簡析現代檔案管理工作創新的意義及途徑

王憲敏

摘要：檔案是人們在各項社會活動中直接形成的的原始記錄，檔案資料除了具有保存價值外，還能夠為當前工作的開展提供借鑒和參考，因此深入挖掘檔案資料的潛在價值，也是我們開展檔案管理工作的重要任務之一。隨著時代的發展，現代檔案管理工作的內容和要求也發生了與時俱進的變化，這就需要檔案管理工作通過改革創新，適應時代要求和人們需要，為企事業單位的發展提供支持。

關鍵詞：檔案管理 工作創新 意義分析 具體途徑

創新是提高工作效率和質量的核心動力，傳統的檔案管理通常以人工管理模式為主，隨著檔案數量的增加，這種管理模式的弊端逐漸暴露出來，檔案的利用價值不高。依托現代科技加速檔案管理工作模式的創新和轉型，成為新時期檔案管理工作的方向之一。文章首先概述了檔案管理工作中實施創新的重要性，隨后分別從創新管理手段、拓寬服務領域等方面，分析了工作創新的具體途徑。

一、現代檔案管理工作創新的重要意義

（一）有助于提高檔案管理效率

企事業單位日常工作中生成的具有保存價值的資料，經過篩選、編輯和整理后，形成檔案文件。隨著時間的延長，檔案資料的數量也會逐漸累加，這就給檔案的管理、檢索和使用增加了一定的困難。如果檔案管理部門仍然沿用以往的人工管理模式，一方面是工作效率不高，另一方面也制約了檔案價值的體現。因此，為了迎合當前工作的需要，需要在現有檔案管理工作的基礎上進行技術創新。例如可以引入信息管理系統，借助于計算機強大的計算和檢索能力，代替人工作業，不僅減輕了工作壓力，而且顯著提升了工作效率。

（二）有利于挖掘檔案深層次價值

檔案的核心價值在于為當前或未來工作提供參考和借鑒，因此如何挖掘檔案資料的深層次價值是開展檔案管理需要面對的核心問題。尤其是在一些大中型的企事業單位中，各部門生成的檔案資料數量多、內容雜，在整理、分析和利用中存在一定的難度。通過進行技術創新，可以在檔案生成階段就針對檔案內容進行分門別類的劃分，這樣就實現了檔案的專業化管理，也為后期檔案資料的調用提供了方便，有助于檔案利用價值的體現。

二、檔案管理工程創新需要解決的“三個關系”

（一）創新與基礎的關系

工作創新不是憑空想象，不是“空中樓閣”，創新必須在原有基礎之上進行。建國以來，我國檔案工作歷經半個世紀的發展，形成了一整套理論、方法和工作經驗，檔案事業得到了較快發展，形成了獨具特色的工作體系，這些基礎對我們今后的工作仍具有較強的指導意義，是創新的根基，因此，創新絕不能拋棄這個基礎，要在認真研究、總結過去的基礎上，分析現在和將來的形勢，在發展中尋求新的突破。

（二）創新與現實的關系

工作創新不能脫離實際。當前，檔案工作仍處于初級發展階段，在由計劃經濟模式向市場經濟模式的轉變過程中，許多問題沒有解決好，檔案工作還處于受多種條件限制發展較慢、社會檔案意識不強、檔案部門工作不到位、檔案事業發展后勁不足狀態。創新就要重視現實，面向未來，從實際出發，圍繞如何解決現實存在的問題，在打好基礎、快速發展上求突破。

（三）創新與實踐的關系

所有的創新最終都必須落實到實踐工作中，這樣才能將工作創新的價值體現出來。檔案管理工作具有連續性，檔案管理部門在引進新的工作模式和管理系統后，還必須要結合本部門的工作需要，采用多種方法確保這些新理念、新模式得到落實。例如在建立電子管理系統后，部分檔案工作人員可能對這些信息化設備的操作不夠熟練，這就需要開展一定時間的專項培訓，以提高工作人員的操作能力，確保檔案管理工作高質量的開展。

三、現代檔案管理工程創新的途徑分析

（一）建立電子檔案管理系統

信息技術的廣泛應用為各行各業的傳統工作模式造成了巨大的沖擊影響，而信息技術所帶來的便利性、快捷性，也成為工作創新的主要動力。通過建立電子檔案管理系統，將傳統的紙質檔案轉化為電子檔案，一來避免了傳統紙質檔案在保存、管理過程中可能會出現丟失、損壞的問題，二來也為實現信息化、數字化管理提供了基本的條件。電子管理系統作為對傳統管理模式的一種創新，既需要主管部門的統籌規劃，包括前期的資金支持、后期的設備維護等，同時又離不開各部門的密切配合，以實現檔案文件的最優化利用。

（二）創新服務手段，提高管理質量

服務性是檔案管理工作的基本屬性之一，我們在新時期開展檔案管理工作創新的目的，就是要通過轉變工作模式、提高工作效率等手段，為人們提供更加完善和優質的檔案查閱、借用服務。因此，實現服務模式的創新也成為檔案管理工作改革的內容之一。例如，可以在檔案管理部門內部建立一個局域網，所有檔案工作人員可以通過賬號登錄局域網，完成檔案查詢、瀏覽、拷貝等操作。這樣就避免了非工作人員訪問檔案的情況，保證了檔案資料的安全性。

（三）拓寬服務領域，開展在線服務

檔案管理工作的創新不止體現在工作模式、管理手段上，而且需要根據人們對檔案資料的需要做出相應的改變。在信息時代背景下，一方面是信息來源廣泛，人們對這些信息資料的要求不斷提高，檔案管理只有拓寬服務領域，才能更好的滿足人們的使用需求；另一方面，檔案管理人員也要主動轉變傳統觀念，利用信息化手段開展主動式的檔案管理服務，迎合人們對檔案的使用需求。例如，可以利用網絡開展在線服務，通過文件傳輸的形式實現電子檔案的共享利用。

四、結語

檔案管理工作模式的創新是一個多方面、連續性的工作，實現檔案管理工作創新不僅是順應時代發展的必然要求，同時也是推動檔案部門自身工作高質量開展的基本前提。作為檔案管理部門的工作人員，一方面要認識到信息時代下開展檔案管理工作創新的重要作用，另一方面也要不斷調整工作方法，找出具有可行性的創新途徑，為加快檔案管理工作創新、深入挖掘檔案潛在價值提供必要的支持。

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（作者單位：哈爾濱航運學校）