三門核電文檔信息化管理實踐

巫佳立

三門核電有限公司 浙江臺州 317100

三門核電1號機組是全球首臺AP1000三代核電機組，項目由三門核電、西屋聯合體、三菱重工等數百家國內外單位參與建設，項目涉及單位多、地域廣，文檔數量大、交互頻繁、時效性要求高，傳統紙質文檔管控措施無法滿足項目建設需求，文檔信息化管理是項目順利開展的必然選擇。

1 文檔信息管理系統架構

三門核電文檔管理相關的信息系統主要有3個，即文檔管理系統（Documentum，簡稱：DCTM）、工作流系統（ECIS）、業務一體化系統（SPMS）。

DCTM是公司的文件發布、存儲、應用平臺，所有的文檔電子化后著錄該系統進行管理，它包含了文件分發、回收控制、圖情資料借閱、檔案存儲等功能。

ECIS是公司的工作流系統，主要承擔函件、會議紀要、行政文件的發起、閱辦，程序文件的編、校、審、批等功能。

SPMS是公司人、財、物業務一體化系統，目前是集工單執行、狀態報告流轉、運行日志編制、財務報銷、商務支付等功能于一體的綜合性平臺。三個主要系統關系如下：

2 文檔信息化管理實踐

2.1 工程文件信息化管理實踐

在建安、調試階段，三門核電以函件收發文為媒介將文件信息化應用至文件流轉各階段。

三門核電接收到收函后，文檔人員以函件編碼作為唯一標識將其著錄文檔管理系統，授權人員對信函進行復核后通過工作流系統啟動閱辦流程，信函承辦完成關閉后，隨同的承辦信息將根據預設規則自動歸檔至文檔管理系統。

對于函件發文，業務人員在工作流系統啟動發函流程，經授權人員校對、審核、批準后流轉到對外統一接口的文檔管理部門對外發函，隨后發函隨同其簽批信息等自動歸檔至文檔管理系統。

非信函類技術文件及項目管理文件以作為收函子類的文件傳遞單進行閱辦，同時為對文件的分發進行受控管理，文件還在文檔管理系統中通過文件傳遞單進行單獨分發，文檔管理系統每日根據文件分發情況自動產生報表清單，進行文件的受控跟蹤。

此外，工程期產生的竣工文件都在電子化之后由承包商按指定格式向三門核電移交，授權人員將文件批量導入文檔管理系統。

2.2 生產文件信息化實踐

為做好AP1000首臺機組的生產文件準備工作，三門核電對標美國電廠文件管理先進經驗，確定將電子文件作為生產期可執行文件，將信息化應用將貫穿生產文件的全生命周期，文檔管理系統則作為公司唯一有效的文檔發布平臺及存儲庫。

（1）文件的產生與發布：

三門核電所有生產期文件都需進行信息化管理，它的形成主要包含兩種方式：①通過公司現有工作流系統經過編、校、審、批流程后形成的文件，將通過系統間的接口，直接流轉至文檔管理系統進行發布存儲；②通過線下手工簽發的文件，須由文件編制部門向文檔管理部門同時移交紙質原件、電子原件（PDF格式）和可編輯版電子文件，文檔管理部門接收文件后在文檔管理系統中進行著錄發布。

（2）文件的分發：

生產文件一般不針對具體行政部門分發，公司員工如需使用，直接進入文檔管理系統檢索利用，但為應對文件應急使用需求，文檔管理部門針對主控室、遠程停堆室、生產隔離辦等特定站點專門配置紙質文件，上述站點統稱“衛星文件站”。為提升衛星文件站文件配置的時效性，文檔管理部門還在文檔管理系統中，針對每個衛星文件站配置與紙質文件一致的電子文件柜，并對各衛星文件站的電子文件柜綁定指定的賬號和IP地址，從而規避各站點文件誤用的風險。同時，文檔管理系統每天還會產生各站點最新的文件清單，該清單針對文件的新增、升版、作廢等情況都有標示，以便相關人員每日了解文件變化情況。

（3）記錄檔案的移交：

生產階段多數記錄（如巡檢日志等）都以結構化數據的形式直接上傳至了業務一體化系統，而工單執行產生的工作包文件等也在審批完成后以電子文件的形式進入了業務一體化系統，通過實現業務一體化系統與文檔管理系統間的數據交互，公司產生的大量記錄報告都實現了數據系統在線移交、歸檔。除此之外產生的記錄檔案，將通過文檔管理系統中的部門平臺實現在線移交。

2.3 檔案、圖情資料的信息化應用

三門核電檔案和圖情資料的管理主要借助于文檔管理系統開展。文檔管理系統是三門核電的電子檔案庫房，所有電子檔案保存、檢索、利用、鑒定、銷毀等工作都在該系統中實現，同時系統還配置文件在線歸檔、移交的流程，實現了部門文件歸檔信息化。針對圖情資料，文檔管理系統中配置了圖情資料的存儲、采購申請、借閱、統計等功能，實現圖情資料信息化管理。

3 文檔管理信息化主要效益分析

3.1 實現了文檔的高效管控

三門核電通過文檔管理信息化，一方面通過信息系統實現了對文檔完整性、準確性、規范性和安全性的管理，同時通過打通系統接口加速了文檔信息的高效流轉，實現了了文檔的高效管控。

3.2 提升文檔自身及文檔業務的價值

三門核電通過文檔信息化管理，使業務人員可以通過信息系統高效檢索、利用文檔，徹底改變了以前“重保管、輕利用”的局面，提升了檔案自身價值、文檔管控工作的價值。

3.3 降低文檔人員的工作壓力

文檔管理系統在線移交功能的實現推動各業務部門通過系統直接向文檔管理部門進行電子文檔在線移交，調動了各部門文件管理員的能動性，有效減少了文檔人員的重復工作。同時電子文件分發減少了大批傳統紙質文件分發產生的工作，進一步減輕了文檔人員的工作壓力。

4 結論及優化建議

三門核電現有文件信息化框架及相關配套的信息化平臺能基本滿足電廠全壽期文檔高效管控的需求，可被后續AP1000核電項目及新建核電廠參考借鑒。

但是從文檔系統數據高度匹配和高效對接的角度出發，筆者認為三門核電文檔相關三大主要系統之間存在著大量的數據提取、回寫等流程，因數據交互而造成的系統接口問題對文檔流轉的順暢性和文件元數據完整性造成了一定的影響，文檔系統數據一致性提升或文檔系統建設一體化是今后系統優化的方向。