。

（三）辦公自動化使文件管理更加快捷、高效

檔案信息檢索問題一直是檔案手工管理的難題，如何從浩如煙海的檔案文件中快速、準確地查詢用戶所需要的信息，是傳統(tǒng)檔案管理難點之一。辦公自動化在檔案管理中的應用，較好地解決了這一問題，它實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的一次性輸入和多次利用，文書處理人員在辦公自動化系統(tǒng)中完成了文件的流轉(zhuǎn)后，檔案管理員只需轉(zhuǎn)一下庫，就可以完成文件從辦公自動化系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換。文書人員就可以選擇所需要的文件進行歸檔，滿足了隨時歸檔的要求。在使用檔案時，只需按指定的信息搜索，便能迅速、多方位地查詢到需要的信息，瀏覽訪問所需要的內(nèi)容。辦公自動化系統(tǒng)還可以提供更多種查詢檢索功能，如信息按處室、項目、流轉(zhuǎn)過程分類等，使得檔案檢索利用變得更加快捷、高效。

（四）安全、可靠的辦公自動化系統(tǒng)，有利于電子文件穩(wěn)定保存

辦公自動化系統(tǒng)對操作人員的使用權限加以限制，根據(jù)各級工作人員的崗位不同，賦予不同操作人員不同的處理權限，且憑密碼登陸，這樣，就防止了其他人員進入系統(tǒng)，對數(shù)據(jù)信息進行更改，確保了系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)安全可靠。辦公自動化中形成的電子文件，是記錄信息、傳達信息、留存信息的重要載體，它與紙質(zhì)檔案載體相比，有著體積小、壽命長，便于保存等優(yōu)點。我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD、移動硬盤等。 這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，便于備份，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有較強的穩(wěn)定性。

二、在辦公自動化背景下如何進行文書檔案管理

辦公自動化給文書檔案管理提供了較為方便以及快捷的方式，那么如何在這個大背景下，進行文書檔案管理是當前亟待解決的問題，下面就從以下幾方面進行論述：

（一）實現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)的隔離

為了進一步確保文書檔案信息的安全性以及可靠性，必須對辦公自動化系統(tǒng)的內(nèi)外網(wǎng)進行隔離。首先，對路由器進行隔離，先將所有的 IP 地址進行屏蔽，然后將需要的 IP 地址放入到辦公自動化系統(tǒng)中；最后，采取防火墻進行隔離，我國大多數(shù)的防火墻都有一定的認證機制，不論那種防火墻，都應具備最為基本的五大功能，分別為：Web 非授權訪問的防護功能、對Web攻擊的防護功能、Web惡意代碼的防護功能、應用交付能力以及Web應用合規(guī)功能，在實現(xiàn)讀取數(shù)據(jù)方便以及快捷的基礎之上，實現(xiàn)文書檔案信息的安全性。

（二）轉(zhuǎn)變工作方式，突出重點

既然對文書檔案管理實現(xiàn)自動化辦公系統(tǒng)，必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作方式，突出重點，采取適宜現(xiàn)代文書檔案管理的工作方式。首先，要加強與多個部門之間的合作。系統(tǒng)在開發(fā)以及利用中都需要建立良好的溝通，準確把握雙方需求，加強檔案管理人員之間的合作，同時實現(xiàn)與信息部門之間的合作。最后，由傳統(tǒng)的手工調(diào)卷向多渠道以及多路徑轉(zhuǎn)變，通過提供多種網(wǎng)絡途徑，使用者可以利用日期以及關鍵字進行相關信息的查詢，方便使用者在線瀏覽。

（三）制定文書檔案管理統(tǒng)一標準以及規(guī)范

由于在辦公自動化背景下，文書檔案管理具有的新特點，因此，必須制定統(tǒng)一的標準以及規(guī)范。一方面，規(guī)范相關管理體制。由于，目前很多單位的文件管理與檔案管理是相分離的，不屬于同一個部門，在文件歸檔的前期工作中容易發(fā)生越權行為，鑒于此種情況，必須在體制上進行規(guī)范，實現(xiàn)統(tǒng)一領導。另一方面，對業(yè)務流程以及技術操作過程進行規(guī)范。主要包括：文件處理、歸檔處理以及著錄等使用統(tǒng)一的電子文件格式，數(shù)據(jù)接口標準以及數(shù)據(jù)安全標準等，從而確保不同類型的電子文件實現(xiàn)安全歸檔。

（四）提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

文書檔案管理工作是由人來執(zhí)行操作的，所以，必須提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。通過自學或者培訓的方式形成可持續(xù)終身教育機制，不斷更新檔案管理人才，向檔案管理隊伍中注入新的生機，通過學習來獲取更多的知識，提高管理人員的業(yè)務素質(zhì)。實行激勵機制以及業(yè)績考核等，將業(yè)績考核與人員升職相掛鉤，充分調(diào)動管理人員工作的積極性。

三、結語

文書檔案管理工作在單位或者企業(yè)中的地位越來越凸顯，是新形勢下檔案管理的需要，隨著信息技術的發(fā)展，文書檔案管理進行辦公自動化也是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢。所以對于辦公自動化，要不斷地進行探索與研究，不斷地進行分析與總結，規(guī)范其操作流程，在信息的傳遞與使用過程中注意防范安全隱患，確保文件傳遞的安全性。同時要培養(yǎng)一批高素質(zhì)的文書檔案管理人員，不僅要加強技術方面的培訓，更要進行素質(zhì)方面的培養(yǎng)與激發(fā)。

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