試論新形勢下醫院檔案管理的現狀及對策

王作艷

摘 要：新醫改在不斷推進和落實的新形勢下，醫院檔案的管理工作中存在的問題需要得到管理層的高度關注和重視，在以往的管理工作中出現很多容易被人忽視的漏洞和缺陷，導致醫院的檔案管理出現了較大的問題，難以形成良好的建檔制度和保管機制，應對這些問題的過程中要制定出科學合理的對策，根據當前醫院在檔案管理方面的實際情況進行合理的改進和優化。

關鍵詞：新醫改；醫院檔案；問題；對策

引言

我國在醫療衛生事業方面為了轉變提高醫院的管理水平和效率，降低運營成本，轉變發展觀念，提出了新醫改的相關方案和舉措，這也就意味著很多工作環節和程序，包括工作理念和習慣都將要發生很大的變化，其中檔案的管理工作也不例外，這也是檔案管理需要對以往的漏洞和缺陷加以彌補的客觀要求和必要之舉，筆者根據自身的工作經驗，著重探討目前檔案管理的問題及其解決方案。

一、傳統醫院檔案管理存在的問題

（一）檔案管理制度存在缺陷，且工作標準的制定不規范

盡管醫院的各個科室部門分工明確而且工作效率很高，但是檔案管理方面的工作進展并不盡如人意，主要就表現在管理制度存在缺陷和不足，各項管理體制不夠健全上，而且在建檔和歸檔等關鍵工作環節中缺乏規范性的標準，管理總是會出現混亂的情況。

（二）管理人員專業能力較差，沒有良好的工作理念和習慣

很多醫院在任命檔案管理的工作人員時，都會認為這個崗位與醫院的核心業務相比并不重要，一些人員根本不具備處理各種檔案搜集、整理和建檔的工作能力，而且自身的管理意識很薄弱，對于自身的職責也沒有一個全面清晰的了解和認知，專業技能生疏，在工作中經常疏忽大意，沒有養成良好的工作習慣。

（三）管理模式陳舊落后

檔案管理隨著信息技術和計算機技術的迅速發展，已經開始向電子檔案以及信息處理平臺方向發展和進步，然而醫院所開展的檔案管理中并沒有跟上技術水平發展的腳步，還在使用傳統的紙質檔案為主要的管理對象，占地空間很大，但與之相矛盾的是，醫院的檔案室的空間并不大，存儲能力極為有效，這就說明當前大部分醫院在檔案管理上還沒有不如現代化的發展道路。

（四）重管輕用

醫院的檔案資料應該具備極高的實用價值，但是實際情況卻恰恰與之相反，檔案的建立過程有嚴格的監管以及較為固定可行的工作模式，可是建檔完成以后檔案就一直被存放在檔案室之中，很少會去使用，這種重視管理而忽視檔案使用價值的現象普遍存在，需要引起人們的重視。

二、醫院檔案管理工作的改進對策

（一）建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度

促進檔案工作規范管理，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規范管理的關鍵。隨著醫學科學技術的不斷發展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的、科學的檔案管理體系。通過建立信息檔案科，明確職能，將醫院各個門類、不同載體的檔案統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。拓展檔案的歸檔范圍，加強有關內容的收集是檔案工作的新課題。如醫院面對醫療市場所進行的各種經營活動，些經營活動要形成各種不同的方案、協議等，應及時收集歸檔。

（二）加強宣傳、學習、培訓，提高檔案管理人員素質

首先需要醫院加強對檔案管理的重視度，加大宣傳的力度，使工作人員認識到檔案管理對醫院高效運行的重要性和帶來的潛在利益，自覺改進管理工作。管理人員的素質也是影響檔案管理工作的重要因素，醫院在錄用檔案管理人員時，應避免專業不對口，注重對新員工的培訓，使其加強檔案管理意識，提高工作效率，并有一定的創新能力，注重對老員工的繼續教育，鼓勵其進修學習，提高理論知識水平和管理工作能力。一是通過專業培訓、繼續教育、知識更新、進修學習等提高業務和知識水平。二是深入臨床一線調查研究醫療、教學和科研對檔案信息的需求，不斷總結探索檔案管理工作，適應檔案業務發展，推動檔案管理水平的提高。

（三）改進檔案管理模式

隨著當前社會信息化的發展，醫院的檔案管理也應當趨向信息化模式，新醫改要求重視公共醫療衛生事業，建立基本醫療衛生制度，為廣大人民群眾更加方便有效的得到實惠的醫療衛生服務提供途徑。因此，醫院應當通過信息化模式實現檔案信息共享，使社會醫療衛生事業得以快速發展。在檔案管理部門的日常工作中，應當多利用計算機網絡，使醫院各項檔案的數據庫趨于標準化、系統化。而數據庫的建設需要加大資金的投入，醫院應當以長遠利益為本，積極加強檔案管理的網絡建設和維護。同時，在辦公自動化系統平臺基礎之上擴展構建檔案管理子系統，將電子公文運轉與電子檔案管理的工作貫通在一起，為完整的公文生成、歸檔的機制提供了有效的技術保障。檔案管理系統依托辦公自動化系統提供的人員管理、權限管理、工作平臺、智能表單等基礎組件組成，并與辦公自動化中的公文流轉系統協同運行。

（四）深入開發利用醫院檔案

醫院檔案管理部門長期處于被動地位，應變被動為主動，開展檔案信息服務，讓檔案信息資源在服務病患、提高醫療質量中發揮重要作用。首先，多方面利用檔案資源，參與院慶、學術活動、義診活動、突發性公共衛生活動等。其次，深入發掘檔案信息資源，編寫醫療信息分析、文件匯編、專題匯編等，從不同的角度對醫院檔案信息進行深入挖掘，為醫院領導和工作人員從教學、科研、管理等各方面工作提供相關信息。再次，調整醫院檔案服務角度，可以從不同層面、不同角度、不同方向進行調研，了解各種檔案信息需求，以一定的目的和方向為基準，使挖掘的信息具有一定的參考價值，以提供優質的服務。

結束語

隨著時代的不斷進步與發展，與人民群眾生命健康息息相關的醫療單位面臨著很大的提升空間，特別是我國正在進行的醫療衛生體制改革和社會醫療保險制度的改革，對醫院的管理工作提出了更多的要求。醫院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面緊跟時代的步伐。這也要求我們醫院檔案工作者不斷學習、不斷進取，以滿足社會進步和醫院發展對檔案管理的不斷提高的要求，為建設有中國特色的社會主義醫院檔案事業作出貢獻。總之，我們要把醫院檔案管理工作當成是一個專門的學問，調動全員意識來共同配合以達到新醫改預期目標。

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