做好學術交流活動會務工作的認識與思考

魏華 陸玲 袁生

[摘 要] 做好會務工作是提升學術交流活動質量和效益的重要前提。本文結合多年承辦學術交流活動的工作實踐，從會務準備、會務組織、會務保障三個方面闡述了做好學術交流活動會務工作應注意把握的問題和關鍵環節。

[關鍵詞]學術交流活動 會務組織 學術組織

學術交流活動是溝通學術信息、交流學術觀點、發展學術思想、激發創新動力的重要途徑，一直以來在推進學術創新發展中都發揮著極其重要的作用。隨著時代發展，當前國內外各類學術交流活動日益活躍，如何進一步加強科學設計，搞好精心管理，提升學術交流活動會務工作的質量和效益，是各科研院所、學術組織亟待研究解決的現實問題。

一、提高站位抓籌劃，精細準備

俗話說，不打無把握之仗，“凡事預則立，不預則廢”，周密細致做好學術交流活動的前期策劃和籌備，是開展好學術交流活動的關鍵所在。因此，組織學術活動應該高度重視前期的科學籌劃和頂層設計，盡量想得細致一些、周全一些，力爭把會前的準備工作做細、做實、做到位。

（一）精心選擇活動主題

開展學術交流活動的目的是為了突出一個主題 ，從不同角度、不同側面推進學科進步，促進成果轉化[1]。組織學術交流活動，首先要深入領會學術活動的主旨思想，切實把準學術交流活動的主要目的，搞清弄透學術交流活動要解決的主要問題，緊緊圍繞這些問題，主動征求相關領導、上級業務部門和同級同行的意見，努力站在學術發展的最前沿選好主題，搞好總體籌劃，確保學術交流活動主題聚焦、方向居中。

（二）提前準備會議資料

學術交流活動組織的成不成功，圓不圓滿，會議材料是關鍵。無論大小學術交流活動，都要緊緊圍繞活動主題，高標準地做好參會主要領導或專家學者的講話稿、總結材料、會議報告等主旨文件材料的起草工作。同時，要事先預留好時間，及時通知與會人員做好會議交流材料撰寫和匯報準備，必要時還要提前做好復制及分裝工作，堅決避免倉促上陣、漏洞百出等情況的發生。

（三）力爭做到超前落實

學術交流活動涉及人員多、單位多，很多具體工作具有應急性和應變性，“計劃趕不上變化”的情況時有發生。為此，組織學術交流活動應盡量做到“超前落實”，認真考慮可能會出現的各種緊急情況，如提前準備好空白席位牌，以備參會領導和專家臨時參會;隨時掌握天氣情況，對露天活動提前備好預案;對有安排大會發言和表彰領獎的會議，讓發言和領獎人提前到達會場，以保障會議的按時、順序召開;會務組要安排應急機動人員，以便及時應對可能出現的各種情況或領導臨時交辦的任務等。有些突擊性任務和臨時性工作，需要臨時調整力量的，要科學安排，防止推諉扯皮或顧此失彼。

二、立足本位抓實施，精心組織

組織一場學術交流活動，會務工作牽涉到方方面面的人和事，程序很復雜，工作須很細致，稍有疏忽就可能失去控制，影響效果。

（一）責任要明

會議組織安排工作十分復雜，千頭萬緒，任何一個環節出問題都可能造成混亂或出現組織安排的斷檔[2]。因此，承辦學術交流活動一定要搞好統籌，加強和各個部門之間的溝通，明確任務，明晰責任，分兵把口，哪個環節出現問題，就找哪個人，實現人人有事干，事事有人管。特別是那些“分界線”“結合部”的工作容易掛空擋，一定要堅持統一指揮，切忌多頭指揮，避免出現混亂。會議工作機構的各工作組和工作人員必須分工細致，責任明確，以減少推諉和誤事，尤其是幾個部門聯合辦會，更要把握這一原則。

（二）標準要高

精品來自精神。“9個95%的乘積等于59%”的數學現象啟示我們，干任何事情都必須要有很高的工作標準。作為學術交流活動的具體籌辦人員，應該把打造精品、追求完美作為職守操守，把瞄準一流、爭創一流作為行為習慣，把精雕細刻、精益求精作為工作常態，努力做到組織一次活動出一個精品，開一次會議立一個標桿。學術交流活動前要高標準地做好以下12項工作：制定會議方案、制作會務工作實施計劃、組織召開協調會議、印發會議通知、印制會議票證、準備會議用品、印制與會人員和工作人員名冊、印制《會議須知》、安排生活保障、籌辦參觀活動、設置會場做好接站準備、進行會務檢查。會議期間要高標準做好10項工作：組織會議報到、召開預備會議、協調會場服務、組織大會發言工作、做好會議記錄、搞好分組討論、編印會議簡報、安排文化生活、回收會議材料、做好會議代表返程服務。學術交流活動結束后，還要繼續高標準做好財務結算、會務工作總結、裝訂留存會議材料、歸還和整理會務用品、催辦會議精神落實等工作。

（三）協調要暢

做好協調是辦好會議的前提，不管是從會務組織工作的角度來看，還是從參加學術交流活動的人員來講，都需要做好協調。每個人都是協調者和被協調者，會務人員要力戒小團體意識和作風，以積極、開放、包容的心態來對待和完成好會議安排的每一項工作，在別人需要的時候要主動協助，熱情幫助，大力支持，不推諉、不設卡、不袖手旁觀，以自己的實際行動贏得別人的配合支持。對于自己職責范圍內的任務要不折不扣地認真完成，對于其他同志的失誤和遺漏要及時提醒，特別是在遇到突發事件和不可控因素時要及時報告，相互補臺，從容應對，敢于負責，及時、靈活地加以處理。

三、常思換位抓服務，精確保障

一次大型會議（活動）有的一兩天就能結束，而有的要持續十幾天才能告終。會議進行中，繁重而艱辛的會務工作要求所有的會務人員，都要牢固樹立真誠服務的意識，以高度的責任感著力營造一種團結和諧、溫馨融洽的工作氛圍。

（一）強化大局意識

任何時候都要講大局，做任何事情都要了解大局，把握大局，服從和服務大局[3]。否則，胸中無大局，就會各懷心腹事，各打各的算盤，各唱各的調，提高學術交流活動的質量效益只能是一句空話。要著眼于大局，立足于小事，養成“埋頭抓具體，辦就辦到底”的良好習慣。要“眼觀六路、耳只八方”，統攬全局，對會議里里外外、上上下下的事情都要力爭多了解、多掌握，事事關心，處處留心，全局在胸。特別是負責具體工作的同志，不論分在哪個組，不管負責哪一攤，對會議的總體安排、每一階段的重點、變動了的內容以及籌備工作的基本情況等都要心中有數，經得起領導和與會代表的詢問。

（二）提升效率觀念

學術交流活動的展開過程，通常工作節奏快、時限要求高，一定要有很強的時效觀念，做到“凡事往前趕，工作往前做，急事不過夜，小事爭分秒”，力求快節奏、高效率，而不能老牛拉破車，不緊不慢，晃晃悠悠地應付工作任務，最終導致事到臨頭忙亂應付。要樹立時不我待、只爭朝夕的理念，要有強烈的時效觀念和求真務實、雷厲風行的工作作風，做到遇事不推諉、不扯皮、不拖拉、不敷衍，不留工作過夜。要切實推行首問責任制和限時結辦制，立說立行，急事急辦，特事特辦，要事快辦，按時按量、保質保效完成各項任務。要注重探索和把握工作特點和規律，形成辦事高效、運轉協調、行為規范的工作機制。

（三）發揚奉獻精神

組織好學術交流活動，不僅工作瑣碎忙亂，而且有時處于上下左右的夾縫之中，既有來自上面的指導性意見，又有同級同行各種各樣的需求，甚至還有來自下面的埋怨，眾口難調。為此，會議籌備人員必須從思想上樹立當好后勤部長的服務意識，不計名利、任勞任怨的無私奉獻意識和腳踏實地、勤勤懇懇的務實作風。要把握工作的前瞻性，明確該干什么，不該干什么;先干什么，后干什么;要有所為，有所不為;要把握分寸，適時適度。要學會藝術性地傳話，注意針對不同的對象和不同的情形采取不同的表達方式，態度親切、語氣和藹、語意明確，從而達到協調關系、促進團結、增進合作、化解矛盾、改進工作的目的。

參考文獻

[1]任振文.大型會議（活動）的策劃與實施[J].管理學家，2012（19）：99.

[2]孟凡力.高校大型學術會議組織經驗探討[J].教育教學論壇，2016（34）：202-203.

[3]付令.會議組織中的事故致因及防范初探[J].西部教育研究，2015（2）：41-45.