地勘系統事業單位人事檔案管理

杜丹

摘 要：隨著全國地勘單位的改革深入，市場經濟的快速發展，用工形式的多元化。人事檔案的現狀存在重要性認識不足、材料不全等問題。提出了要解決目前的人事檔案管理問題就必須采取提高檔案管理人員素質、完善人事檔案管理制度、采用信息化管理手段的人事檔案管理體制等措施，探索和研究事業單位改革條件下人事檔案管理的新模式。

關鍵詞：人事檔案 管理 問題 對策

人事檔案是在人事管理活動中主要由人事、黨群等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，寶貴歷史材料，記錄個人不同時期、不同階段的發展歷程，一直以來執行的是隨人走制度，他比較真實的客觀記錄和反映了個人經歷、家庭情況、社會關系以及個人德、能、勤、績等方面的材料。

一、人事檔案管理中存在的問題

第一：人事檔案管理的重要性認識不足。

（一）領導重視不夠，在人事檔案管理工作中，有相當一部分領導在認識上存在著一些誤區，認為人事檔案管理工作就是保管的事務性工作，只要不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了[1]。因此，往往容易忽視人事檔案管理工作，檔案問題得不到解決，場所、經費、人員沒有保障，檔案工作自然就做不好。

（二）管理人員配置不足：管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。但是由于人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理大多數是非專業人員管理，管理水平不高，管理手段落后，對檔案工作精力投入不足，因此嚴重影響了檔案管理水平。

（三）管理手段也較陳舊，在檔案管理手段上，因為沒有單獨的人事檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。調閱檔案時都是采用原始的手工操作方式。

（四）管理人員業務不熟：大多數的檔案管理人員沒有經過組織專業知識培訓，業務不熟，對檔案的重要性、管理檔案的要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，難以適應干部檔案管理工作。

第二：人事檔案材料不全

人事檔案短缺，材料內容不完整：如履歷表、年度考核表、學歷、職稱、工資、表彰、處分等材料不全，填寫項目不完整。其原因：

一是檔案管理部門工作人員責任心不強，沒有認真及時的到各部們、科室收集應該歸檔的檔案材料，導致收集檔案材料不全；有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時將材料進行鑒別歸檔；對檔案材料內容未認真審核，造成內容殘缺不全。

二是干部職工對人事檔案的認識不足。他們填寫像履歷表、年度考核表等類似的表格時，有的人能省則省甚至不填寫，敷衍了事；有的材料如學歷、培訓、職稱等材料，一旦落在個人手中，認為由自己保管更安全，用起來也更方便，不愿意將材料交給檔案管理人員。

第三：管理制度相對落后于人事制度改革

隨著人事制度改革的不斷深入，人才流動頻繁，選拔和使用人才的手續不斷簡化。由于人事檔案管理“終身”制，沒有得到及時補充和修正，阻礙了人才的流動。甚至有的單位為了留住人才扣留了檔案，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來不便。

二、人事檔案管理對策

第一：加強領導，提高對檔案工作重要性的認識

建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決。同時按照人事檔案達標的要求，制定和完善人事檔案管理的整體規劃，使檔案工作順利進行。

第二：加大對硬件設施的投入，進一步夯實檔案工作基礎

首先，按照人事檔案管理規定標準，配置足夠面積的檔案室、閱檔室、辦公室、微機室、檔案柜或檔案密集架、電腦、空調、去濕機、滅火器、溫濕度計等硬件設施。搞好通風、采光、防蟲、防潮等配套保護措施。

其次，引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統，實現人事檔案資源的合理配置和利用，確保在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為地勘單位的可持續發展奠定堅實的基礎。

第三：提高檔案管理人員的管理水平

一是加強對管理人員的政治素質和業務素質的培訓，提高管理人的政策水平和專業技術水平，培養具有“創造型、復合型、協作型”多素質人才。

二是檔案管理人員要有愛崗敬業、求真務實、甘于奉獻的精神，加強業務學習、強化繼續教育，堅持“學用結合、按需施教、重視實效”，全面系統的掌握檔案管理工作的新知識、新技術，了解檔案管理現代化的具體內容。

三是引人競爭機制，通過擇優錄用，競聘上崗，把真正優秀的檔案專業人員選拔到檔案管理崗位上來。

四是要將檔案人員的培養納入人才培養計劃，為他們系統的學習專業知識提供學習的機會，關心他們的職稱晉升和工作業績[2]，充分發揮他們的積極性和創造性。

第四：加強人事檔案管理材料收集

一是建立相應的檔案管理制度：對產生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴格的制度。

二是建立暢通的材料收集渠道：收集人事檔案管理材料是人事檔案管理工作的基礎，如反映業績的考核、考察材料；學歷和專業培訓材料；任免、工資待遇、專業技術晉升、業務能力、技術專長、科研成果評定評價材料等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案管理材料的收集帶來了新的要求。

三是增強責任心，提高工作積極性：檔案管理人員必須具有良好的職業道德和工作責任心，必須及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續完備，保證人事檔案管理的權威性、準確性和真實性。[3]

第五：加強人事檔案管理現代化和信息化建設

一是實施信息化管理系統是實現人事檔案管理現代化，是人事檔案管理服務于人事工作、人事制度改革與發展的需要，有利于材料的完整保存。

二是人事檔案的信息具有原始性和完整性，利用計算機建立人事檔案不同類型的數據庫，通過信息統計，對個人政績、業績的評價提供量化依據，實現計算機對人事檔案完整、準確和動態、立體的管理體系，可以及時準確、全面的提供人事資料和相關數據，從而極大地提高組織人事部門的工作效率。

三是人事檔案信息的收集就是為了充分使用資源，達到一方收集，多方共享。以人事檔案信息系統為中心，建立計算機網絡分系統，如通過人事信息系統，完善財務工資系統，人事上的工資變動可以直接通過網絡系統傳發給財務發放，而其它的行政管理系統也可以直接從人事信息系統中收益，如黨辦、工會更能因此得到眾多的信息和幫助。

總之，通過人事檔案管理工作的不斷完善，使人事檔案煥發新的生機與活力，必將為改革發展提供強有力的保障。

參考文獻：

[1]李兵琴.淺議人事檔案管理.《中小企業管理與科技》.2013年第34期.

[2]吳琪.淺析人事檔案管理.《現代企業教育》.2012年06期.

[3]王亞萍.傳統人事檔案管理現狀及改革研究.《民風》.2011年9.期.