基于信息化視角下的企業設備備件采購管理探究

丁曉偉

摘 要： 采購作為企業運行中的重要環節，與企業的發展與運行息息相關，要想提高企業的經濟效益，保障企業穩定的發展，采購工作的工作效率與成果至關重要?；诖耍疚南群喴治隽水斍捌髽I中備件采購管理存在的問題，采購管理信息化的重要意義，進而對采購管理信息化的具體策略進行了研究，以期企業采購工作得到良好的改善。

關鍵詞： 信息化視角；企業設備；采購管理

引言：隨著我國經濟的迅速發展，對企業設備的需求日益增加，企業設備備件的采購工作地位日益提升。當前企業的采購管理工作信息化程度相對較低，企業要在采購工作公開透明的原則指導下，對采購設備備件質量嚴格把控，加強采購工作的信息化管理建設。

一、信息化視角下企業設備備件采購管理的問題及意義

（一）信息化視角下企業設備備件采購管理存在的問題

第一，目前大多數企業內的采購部門管理還沒有建立比較完善一體的備件管理系統，甚至一些企業中采購數據和庫存數據完全不相配，倉庫的庫存數據不能及時反饋給管理、采購部門，企業內部數據不能夠實時共享，也存在一些倉庫信息統計錯誤、更新不及時的現象。這樣的狀況長期下來，企業的數據管理將置于混亂之中，給企業的良好運行帶來很大的阻礙作用。

第二，目前企業對于供貨商、合同、單據、采購計劃的管理還處在傳統人工管理的階段中，對企業采購管理沒有形成系統化、規范化、正式化的體系，存在很大的隨意性，這就意味著企業的采購工作存在很大的失誤風險。

第三，企業的整體采購流程沒有進行信息化的規范管理，整體采購過程沒有做到信息公開透明，沒有做到對各個步驟的監督工作[1]。

（二）企業設備備件采購管理信息化的意義

第一，采購管理信息化是監督管理、質量檢查的重要手段。企業通過對采購的信息化管理，對物資訂購、入庫、驗收的監督管理，對合同的管理，將采購的每個環節進行細化管理，保障企業采購工作的具體實施。

第二，采購管理的信息化保證了管理的專業化、規范化。企業在建設信息化采購管理之后，就減少了工作人員的投入，減少了人工成本，減少了工作人員的工作量，提高了采購部門的工作效率。同時，信息化管理的應用會使采購工作更加專業，也促進了整體企業的專業性發展。

二、企業設備備件采購管理信息化的具體策略

（一）詢價材料信息化管理

企業建設采購管理時，依據詢價、報價、時間、交易的地點、采購措施等制作出詢價書。采購人員制定詢價書后，可依據具體情況、未來形勢、切實需要對詢價書進行刪改，然后發給供貨商，以便供貨商對報價方案進行調整。在此過程中，企業可以利用信息化的技術依據詢價方案形成詢價書，例如：建立網站競價功能，不同的采購設置不同賬號，每個賬號登錄填寫申購單及需求，由管理員審核，在管理員審核通過之后，由供貨商在網上競價，通過管理員協商之后選出一位合適的供貨商中標，發布競價結果，采購人員與供貨商可以直接在網站上簽訂合同。這就避免了人為因素造成的消極影響，減少了雙方溝通時間，提高了工作效率。

（二）采購方案合同信息化管理

采購方案受到供貨商價格的影響，采購人員需要對采購方案進行系統科學的評價，上交給管理部門審核，等到批復后，采購部門才能依據方案進行實施。在采購方案管理信息化過程中，企業要加大執行物資采購計劃的力度，依據合同信息管理物資驗收，提高企業采購工作的工作效率，降低企業采購管理的成本。

采購合同包含著企業名稱、供貨商名稱、交易時間、采購數量與金額等具體信息，采購人員要根據切實需要對采購合同進行及時修改。采購合同的管理包含采購訂單核對、采購訂單修改、訂單退回等具體內容。采購管理信息化對采購合同的信息化管理需要企業建立較為完善的合同管理體系，保障合同實施過程中每個環節都能被監督管理，提高對采購合同管理的意識[2]。例如：對采購合同、采購方案都進行信息化儲存，按照時間順序編排進檔案，明確責任人，為未來可能出現的事故做好保障，做到有據可查，也能保證采購合同、采購方案能被有效監督管理。

（三）財務及企業計劃信息化管理

企業的財務清算管理工作主要包括出入庫匯總、付款等內容。企業建立財務信息化管理包括統計出入庫清單、合同管理、貸款發票的核對、統一對采購資金管理，定期審核對采購用的資金的使用情況及來源，對資金的具體流向進行核查管理，對企業財務的清算工作進行監督。例如：在企業內部網站上建立財務管理部門，將財務信息上傳到網站上，在采購談判過程中進行全程錄像，避免出現采購人員有以權謀私的行為，做到財務信息公開透明，受到大眾監督。

企業可以接收互聯網上的物資采購計劃，充分使用物資需求單據，錄入采購計劃，進行對企業物資庫存的信息匯總，進一步制定相對詳細具體的采購物資計劃，為企業設備的良好運行做好準備，為企業提高整體收益打好基礎。

（四）驗收信息化管理

設備備件到貨之后進行初步驗收，包含對合同中規定的采購數量、包裝、文件單據核對等工作，在初步驗收結束之后，要對設備進行組裝核查，看設備備件是否能夠完好運行。初步驗收之后要進行的是利用專業的檢測設備對采購備件進行驗收，檢測設備的技術性能。依據檢測后的得出來的數據信息與文件中的標準信息進行比對，如果出現兩數據間偏差過大，要及時聯系供貨方，商榷解決策略，將質量差的備件批號做好標注，保障設備備件能夠完好運行。在驗收工作結束之后，依據相關文件確定保修期。例如：企業管理網站可以記錄這些設備備件的保修期和廠家，一旦需要維修可以最快速的進行確認。

結論：綜上所述，信息化與企業采購管理的結合對提升企業管理水平，提高企業收益起著重要作用。企業需要提高對采購信息化管理的重視程度，積極利用信息化，提高采購管理的工作效率，保證企業設備備件采購工作得到良好運行，促進提高企業的經濟收益，促進企業發展。

參考文獻

[1]于偉娜.信息化背景下對企業采購管理工作的完善[J].中國市場，2017（30）：142-143.

[2]張滿義.信息化在石油企業物資采購管理中的應用探討[J].中國石油石化，2016（22）：115-116.