淺析科研單位的供方管理

中國船舶重工集團公司第七一○研究所 尹旭嵐

在市場經濟的今天，社會分工逐漸細化，任何企業的生產經營活動，隨著企業管理水平的提升，任何產品都不可能做到所有資源的自給自足。在科研和生產的各環節中，采購活動是一項必不可少的工作，貫穿于全過程。供方管理是采購控制的重要組成部分，對組織控制采購品的質量與成本起到直接作用，從而對最終產品的質量與成本有著重要的不可忽視的影響。對于高科技的科研軍工行業而言，沒有穩定的供應商就不可能有穩定的生產線。根據ISO 9001 2015要求，組織應確保外部提供的產品和服務符合規定要求[1]。適宜的供方管理還能有效的降低產品成本，增強企業競爭力，因此做好供方管理尤為重要。對于供方的確定與管理方式應用以下幾個方面的要求。

1.質量問題

在企業的采購活動中，無論價格如何及售后服務如何，一定要將質量放在第一位。這不僅僅是對企業的生產成本進行考慮，更重要的對企業的生產質量，為企業的信譽做保障。外購產品的入所驗收是一項十分重要的工作，但外購產品的質量控制不能只靠入所檢驗把關。有些要求必須在供方的生產過程中得到控制，考察內容包括基本情況和質量保證能力。供方基本情況包括企業概況、設備狀況、檢測手段等，質量保證能力包括企業的管理職責、工藝控制、文件管理、生產過程的質量控制、檢驗和檢驗狀態控制，現場管理、包裝儲運等。有必要的需實地考察，對于重要的器件甚至可安排質量檢驗人員駐廠追蹤驗收，早年出差到某供方，看到航空系統就有常年駐供方的質量人員，這種深入到每個生產環節的質量驗收，更加確保了產品的質量可靠性。

2.進度的保障

科研院所與供方的關系基本建立在合同的基礎上，但在我們國家合同的執行力度不強普遍存在。在多年的工作中，供方在采購合同中承諾的交付結點是最容易成為問題的問題。合同一旦簽訂，特別是很多要前期付款的合同，主動權基本上由買方轉入到供方。而有的供方根本沒有意識到進度也是質量的一個部分的行為準則，不認真制定項目計劃。在工作中我們常常遇到這樣的供方，例如原本合同中簽定一個月的貨期，但在交貨期到時，會因種種原因推遲交貨，而面對這樣的供方，我們除了不停的催貨，甚至上門催貨，似乎別無選擇。這樣陷入督促進度、催貨的泥潭。由于進度問題，使得后續的入所檢驗與試驗不能充分認真的展開，產生了直接與間接的質量隱患。所以在合格供方的考評里合同的執行力度，交貨期也是非常重要的一項考評指標。

3.優選原則

所有供方應優選生產廠家直供，以生產廠家為供方，這樣成本最低，有技術與質量問題也便于直接溝通。貿易單位，以選擇一、二級經營單位為供方，盡量減小中意環節。供方選擇要依據“先內后外 先企后商”的原則。盡可能選用國內生產廠家，次選國內經銷商，最后考慮國外廠家和經銷商。價格雖不是采購環節的絕對因素，但也是一個重要元素。同類產品不能只單單比較價格，質量，售后服務水平、是否可持續生產，都將作為考核的內容，性價比高的供方無疑是個好的選擇對象。貨源的可靠度，供方的供應能力和信譽情況是否有能力滿足所需物料的品種、規格、數量以及在以往交易中的信譽情況及系統同行內的口碑均是參評因素。在結算方式上，優先選擇結算方式靈活的供方，是否可延期或貨到付款，甚至季度結算或年度結算。實踐告訴我們，這樣不僅可以有效的掌握在采購過程中的主動權同時也是供方實力的一個考證。在物流高度發達的今天，供方的服務除了是否能及時處理物料使用中的質量問題，甚至包括了代運輸，代發運，運輸方式是否合理。

4.動態的管理體系

合格供方的建立與考評是一個動態的循環過程，其目的是促進供方持續改進，持續穩定提供合格產品，保證配套物資的質量和進度。因此加強供方管理信息化建設，建立適用、量化、供方準入準出的動態評價體系是非常必要的。產品驗收的批次合格率、提交產品合格率、訂貨合同履約率、交付后產品質量的穩定性、合同到貨準時率、產品價格、服務水平等都將是合格供方信息化考核的內容。供方復核的方式，函調、去廠家現場復核都是不錯的方式。在我所目前的供方淘汰管理要求中，批不合格率達25%，整改兩次未通過的供方將被踢出合格供方名單，2年內未購買的準出。個人覺得這個批不合格率指標還應更嚴格點，出于有些定型裝備生產的項目，2年未購買的準出，也可以建立備用供方體系里，方便隨時生產時可納入。對出現問題的合格供方的整改情況、糾正預防措施的有效性、后續持續改進的能力，也都是完善供方評價體系的標準。特別是當供方生產條件發生變時，影響到所供物料的性能時，供方應及時提供變化信息。之前我所在某次采購中，就發生過因合作供方生產器件的變更，而未及時更改物料型號的定單，導致供方單方面的上調價格而不被認可。對供應重要物料的供方，因更改生產器件導致物料功能改變的，除提供充分的書面證明材料外，還需經樣品測試、試用，并出具相應的檢測報告，樣品合格后才可通知小批量的供貨。在價格調整時，需出具改變器件的成本、測試的調價的有效依據方可漲價，而不是單方面的漲價且對應物料信息必需做出修改。

而我們現在的審核大多停留在對企業資質的審核，營業執照、各種證書、授權文本等。除了二次整改后批不合格將會踢出供方，對其年度績效卻沒有一個考評體系，提交產品合格率，訂貨合同的履約率，合同準時履約率等都應有一個量化的概念，減少人為因素，以保證合格供方考評工作的客觀性。

5.結束語

企業作為供應鏈中的真正管理者，企業和供應商雙方必須從合作的精神出發，明確各自的目標和責任。企業與供方的良好合作交流，建立在合作互利的關系上。良好的合作使雙方均能增強創造價值的能力，對供方的管理也并不意味著一味的索取。企業應本著互惠的原則處理好和諧的供需關系，提高組織競爭力。

[1]ISO 9001 2015質量管理體系要求[S].