大數據時代背景下的檔案管理及價值提升探討

文| 姚志偉

（作者單位：山東省青島市即墨區人民醫院）

新的大數據時代是伴隨科學技術，尤其是互聯網的發展逐步發展起來的，如今，信息時代數據的共享已經成為影響人們工作生活的重要領域。在我國經濟發展中，隨著市場競爭的激烈化，人們越來越重視數據信息的重要性，尤其是檔案管理的工作，是非常需要大數據做支撐的。以前的檔案管理都是簡單的關于信息數據的整合、分類保管以及合理歸檔的工作，但在新的大數據時代下，由于大量的信息需要處理，傳統的檔案管理已經不能滿足新時代的需求，必須盡快找到新的檔案管理工作模式，順應大數據時代的發展。

大數據時代帶來檔案管理工作的變化

1.大數據信息帶來檔案管理制度的改變。由于大數據時代的到來，大量的信息涌入，讓檔案信息的管理工作變得繁雜，不能再依靠傳統的檔案管理模式，需要創新管理的制度，促進管理工作的進程。要有意識地樹立新的大數據信息共享觀念，從思想層面重視改革檔案管理工作的必要性，有效解決繁雜的局面，積極提高檔案管理工作的效率。

2.大數據時代帶來檔案資源系統的變化。通過對檔案資源數據的管理，把繁雜的信息系統化，實現檔案資源的科學管理。只有完善的系統支持才能有效實現信息資源整合檔案資源，完善整個信息大數據的整理分類。加強對大數據的使用價值，通過更加合理的管理系統，保護檔案資源的豐富性。

3.大數據時代檔案使用制度的變化。在傳統的檔案管理工作中，檔案管理部門只向部分國有企事業單位等重要機構提供服務。重要機構的相關的文件數量非常大，管理使用的制度也并不完善。在大數據時代的背景下，針對的群體不僅僅是部分重要機構，而是更加廣泛化，面向廣大的人民群眾，更加的開放與透明，真正實現資源共享。

大數據背景下檔案管理價值提升的建議

1.合理配置檔案管理工作。由于大數據時代的到來，應該把握發展的機會，有效降低有關部門檔案管理費用，有效管理檔案，降低成本有效實現最大化的經濟效益。

2.提升檔案保存水平。傳統紙質檔案管理有很多弊端，是非常不利于長久保存的，檔案存儲的落后會直接影響機構信息的使用。以前的紙質檔案處理方式有非常大的風險，遇到突發的火災，更是毀滅性的災難。在大數據時代，這些問題都可以有效的得到解決，大數據技術可以提高文件的保存水平。

大數據時代檔案管理價值提升中存在的問題

1.檔案管理人員的專業水平不夠。現在很多檔案管理人員還是以前的傳統工作方式和能力，沒有學習大數據時代下先進的信息化檔案管理方式，展現出的專業水平嚴重不符合檔案工作的新要求，需要盡快提高專業水平的能力，來促進檔案管理工作的進步。要有意識的樹立新的大數據信息共享觀念，從思想層面重視改革檔案管理工作的必要性，建立科學合理的評估反饋制度和系統，有效解決繁雜的局面。

2.信息存在安全隱患。檔案信息的保存存在許多安全隱患，對于保存的文件需要準備防潮的設備以及存儲空間，需要準備專門的檔案室以及專業的管理人才進行檔案信息的保存。檔案系統的信息也存在病毒以及黑客的巨大風險，在新的檔案管理系統中更加需要防范信息的安全隱患。

大數據時代進行檔案管理價值提升的建議

1.加強培養大數據下檔案管理工作的人才。要加強大數據檔案管理人員的培養，通過專業的教學提高人員的技術水平。學習國內外檔案管理人才的專業能力和技術，對這些人才進行引進，提高我國檔案管理的效率和服務水平。

2.變革檔案管理體系。目前我國的檔案管理系統仍然是傳統的管理系統，存在很多不合理的地方，需要繼續進行改革創新。在大數據時代，只有通過改變檔案管理系統，加大對檔案管理人員管理的投入，才能有效地促進檔案管理工作。變革新的管理體系要運用最先進的科學技術，符合大數據時代的新要求，通過專業化的人才建立完善的檔案管理體系。

3.提升檔案資源的安全。檔案資源作為政府以及事業單位的重要文件資源，常常需要進行長時間的保存，因此必須對檔案資源的安全性進行管理。在大數據時代下，保存檔案資源可以借助新的信息技術以及設備，對于重要的文件資源進行備份，設置一套保密性級高的安全管理系統，保證檔案資源的安全性。檔案資源安全性是檔案管理工作的重要管理工作，是確保安全的重要手段。

小結

新時代下互聯網技術的日新月異不斷改變著人們的生活。在大數據時代，檔案的建設管理工作非常重要。要不斷加強信息資源的共享，充分認識檔案信息的價值，通過改革傳統的檔案管理來有效促進時代的發展。通過建立完善的檔案管理能有效促進信息的共享和互換，讓信息更好地滿足人們的需要。要想建立檔案管理信息化模式，就需要我們改變以往的檔案管理模式，根據大數據時代獨有的特點提高檔案管理的效率。