人事檔案管理體系的信息化建設(shè)

摘要：隨著近年來我國科技實力不斷地增強，檔案行業(yè)受到信息技術(shù)的影響也發(fā)生了多元性的變化。以信息技術(shù)為核心的信息數(shù)據(jù)服務(wù)、信息咨詢、數(shù)據(jù)共享等一體化信息資源平臺出現(xiàn)在了人們的視野中。這些依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)、數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)形成的檔案共享服務(wù)機(jī)制極大的提高了檔案管理的效率，并促進(jìn)人事檔案信息數(shù)據(jù)在多種互聯(lián)網(wǎng)渠道集中性的交互與共享，幫助信息系統(tǒng)形成集中性的數(shù)據(jù)處理模式進(jìn)行資源集中。鑒于此，本文就人事檔案管理體系的信息化建設(shè)途徑展開詳細(xì)的分析，并提出具體的研究，以供參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理 信息化管理 問題研究

一、人事檔案管理機(jī)制進(jìn)行信息化、數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的必要性

信息化檔案管理是隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)、通訊技術(shù)形成的新的技術(shù)發(fā)展趨勢主要以信息技術(shù)為導(dǎo)向進(jìn)行多形態(tài)轉(zhuǎn)變和集中化過渡，主要以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、通訊交互技術(shù)為核心對各類型的檔案數(shù)據(jù)資源實施的統(tǒng)一性管理，以人事數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)集中管理、信息綜合、信息分析形成的統(tǒng)一性數(shù)據(jù)管理機(jī)制。相對于傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，集中化數(shù)據(jù)處理體系不僅有著更高的工作效率，能夠?qū)Ω鞣N類型的信息資源數(shù)據(jù)實施準(zhǔn)確的監(jiān)測，還能根據(jù)不同用戶需求的不同向用戶提供人事信息檢索、信息咨詢、文件查詢等服務(wù)，促進(jìn)人事檔案管理機(jī)制進(jìn)數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型。傳統(tǒng)模式的人事檔案信息管理主要是以物理固態(tài)資源作為信息載體而實施的管理活動，具有一定的時間和空間限制，不適應(yīng)信息資源的集中獲取需要。相對于傳統(tǒng)以人工為主的數(shù)據(jù)管理方法而言，智能化控制體系下的計算機(jī)檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理效率更高，格式兼容性更強。不僅能滿足檔案信息共享、存儲、分類、查詢的需要，還能根據(jù)信息資源類型的不同為用戶提供一體化的信息服務(wù)，充分滿足用戶的個性化需要。

二、事業(yè)單位人事檔案管理體系的智能化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)途徑

（一）加強單位內(nèi)部基礎(chǔ)信息設(shè)備形態(tài)轉(zhuǎn)變

在單位內(nèi)部人事檔案管理機(jī)制的形態(tài)轉(zhuǎn)變過程中，增強其信息處理效率就要結(jié)合信息處理方法和各種設(shè)備資源的配置情況，加大物質(zhì)資源投入。人事檔案管理作為單位內(nèi)部的重要組織架構(gòu)，對單位內(nèi)部組織架構(gòu)、人員組織形態(tài)有著重要的促進(jìn)作用。推動人事檔案管理體系進(jìn)行信息化、網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)型就要提升與信息管理體系配套的軟硬件質(zhì)量水平。以信息化為導(dǎo)向、計算機(jī)技術(shù)為驅(qū)動，建設(shè)數(shù)據(jù)資源統(tǒng)一管理和利用的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，提升信息交互效率。人事檔案信息化管理機(jī)制的中心任務(wù)是信息交互和數(shù)據(jù)集中性處理，在滿足信息集中處理和信息交互共享的前提下要建立局域網(wǎng)，利用局域網(wǎng)將單位內(nèi)部各種終端設(shè)備連接起來，滿足信息傳遞和信息共享的需要。在人事信息管理形態(tài)集中過渡的過程中，同時要配備一些掃描儀、錄音器等，移動終端設(shè)備，要滿足多元化、多類型人事檔案管理信息處理的需要，將各種人事檔案信息集中進(jìn)行數(shù)字化處理，將其存儲在特定的數(shù)據(jù)庫，滿足用戶的查詢需求。

（二）注重信息管理系統(tǒng)的建設(shè)

人事檔案管理體系信息化建設(shè)過程中，還要注重信息管理系統(tǒng)設(shè)置、數(shù)據(jù)維護(hù)、信息查詢和數(shù)據(jù)分析。檔案管理系統(tǒng)設(shè)置和數(shù)據(jù)維護(hù)是保持檔案檔案管理體系運轉(zhuǎn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。因此在信息化人事檔案管理體系建設(shè)過程中，首先要制定合理的建設(shè)策略，配置一套科學(xué)合理、組織完善的管理系統(tǒng)對各種人事檔案信息資源進(jìn)行管理，一方面要確保檔案信息的準(zhǔn)確無誤，防止檔案信息在錄入微機(jī)過程中發(fā)生錯誤。另外一方面檔案管理人員要能根據(jù)現(xiàn)實情況的動態(tài)變化及時更新數(shù)據(jù)庫中的人事信息，充分滿足檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)化建設(shè)的需要。同時，按照數(shù)據(jù)庫的不同，也應(yīng)該對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行集中的分類，要根據(jù)數(shù)據(jù)資源的類型、特點、實效性，對不同的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行相應(yīng)的歸檔，將每一類型的數(shù)據(jù)資源放置在相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫中，以此來滿足用戶信息查詢與檢索的需要。

（三）注重檔案信息安全

在人事檔案管理體系信息化建設(shè)過程中還要保障人事檔案信息的安全。人事檔案信息化建設(shè)給嘻嘻你查閱人員提供了極大的方便，然而在實現(xiàn)人事檔案信息資源共享中絕不能忽視信息資源的安全問題，對人事檔案信息要采取有效的安全防護(hù)手段，防止他人破壞。一方面，檔案管理人員要有較強的政治覺悟，能夠?qū)Σ煌娜耸聶n案信息資源進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟。另外一方面當(dāng)然，管理部門要對數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)體系定期進(jìn)行檢查、維護(hù)、更新，及時修補系統(tǒng)漏洞，防止信息資源泄漏。

（四）創(chuàng)新信息服務(wù)模式

在人事檔案管理體系信息化建設(shè)過程中，還要創(chuàng)新服務(wù)模式，利用網(wǎng)絡(luò)發(fā)揮檔案信息資源的最大價值。目前很多單位對于自身內(nèi)部的人事檔案信息資源都缺乏統(tǒng)一性的認(rèn)識，認(rèn)為這是獨屬于自身的信息資源，不能夠與其他部門進(jìn)行交互和共享。在這種思路的限制下很多單位都沒有形成統(tǒng)一的信息共享服務(wù)機(jī)制來提升人事檔案信息資源的利用率。因此，在信息技術(shù)的引導(dǎo)下要改變這種傳統(tǒng)思路的限制，以擴(kuò)大人事檔案信息的服務(wù)范圍為主要內(nèi)容健全服務(wù)管理機(jī)制。一方面要運用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立檔案信息庫，逐步實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)化管理，提高信息利用效率，另外一方面要利用計算機(jī)技術(shù)，建立干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，為查閱人員隨時提供信息查詢，以此來擴(kuò)展人事檔案管理體系的服務(wù)職能，提升其信息利用效率。

綜上所述，在信息技術(shù)影響下，加強人事檔案管理信息化體系建設(shè)不僅能提升單位內(nèi)部的人事檔案信息管理效率，更能推動單位內(nèi)部人員制度改革，提升單位內(nèi)部的管理效率。因此，建立信息化人事檔案管理體系是時代發(fā)展的必然趨勢，對優(yōu)化社會資源配置、人才培養(yǎng)有著巨大的影響。

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（作者簡介：徐西磊，山東省鄒城市委組織部干部信息中心，研究方向：人事檔案管理和文書檔案管理。）