新形式下交通檔案信息化管理的現(xiàn)狀及優(yōu)化方法

鐘怡珊

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）2-000-02

摘 要 文章結(jié)合筆者的工作實踐經(jīng)驗，就交通檔案信息化管理的現(xiàn)狀進行了總結(jié)與分析，在此基礎(chǔ)上，針對新形式下交通檔案管理信息化管理的優(yōu)化方法進行了深入地探討，旨在為交通檔案管理人員借鑒。

關(guān)鍵詞 交通檔案 信息化管理 優(yōu)化方法

交通檔案管理作為交通企業(yè)發(fā)展中重要工作，是確保交通管理工作的正常進行的基礎(chǔ)條件。提升交通檔案管理水平，不僅可以提升交通企業(yè)的工作效率，而且能夠確保交通行業(yè)持續(xù)發(fā)展。近些年來，隨著我國私家車數(shù)量的增加，從而給交通檔案管理工作帶來了不少難度。而在交通檔案管理工作中引進信息化技術(shù)，加強交通檔案管理信息化建設(shè)，大大增強檔案管理工作的質(zhì)量及效果。然而，在目前交通檔案管理信息化管理當(dāng)中，仍然存在眾多問題和不足，這大大降低了交通檔案管理的水平及質(zhì)量，因此，我們需要對交通檔案管理信息化管理工作進行優(yōu)化。本文通過筆者的實際工作經(jīng)驗，就新形式下交通檔案信息化管理的現(xiàn)狀及優(yōu)化方法進行探討。

一、交通檔案信息化管理的現(xiàn)狀

（一）缺乏完善的規(guī)章制度及專業(yè)人才

目前，由于大部分單位的交通檔案信息化管理工作處于初期，因此在機構(gòu)設(shè)置、專業(yè)技術(shù)人員配置等方面存在著眾多問題，加上單位缺乏完善的規(guī)章制度，在信息化管理工作中，存在職責(zé)不分、分工不合理等問題，部分交通檔案信息化管理工作出現(xiàn)了混亂現(xiàn)狀。此外，由于交通檔案信息化管理問題受到傳統(tǒng)工作的影響，交通檔案管理人員浮到水面是經(jīng)過時間培訓(xùn)才能上崗，在工作壓力較大時，職能培訓(xùn)工作不能及時地跟上，這大大降低了管理人員信息化技術(shù)水平，從而導(dǎo)致了高水平檔案管理人員較為缺乏。

（二）信息管理使用軟件標準不統(tǒng)一

在交通檔案管理信息化管理工作中，存在建設(shè)水平較低的問題，這是因為在交通檔案管理信息錄入時，由于錄入軟件不統(tǒng)一，格式不規(guī)范，從而導(dǎo)致關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)時出現(xiàn)了數(shù)據(jù)不兼容問題，從而導(dǎo)致了交通檔案信息化管理工作的混亂。這種問題的出現(xiàn)，主要與我國信息化技術(shù)起步較晚相關(guān)，在交通檔案管理信息化管理過程中，仍缺乏一個統(tǒng)一的管理標準，從而導(dǎo)致交通檔案管理工作出現(xiàn)混亂、不兼容的情況，大大降低了交通檔案管理信息管理的效果。

（三）不重視交通檔案管理信息化管理

交通檔案管理信息化管理重視程度直接影響到交通檔案管理信息化管理質(zhì)量及效果，具體來說，主要包括以下幾個方面：一是在交通檔案管理部門作為輔助性的科室，地位總體較為邊緣化，交通檔案管理人員較多，但從事管理工作的人員較少，尤其是專業(yè)的信息化管理人員更為缺乏，在交通檔案管理中，多個部門存在一人多崗的情況，這嚴重限制了交通檔案管理工作的發(fā)展。其次，作為交通檔案管理人員，我們并沒有充分認識到信息化管理與建設(shè)的重要性，加上采用了傳統(tǒng)的交通檔案管理工作理論及方式，這對現(xiàn)代化信息技術(shù)在交通檔案管理工作中的應(yīng)用起到一定的阻礙工作。

（四）信息化管理資金投入不足

在交通檔案管理信息化管理過程中，將會涉及到眾多方面，其工作內(nèi)容也較為繁瑣，加上目前我國的交通檔案管理信息化建設(shè)仍處于初期，其建設(shè)水平較為低下，在交通檔案信息化管理工作優(yōu)化過程中，我們需要大量的資金作為支持。然而，我國在這方面的資金投入仍顯得不足，難以滿足交通檔案管理信息化建設(shè)需求，從而大大降低了交通檔案管理信息化的建設(shè)質(zhì)量。

二、新形式下交通檔案管理信息化管理的優(yōu)化方法

（一）建立完善的交通檔案管理信息化規(guī)章制度

在交通檔案信息化管理工作的構(gòu)建中，要建立完善的信息化工作規(guī)章制度。在實際管理工作當(dāng)中，首先要針對性對檔案管理工作進行分析，且對檔案管理工作進行全面的了解，并再把信息化技術(shù)引入到交通檔案管理工作制度中。另外，在交通檔案管理信息化管理制度完善的過程中，應(yīng)聽取專家、學(xué)者及工作技術(shù)人員的建議和專業(yè)性的指導(dǎo)。除此之外，在交通檔案管理信息化管理工作制度運行中，應(yīng)采取動態(tài)的管理策略，以提高交通檔案管理不平，發(fā)揮信息化工作制度的作用。

（二）引入優(yōu)秀的技術(shù)人員

在優(yōu)秀的技術(shù)人員方面，應(yīng)從幾個方面入手：（1）在檔案管理技術(shù)人員招聘時，應(yīng)設(shè)立針對性的招聘條件，合理地選擇專業(yè)的人才，確保所引入的技術(shù)人員與信息化建設(shè)需要相符合，同時要提高工作人員的待遇，以吸引更多的優(yōu)秀人才加入交通檔案管理工作當(dāng)中，以不斷提升管理人員的能力和水平。（2）制定完善的培訓(xùn)策略，由于交通檔案管理信息化建設(shè)在過程中，需要對在職的交通檔案管理工作人員進行培訓(xùn)，以便他們能夠掌握最新的動態(tài)，以不斷提升技術(shù)人員的信息化技術(shù)水平。（3）建立合適的考核機制。合理的員工考核有利于調(diào)動工作人員的積極性，應(yīng)對傳統(tǒng)的考核方式進行創(chuàng)新，采用互動性的考核方式，并將工作人員的薪酬與考核結(jié)果相掛鉤，以提升工作人員的積極性，確保培訓(xùn)考核工作的質(zhì)量和效果，以不斷提升交通檔案管理信息化的管理水平，確保交通檔案管理信息化管理的質(zhì)量。

（三）建立統(tǒng)一的交通檔案軟件建設(shè)標準

對于交通檔案管理信息化建設(shè)標準不統(tǒng)一問題，我們應(yīng)在全國實行統(tǒng)一的交通檔案管理信息化錄入標準，以形成統(tǒng)一的錄入規(guī)范，使得交通檔案管理信息化建設(shè)的標準化，提升交通檔案信息化管理水平。在實際管理工作中，應(yīng)及時落實電子檔案和紙質(zhì)檔案之間的銜接工作，避免檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)流失。其次，在交通檔案信息的錄入工作中，應(yīng)利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來保證工作正常開展，保證信息的真實性。再次，應(yīng)結(jié)合交通檔案信息化管理的現(xiàn)狀，做好交通檔案信息管理工作與IT部門的對接，對于交通檔案信息化錄入工作的數(shù)字化軟件進行研發(fā)，并在全國交通檔案單位內(nèi)進行培訓(xùn)，確保每位工作人員均能夠使用這個軟件，以提升交通檔案信息化管理工作效率及水平。

（四）注重交通檔案管理信息化的管理

在交通檔案管理過程中，我們要重視交通檔案管理信息化建設(shè)。在實際交通檔案管理信息化建設(shè)過程中，應(yīng)樹立交通檔案信息管理理念，提升交通檔案管理信息化工作開展的緊迫性，使得工作人員充分認識到該項工作的重要性，加強整個工作各個管理環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，以增強交通檔案管理工作效率與質(zhì)量。

（五）增加交通檔案管理信息化建設(shè)的投入

目前來說，我國在交通檔案管理信息化建設(shè)方面投入較少，因此，我們需要針對性增加交通檔案信息化管理工作的投入力度。在具體交通檔案管理信息化管理過程中，管理單位與運營單位當(dāng)充分認識到交通檔案管理信息化建設(shè)是一個未來發(fā)展的趨勢的項目，雖然在初期需要投入較大的人力、物力和財力，但在后續(xù)的工作中，就會大大地提升交通檔案管理工作的效率及質(zhì)量。同時，在交通檔案管理信息化管理過程中，建設(shè)單位應(yīng)充分發(fā)揮項目的優(yōu)勢，采用招投標的方式進行交通檔案信息化建設(shè)，在確保檔案信息化建設(shè)效果的基礎(chǔ)上，提升檔案管理的性價比。

三、結(jié)語

綜上所述，檔案管理信息化建設(shè)在交通企業(yè)管理中發(fā)揮著重要的作用，但是目前在交通檔案信息化建設(shè)的過程中，仍存在眾多的問題及缺陷，因此，在交通檔案信息化管理時，我們需要不斷增強信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，以提升交通檔案管理工作的質(zhì)量及效率，以推動交通行業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

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