試論基層如何開展文書檔案管理工作

婁明

摘 要：文書檔案管理工作在服務性行業的涵蓋范圍之內，同時也是各單位日常經營與管理的基礎。傳統的文書檔案管理工作已經不能實現對時代發展與需求的有效滿足，必須在結合實際的基礎上對其進行合理的改革與創新。本文主要針對基層如何開展文書檔案管理工作進行探究，這不僅對這對檔案管理工作的順利進行有極大的促進作用，同時對社會與經濟發展有積極意義。

關鍵詞：基層；文書；檔案管理

單位之間的真實活動都需要通過文書檔案進行直接反應，同時這也是對其進行客觀記錄的一種必要手段，因此我們說文書檔案不僅是寶貴的經驗財富，同時也是信息資源。在社會不斷進步與發展的過程中，文書檔案管理工作面對全新的問題與挑戰，相關部門以及工作人員必須在認識文書檔案管理工作重要性的基礎上不斷提升重視程度，并通過科學的技術以及手段促使文書檔案管理工作效率得以有效提升。

一、隊伍建設創新

在科學技術不斷發展的影響之下檔案管理模式也隨之發生改變，科學化以及合理化是文書檔案管理工作發展的必然趨勢與方向，但是在高度機械化的今天，文書檔案工作仍然需要人力資源的支撐。從檔案工作者自身角度來說，必須不斷堅持培訓與學習，在提升自身從業水平的基礎上促使檔案管理工作得到不斷的加強，這也是檔案管理工作實現創新與發展的必要途徑。

把好人才關是創新隊伍首先需要滿足的條件，也就是說在實際招聘過程中必須招聘有文化專業知識、有專業技術、技能的人才，這對檔案隊伍的充實有極大的促進作用。同時必須提高對人才使用的重視程度，尤其是對專業理論知識以及專業技術特長干部必須要大膽使用。并在不斷穩定干部隊伍的基礎之上實現對其中存在問題的徹底解決。

實現對人員進出管理制度的不斷完善是促使檔案工作實現可持續穩定發展目標實現的重要手段。必須對不斷加強對檔案管理人員的教育工作，其主要著眼點為對新技術以及新方法的補充，也可以對檔案工作人員的計算機水平以及外語水平進行不斷的提高與完善。

二、檔案管理工作創新

文書檔案管理工作是機關團體以及企事業單位日常經營與管理的重要組成部分，做好文書檔案管理工作對企事業單位的健康發展有極大的推動作用。文書檔案管理工作的順利進行對工作質量以及工作效率的提升有不可代替的重要作用，其實質與目標就是對歷史的真實面貌進行維護。

企事業單位發展的優秀成果也是通過文書檔案進行真實的記載，同時可將第一手資料提供給單位的業績經營與科學發展。對于決策者來說，可將文書檔案作為主要依據對經營策略進行適當的調整，尤其是這對單位整體經營狀況有重要作用。因此，文書檔案管理工作對社會以及經濟全面發展有積極意義，同時可在一定程度上幫助企業在競爭激烈的社會環境中取得一定的優勢與地位。

大部分檔案管理人員在長期從事單調、乏味的檔案管理工作中，逐漸失去了創新和不斷進取的欲望，當前檔案管理的工作仍沿用以往落后的管理模式。因此，要改變檔案工作動力不足、缺乏超前意識的現狀，努力從原有的檔案管理狀況中解脫出來，變成為社會發展服務的先行官和創造者，檔案管理工作由以往的事后資料搜集的管理方式，逐步向事前介入、事中參與和事后跟蹤的新的管理模式轉變。

檔案管理工作只有隨著市場發展的角度思變、求新，才能贏得社會的認可。在社會進步和科技飛躍發展的今天，檔案是人類社會發展的重要的信息資源。因此，所有檔案管理人員都有責任，并且有義務將檔案的開發、管理和利用作為一項重要的工作來對待，使其更好的服務于改革開放和經濟建設。

三、檔案管理模式創新

當前，檔案管理工作已開始使用計算機技術，但一般只涉及到檔案目錄的錄入、輸出和檢索，我們還需要的深入研究計算機技術在該領域深層次的推廣和應用。實際上，通過信心觀察，我們可以發現計算機技術在檔案管理領域具有非常廣闊的發展空間，如用條形碼替代檔號，不但確保了檔案資料的安全，即安全可靠，也便于查閱和管理，同時，這種方式能加快借閱歸、還檔案的速度。我國當前的各行各業中的瑣碎的手工操作都能通過計算機來完成。

檔案工作也不例外。檔案的業務工作、檔案管理工作等都不同程度的實現了計算機管理，大大促進了各地區檔案信息的交流，這是人們利用計算機等先進的管理模式的具體體現。大量實踐證明，這種檔案管理模式能夠解決實際問題，同時也能提升管理效率以及管理水平。

四、檔案管理機制創新

負責檔案工作的有關部門必須從大局著眼，適時引入競爭機制，創新工作方法，徹底轉變以往檔案管理人員安于現狀的工作心態，強化其憂患意識，從根本上杜絕安逸作風的存在。改變以往的管理方式，適時引進競爭機制，秉承公平、公正的原則，平等的對待每一位檔案工作人員；當然，根據崗位特點，選聘才華出眾、能力卓越、表現優秀的員工，利用這種優勝劣汰的管理模式，使能者上庸者下，使檔案管理人員都能認識到，他們自身能力的拓展和工作業績與其生存發展有密切的聯系。

強化員工的危機意識，使其更加努力的工作，激發其工作熱情和個人潛力，使檔案工作充滿競爭活力，盡量在檔案管理方式上實現管理創新。此外，建立一整套完善的創新激勵機制，如通過合理的分配方式、獎懲機制、職稱晉升制度等，鼓勵員工創新，并將創新思維或能力作為員工考核的基本標準，并將考核結果與員工的薪資待遇、職位晉升緊密聯系起來，在管理過程中為員工個的創新提供必要的條件和空間，促使檔案管理工作實現良性循環。

五、推行特色服務

新時期的檔案管理工作必須擺脫坐在家里等人上門查檔的落后的方式，有關人員一定要懂得如何變被動為主動，通過計算機技術提供遠程服務。

眾所周知，網絡是一個相當強大的信息集散地，其文化傳播的速度是非常驚人的，與其他檔案機構聯網，共享檔案信息資源，逐漸拓展使業務范圍，由淺入深，逐步深化檔案管理。檔案管理工作可在服務領域尋求突破和創新，大力開發所看管的檔案資料，然后經加工和處理，使其更好的服務于社會，對人民群眾的生活質量進行提升。

同時，我們還能將檔案資料作為出版資源，出版的內容可以是某個企業的發展歷程、歷史知識、人物傳記等，大力拓展檔案服務的渠道。堅持檔案工作服務機制創新，實質上就是要把檔案（室）館的各項服務功能充分挖掘和開發出來。只有著力于檔案館服務功能的開發，檔案工作服務機制的創新才會持續下去。

結語：在我國經濟全面發展的歷史背景下，創新文書檔案工作，不斷更新檔案管理觀念，積極探索和嘗試新的檔案管理手段，全面、真實地反映機關團體、企事業單位整體發展狀況和經營成果，對于實現企事業單位經營戰略、不斷提高管理效率具有深遠的影響。只有高度重視文書檔案管理工作，不斷創新工作方法，才能使之順應新時期檔案事業的發展需要，更有效地實現檔案的價值，為社會提供優質的檔案服務。

參考文獻：

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